Meeting.burger tielt-winge

Feiten en context

Er is nood aan aanpassing en update van de diverse subsidiereglementen jeugd, nl.

● Adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge

● Kampsubsidies.

Juridische gronden

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017

Adviezen

Positief advies jeugdraad 19 september 2023

Argumentatie

De reglementen zijn ondertussen achterhaald en hebben aanpassingen en een update nodig.

Reglement adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge: dit reglement wordt vereenvoudigd. Voor kleinere bedragen dienen er minder bewijzen ingediend te worden.

Reglement kampsubsidies: de bedragen worden verhoogd met 300 euro per vereniging, dit omdat de prijzen van de bussen fel gestegen zijn en omdat het inleggen van busvervoer een steeds grotere kost wordt voor de verenigingen.

Financiële gevolgen

Geen financiële gevolgen voor aanpassing reglement van 'Adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge'.

Op budgetsleutel 64902500 - 075000 is 1.200 euro bijkomend beschikbaar voor kampvervoer (kamptoelage).

Bijlagen

Verslag jeugdraad 19 september 2023

Besluit:

eenparig aangenomen.
Artikel 1

De gemeenteraad stelt de volgende gewijzigde subsidiereglementen jeugd vast:

A.Subsidiereglement toelagen kampen

Art 1: Binnen de perken van de budgetten, daartoe goedgekeurd in het meerjarenplan worden volgens onderstaande normen subsidies verleend ter ondersteuning van jeugdkampen.

Art. 2:Enkel de organisaties van Tielt-Winge die erkend zijn door het college van burgemeester en schepenen na gunstig advies van de jeugdraad, kunnen in aanmerking komen voor subsidiëring van de jeugdkampen.

Art 3: Onder een jeugdkamp wordt verstaan:

● een verblijf van minstens 5 dagen op verplaatsing,

● leden en bestuursleden deelnemen en

● waarbij activiteiten geprogrammeerd zijn en gedaan worden die zich binnen het jeugdwerk situeren.

Art 4:Aanvraagprocedure

De aanvragen moeten volledig ingediend worden op de dienst jeugd binnen 3 maand na afloop van het kamp.

Modelformulieren zijn verkrijgbaar op de dienst jeugd.

De aanvraag moet in elk geval de volgende gegevens bevatten:

● Identificatie van het jeugdwerkinitiatief:

○ Naam van de vereniging

○ Adres van de lokalen

● Naam van de persoon die de aanvraag ondertekent

● Rekeningnummer van de organisatie waarop het subsidiebedrag mag gestort worden.

● Begin- en einddatum van het kamp

● Adres waar het kamp doorgaat

● Aantal deelnemers

● Bijlagen:

○ Deelnemerslijst met vermelding van naam

○ Kopie van de huurovereenkomst

○ Kopie van de uitnodiging of brochure of document met beknopte vermelding van het programma

Art 5: Bepaling van de toelage

Voor kampen met 0 tot 70 deelnemers bedraagt de toelage 950 euro

Voor kampen met 70 of meer deelnemers wordt 1.200 euro toegekend.

Elk jeugdwerkinitiatief kan maximum 1 maal per jaar in aanmerking komen voor toelagen voor jeugdkampen.

Art 6: Uitbetalingstermijn:

De toelage wordt, na positief advies van de jeugdraad en goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, op de rekening van het jeugdwerkinitiatief gestort voor 31 december van het jaar waarin het kamp plaatsvond.

Art 7: Wisselwerking verschillende toelagen: Indien het voorziene budget niet is uitgeput op het einde van het jaar kan dit gebruikt worden om een tekort bij andere toelagen aan te vullen. Het uiteindelijk resterende bedrag wordt overgeheveld naar de werkingssubsidies. Omgekeerd, als het budget voor kamptoelagen ontoereikend is, kan een restbedrag van kadervorming of projecten overgeheveld worden.

B.Toelagereglement adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge en werkingsafspraken

Art. 1: Voor de oprichting en het beheer van de Jeugdlokalen Tielt-Winge wordt er door het gemeentebestuur een adviesraad voor gebouwen jeugdwerk opgericht waarin het jeugdwerk vertegenwoordigd is en waar werkingsafspraken gemaakt worden met het lokaal bestuur.

