Feiten en context
De financiële toestand van de gemeente verantwoordt de instelling en heffing van deze retributie. Er zijn enkele aanpassingen vereist voor enkele administratieve stukken van de sector burgerzaken.
Juridische gronden
● Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen, zoals gewijzigd.
● Omzendbrief KB ABB-2019/2 ‘Coördinatie van de onderrichtingen over de gemeentefiscaliteit’ van 15 februari 2019.
Adviezen
Omdat het huidige reglement van 25 mei 2023 een regeling betrof voor 3 verschillende soorten van attesten die gevoed werden vanuit totaal verschillende diensten met ieder specifieke regelgeving en noden (burgerzaken - grondgebiedzaken en de interlokale vereniging Hartje Hageland) werd geopteerd om het reglement op te splitsen in 3 aparte reglementen.
Specifiek voor het retributiereglement betreffende de afgifte van administratieve stukken dienst burgerzaken werden verder - met uitzondering van rubriek H (aanvulling leemte in het oude reglement rond tarieven papieren afschriften en kopieën die om redenen van uniformiteit gelden voor alle diensten van de gemeente) - geen inhoudelijke wijzigingen of tarifering doorgevoerd.
Argumentatie
Voor levering van een in dit reglement bedoelde prestatie of dienst door de gemeente in het individueel belang of voordeel van diegene die gebruik maakt van die dienst of prestatie is een redelijke vergoeding in verhouding tot de kostprijs van de geleverde prestatie of dienst onder de vorm van een retributie aangewezen.
Er moet voor de in dit retributiereglement vooropgestelde tarieven rekening worden gehouden met de economische realiteit en de daadwerkelijke kostprijs voor het afleveren van deze administratieve stukken (gekoppeld aan tarieven die worden opgelegd door andere overheidsinstanties en eigen administratieve (verwerkings)kosten en tijdsbesteding).
Dit retributiereglement geldt voor de afgifte van administratieve stukken en dus niet voor attesten die de burger zelf via digitale toepassing (als 'Mijn Dossier' of eGovFlow) kosteloos thuis kan downloaden, zonder enige tussenkomst van de gemeentelijke diensten. Andere documenten en attesten die aangevraagd en afgeleverd worden door de dienst burgerzaken kosten wel 5 euro.
Het lokaal bestuur deed een gunning aan eGovFlow, een digitaal loket voor burgers dat koppelbaar is met onze website en waarbij men aanvragen voor documenten en andere processen automatisch kan laten verlopen, of via zo min mogelijk aantal handelingen worden uitgevoerd en dit zowel door de aanvragers als door de personeelsleden. De nodige koppelingen met achterliggende backoffice-software of externe databanken (authentieke bronnen) moeten de dienst zoveel mogelijk ontlasten. De aanvrager moet zijn aanvraag, de status en de bijhorende documenten kunnen raadplegen via zijn beveiligde persoonlijk internetpagina, My e-Box en Mijn Burgerprofiel. Dit is ook een extra (kosteloze) dienstverlening naar de burger toe.
Er werd navraag gedaan om een betaalsysteem te koppelen, maar uit onderzoek bleek dat het betaalsysteem duurder was dan de af te leveren attesten.
Voor rubriek H (papieren afschriften in kader van openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie) werden volledigheidshalve tarieven toegevoegd voor occasionele vragen voor papieren afschriften, prijs per afdruk (kopie of print) zwart/wit of kleur, recto of recto-verso, formaat A4 of A3. De tarieven van deze rubriek gelden trouwens voor alle diensten van de gemeente.
Financiële gevolgen
Er zijn geen direct-toewijsbare financiële gevolgen. Deze retributie geldt als een billijke vergoeding voor levering van een in het reglement bedoelde prestatie of dienst door de gemeente in het individueel belang of voordeel van diegene die gebruik maakt van die dienst of prestatie. De geraamde inkomsten uit deze retributie worden opgenomen in het meerjarenplan.
Bijlagen
Geen bijlagen
Besluit:
eenparig aangenomen.
Artikel 1 – Duurtijd en belastbaar voorwerp of belastbaar feit
Voor een termijn startend op 1 januari 2024 en eindigend op 31 december 2025, behoudens tussenkomende wijzigingen goedgekeurd door de gemeenteraad, wordt een retributie geheven op de afgifte van administratieve stukken. Dit reglement vervangt het deel voor de retributie op administratieve stukken afgeleverd door burgerzaken van het reglement van 25 mei 2023.
De retributie valt ten laste van de personen of instellingen aan wie deze stukken door de gemeente op verzoek of ambtshalve worden uitgereikt.