Art. 2: Op het gemeentelijk budget wordt jaarlijks een bedrag voorzien voor de ondersteuning van bouw- en verbeteringswerken van jeugdlokalen.

Art. 3: Binnen de grenzen van de kredieten op het budget kan het lokaal bestuur toelagen toekennen voor de aanpassingswerken en verfraaiingswerken van jeugdwerklokalen.

VOORWAARDEN

Art. 4: De werkingsafspraken, waarvan sprake in artikel 1, zullen bepalen dat de gelden, bedoeld in artikel 2 en 3 , slechts mogen aangewend worden voor particuliere (jeugd-) werkvormen, die al dan niet erkend zijn door de jeugdraad, met het oog op :

● verbouwen van jeugdlokalen

● uitvoeren van beveiligingswerken aan jeugdlokalen

● maatregelen voor brandbeveiliging

● aanpassingen om het lokaal fysiek toegankelijker te maken voor andersvaliden

● grote herstellingswerken aan jeugdlokalen

● infrastructuurwerken rondom jeugdlokalen

AANVRAGER

Art. 5: De aanvrager van de subsidies voor aanpassings- en verfraaiingswerken aan jeugdlokalen kan:

● Een door de jeugdraad erkend jeugdwerkinitiatief zijn

● Een vereniging of organisatie zijn die niet erkend is door de jeugdraad maar die in opdracht van een erkend jeugdwerkinitiatief aanpassings- en/of verfraaiingswerken uitvoert of laat uitvoeren aan de jeugdlokalen alwaar het erkend jeugdwerkinitiatief haar werking organiseert.

TOELAGEN

Verbouwings- en verfraaiingswerken

Art. 6: Volgende kosten zijn betoelaagbaar:

● alle kosten die gemaakt worden ter voorbereiding van de verbouwingswerken (bijvoorbeeld plannen, ontwerpen, …) voor zover de bouwwerken effectief uitgevoerd worden

● alle kosten van het verbouwen of van de herstellingswerken zelf voor zover het:

○ de vaste inrichting betreft (bijvoorbeeld geen meubilair)

○ het eenvoudige, sterke en brandveilige materialen zijn

● uitvoeren van beveiligingswerken aan jeugdlokalen

● maatregelen voor brandbeveiliging

● aanpassingen om het lokaal fysisch toegankelijker te maken voor andersvaliden

● infrastructuurwerken rondom het gebouw (bijv. draadomheining, aanleggen voetpad, beplanting)

Art. 7: De toelage:

Per project kunnen er facturen worden binnengebracht voor een bedrag van maximum 8.500 euro. Verschillende kleinere investeringen worden samen bekeken.

Voor kosten voor brandbeveiliging en toegankelijkheid bedraagt de subsidie maximum 70% van de kosten. Voor alle andere kosten bedraagt de subsidie maximum 60% van de kosten. Dit onder voorbehoud dat de budgetten beschikbaar zijn (artikel 3).

Art. 8: Indien de aanvrager onderworpen is aan de btw-plicht en hierdoor een recht op aftrek geniet, worden de ingediende facturen slechts ten belope van het volledige bedrag, verminderd met het btw-bedrag dat recht geeft op aftrek, in aanmerking genomen.

PROCEDURE

Art. 9: Om in aanmerking te komen moet er een melding van de geplande werken gedaan worden aan de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk uiterlijk op 15 november in het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de betoelaging voorzien wordt.

Art. 10: De aanvraag dient volgende gegevens of bijlagen te omvatten voor verbouwings- en verfraaiingswerken:

(Aanvraagformulieren zijn op de dienst sport en jeugd te verkrijgen)

Voor een bedrag kleiner of gelijk aan 5.000 euro

● naam en adres van de aanvragende vereniging of organisatie (de aanvrager)

● adres van de lokalen of van het lokaal van het erkend jeugdwerkinitiatief

● naam en adres van de verantwoordelijke aanvrager

● rekeningnummer van de organisatie waarop het subsidiebedrag mag gestort worden

● minimum 3 offertes. Onmogelijkheid tot 3 offertes dient aangetoond te worden via een schriftelijke motivatie aan de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk en aan het college van burgemeester en schepenen

● indien de aanvrager onderworpen is aan de btw-plicht en hierdoor een recht op aftrek geniet, dient btw-nummer en percentage recht op aftrek te worden meegedeeld.