Artikel 2 – Tarief
De retributie wordt bepaald als volgt:
A. Verblijfsdocumenten voor vreemdelingen
1. Niet-elektronische kaarten:
● voor een immatriculatieattest: 10,8 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
● voor een duplicaat: 10,8 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
● identiteitsbewijzen voor vreemde kinderen onder de 12 jaar: 2 euro waarvan 2 euro gemeentetaks
● voor een duplicaat identiteitsbewijs voor vreemde kinderen onder de 12 jaar: 2 euro waarvan 2 euro gemeentetaks
2. Biometrische kaarten en biometrische verblijfstitels (A, B, H, K, L kaarten) voor vreemdelingen:
● gewone procedure: 28,8 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
● spoedprocedure met levering in de gemeente : 121,8 euro, waarvan 10 euro gemeentetaks
3. Elektronische kaarten en verblijfsdocumenten voor vreemdelingen andere dan onder
punt 2 (EU, EU+, F, F+, N, M, M (duurzaam verblijf) kaarten): (vanaf 2024)
● gewone procedure: 28,3 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
● voor een duplicaat: 28,3 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
● spoedprocedure met levering in de gemeente : 121,8 euro, waarvan 10 euro gemeentetaks
B. Elektronische identiteitskaarten voor Belgen
● Gewone procedure:
○ voor een eerste kaart: 28,3 euro, waarvan 10 euro gemeentetaks
○ voor een duplicaat: 28,3 euro, waarvan 10 euro gemeentetaks
● Spoedprocedure met levering in de gemeente: 121,8 euro, waarvan 10 euro gemeentetaks
● Extreme spoedprocedure met gecentraliseerde levering in Brussel: 157,1 euro, waarvan 10 euro gemeentetaks
C. KIDS-ID, de elektronische identiteitskaart voor Belgische kinderen
● Gewone procedure:
○ voor een eerste kaart: 10 euro, waarvan 2,7 euro gemeentetaks
○ voor een duplicaat: 10 euro, waarvan 2,7 euro gemeentetaks
● Spoedprocedure:
○ voor een identiteitskaart afgeleverd volgens de spoedprocedure met levering in de gemeente: 110,8 euro, waarvan 10 euro gemeentetaks
○ voor een identiteitskaart afgeleverd volgens de extreme spoedprocedure met gecentraliseerde levering : 146,2 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
D. Herdruk pukcode
● voor alle geactiveerde elektronische identiteitskaarten: 10 euro gemeentetaks
E. Belgisch biometrisch paspoort (reispas) en reisdocumenten voor vluchtelingen, vreemdelingen en staatlozen
Reisdocumenten Belgen
● Gewone procedure
○ voor personen onder 18 jaar: 45 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
○ voor personen boven 18 jaar: 75 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
● Spoedprocedure
○ voor personen onder 18 jaar: 220 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
○ voor personen boven 18 jaar: 250 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
● Paspoorten van 64 bladzijden
○ voor personen onder 18 jaar: 220 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
○ voor personen boven 18 jaar: 250 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
● Superdringende procedure van 32 of 64 bladzijden
○ voor personen onder 18 jaar: 280 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
○ voor personen boven 18 jaar: 310 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
Reisdocumenten erkende vluchtelingen en erkende staatlozen
● Gewone procedure
○ voor personen onder 18 jaar: 45 euro waarvan 4 euro gemeentetaks
○ voor personen boven 18 jaar: 75 euro waarvan 14 euro gemeentetaks
● Dringende procedure
○ voor personen onder 18 jaar: 220 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
○ voor personen boven 18 jaar: 250 euro waarvan 20 euro gemeentetaks
● Superdringende procedure van 32 of 64 bladzijden
○ voor personen onder 18 jaar: 280 euro waarvan 10 euro gemeentetaks
○ voor personen boven 18 jaar: 310 euro waarvan 20 euro gemeentetaks
F. Rijbewijzen
● voor een rijbewijs (inclusief de rijbewijzen van groep 2): 26 euro, waarvan 6 euro gemeentetaks
● vernieuwing van het rijbewijs met rijgeschiktheidsattest van groep 1 (artikel 61 van het KB van 23 maart 1998) en ook van de categorie G en waarvan deze categorieën beperkt zijn in de tijd door een rijgeschiktheidsattest van groep 1, geeft geen aanleiding tot het betalen van een federale vergoeding bij de afgifte van een nieuw rijgeschiktheidsattest van groep 1 dat deze categorieën opnieuw beperkt. Deze bepaling is enkel van toepassing in geval van vernieuwing en niet voor de afgifte van het eerste rijbewijs waarvan de categorieën, door een rijgeschiktheidsattest van groep 1 zijn beperkt: gemeentetaks: 0 euro
● voor een voorlopig rijbewijs: 26 euro, waarvan 6 euro gemeentetaks
● voor een internationaal rijbewijs: 26 euro, waarvan 10 euro gemeentetaks
G. Burgerlijke stand en bevolking – diverse documenten
● voor eensluidende afschriften en uittreksels van de akten ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk, wettelijke samenwoonst, echtscheiding, erkenning, afstamming, adoptie): 0 euro
● voor een adresaanvraag: 5 euro
● voor het wettigen van een handtekening: een eerste exemplaar 1,5 euro; per identiek bijkomend exemplaar dat gelijktijdig wordt afgeleverd: 0,5 euro
● voor het eensluidend verklaren van afschriften: een eerste exemplaar 1,5 euro; per identiek bijkomend exemplaar dat gelijktijdig wordt afgeleverd 0,5 euro
● afsluiten van een huwelijk: 150 euro huwelijk tijdens de werkuren van het administratief gemeentepersoneel of direct aansluitend op de werkuren; 200 euro in alle andere gevallen
● duplicaat trouwboekje: 50 euro
● opmaak dossier/registratie wettelijk samenwonen: 60 euro
● overige attesten of documenten: een eerste exemplaar 5 euro; per identiek bijkomend exemplaar dat gelijktijdig wordt afgeleverd: 0,5 euro
● betekening op verzoek van ambtenaar der burgerlijke stand van eenzijdige verklaring beëindiging wettelijke samenwoning: tarief aangerekend door de gerechtsdeurwaarder
● afschrift of uittreksel in kader van stamboomonderzoek uitgevoerd door de dienst burgerzaken: 10 euro
H openbaarheid van bestuursdocumenten, hergebruik overheidsinformatie en occasionele vragen voor papieren afschriften.
Prijs per afdruk (kopie of print):
● Zwart/wit A4-formaat: 0,15 euro
● Zwart/wit A3-formaat: 0,3 euro
● Kleur A4-formaat: 1 euro
● Kleur A3-formaat: 2 euro
Standaard wit papier (80 gram/m²) is inbegrepen in de prijs
Recto/verso =twee afdrukken
De tarieven van deze rubriek gelden voor alle diensten van de gemeente.
Artikel 3 – Vrijstellingen
Van de retributie wordt vrijgesteld:
a. De stukken die krachtens een wet, een koninklijk besluit of een andere overheidsbepaling kosteloos door het gemeentebestuur dienen te worden afgegeven.
b. De stukken die afgeleverd worden in het kader van een aanvraag tot het bekomen van een pro deo advocaat (de burger levert het bewijs dat hij aan de voorwaarden voldoet)
c. De stukken die afgeleverd worden aan een leefloon cliënt in het kader van zijn/haar sollicitatie (de burger levert het bewijs dat hij aan de voorwaarden voldoet)
d. De stukken die als dusdanig reeds het voorwerp zijn van de heffing van een belasting of retributie ten behoeve van de gemeente krachtens een wet, een decreet of een andere overheidsbepaling;
e. De stukken afgeleverd in het kader van de samenstelling van een dossier voor deelname aan de gemeenteraadsverkiezingen
f. Stukken afgeleverd voor een sollicitatie indien de persoon:
● een niet-uitkeringsgerechtigde werkloze is
● een laatstejaars student of maximaal 1 jaar afgestudeerd is
● een leerling van het laatste jaar secundair onderwijs is
(de burger levert het bewijs dat hij aan de voorwaarden voldoet)
g. Stukken afgegeven aan de gerechtelijke overheden, de openbare besturen en de daarmee gelijkgestelde instellingen alsook de instellingen van openbaar nut;
h. Stukken afgeleverd voor vrijwilligerswerk op voorlegging van relevante documenten die het vrijwilligerswerk staven;
i. Geldigverklaring van aanvraagformulieren voor vermindering op biljetten van de NMBS, de Lijn en op andere openbare autobusdiensten.
Artikel 4 – Betalingsmodaliteiten
De retributie wordt contant (cash of via de betaalterminal) geïnd tegen afgifte van een betalingsbewijs.
De retributie wordt geheven op het ogenblik van de afgifte van het belastbare stuk.
De aan de retributie onderworpen personen of instellingen die een verzoek tot het bekomen van één of ander stuk indienen moeten op het ogenblik van hun aanvraag het bedrag van de retributie in bewaring geven indien dit document niet onmiddellijk bij de aanvraag kan afgegeven worden.
Bij verzending of verzoek tot verzending van de stukken zullen alle verzendingskosten teruggevorderd worden, zelfs als de afgifte kosteloos is.
De personen of instellingen die weigeren de in artikel 2 vastgestelde retributie te betalen, moeten het bedrag van de retributie in bewaring geven in handen van de algemeen directeur, tot dat de bevoegde overheid over hun bezwaar beschikt heeft. De algemeen directeur geeft hiervoor een kosteloos ontvangstbewijs af.
Artikel 5 - Bekendmaking
Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 285 e.v. van het Decreet over het lokaal bestuur en treedt in werking op 1 januari 2024
Artikel 6 - Uitvoering
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement.
Artikel 7 - Toezicht
Deze beslissing is onderworpen aan het bestuurlijk toezicht zoals dit geregeld wordt in het Decreet over het lokaal bestuur.