● indien het een vereniging of organisatie betreft die in opdracht van een erkend jeugdwerkinitiatief aanpassings- en/of verfraaiingswerken uitvoert of laat uitvoeren dan wordt er een overeenkomst tussen de aanvrager en het erkend jeugdwerkinitiatief (met duidelijke omschrijving van de opdracht en van de gemaakte afspraken) bijgevoegd.

Voor een bedrag meer dan 5.000 euro

● naam en adres van de aanvragende vereniging of organisatie (de aanvrager)

● adres van de lokalen of van het lokaal van het erkend jeugdwerkinitiatief

● naam en adres van de verantwoordelijke aanvrager

● rekeningnummer van de organisatie waarop het subsidiebedrag mag gestort worden

● plan van gebouw en terrein (bestaande toestand en wijzigingen)

● een financieel plan (zie artikel 3)

● een werkplan: beschrijving van de werken, de te gebruiken materialen, de prijsoffertes van de leveranciers of de aannemers, de tijdslimieten die men vooropstelt

Deze plannen moeten zo gedetailleerd en uitgebreid mogelijk opgesteld worden naargelang de aard van de werken

● afschrift van de bouwvergunning, indien nodig, voor grote werken

● minimum 3 offertes. Onmogelijkheid tot 3 offertes dient aangetoond te worden via een schriftelijke motivatie aan de raad van jeugdlokalen en aan het college van burgemeester en schepenen

● indien de aanvrager onderworpen is aan de btw-plicht en hierdoor een recht op aftrek geniet, dient btw-nummer en percentage recht op aftrek te worden meegedeeld.

Art. 11: Aanvragen die getuigen van een acute noodsituatie of van noodzakelijke brandbeveiligingsmaatregelen en van een wezenlijke eigen inbreng van het jeugdwerkinitiatief zullen bij voorrang in aanmerking genomen worden, ook zonder voorafgaandelijke melding.

Art. 12: Indien het college van burgemeester en schepenen een aanvraag afkeurt of bijkomende informatie nodig acht, heeft de aanvrager het recht om gehoord te worden om de aanvraag toe te lichten. De aanvrager kan ook op eigen initiatief om een overleg vragen voor verdere toelichting aan het college van burgemeester en schepenen.

Art. 13: Het college van burgemeester en schepenen beslist over het bedrag van de toelage en dit ieder jaar binnen de totale budgetbepaling van het meerjarenplan.

Als er in hetzelfde jaar een aantal grote projecten zijn en het budget is ontoereikend, kunnen er onderling afspraken gemaakt worden om bepaalde projecten uit te stellen.

Art. 14: De aanvragen die jaarlijks ingediend worden in het kader van dit reglement zullen onderzocht worden op basis van hun prioriteit in het kader van het globale gemeentelijke jeugdbeleid en hun haalbaarheid.

Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor de beschikbare gelden te verdelen over de verschillende aanvraagdossiers naargelang de noodzaak en het nut van de uit te voeren werken en op advies van de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk.

Art. 15: Het college van burgemeester en schepenen beslist na gunstig advies van de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk en na het inwinnen van advies van de jeugdraad over het bedrag van de toelage. De jeugdraad geeft advies binnen de twee maanden na ontvangst van het dossier. Het college van burgemeester en schepenen deelt haar beslissing schriftelijk of via mail na goedkeuring van de notulen van college van burgemeester en schepenen, conform artikel 3 van de werkingsafspraken.

Art. 16: De aanvrager overhandigt systematisch (na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen, aan de hand van het werkplan) de facturen van leveranciers of aannemers op naam van de aanvrager van de subsidie.

Deze facturen worden getoetst aan het werkplan en de leveringen.

De gemeente Tielt-Winge betaalt de facturen aan de vereniging, ten laatste een maand na ontvangst.

Art. 17: Fraude en niet leveren van gevraagde bijkomende bewijsstukken

Wanneer vastgesteld wordt dat gefraudeerd wordt, wordt GEEN tussenkomst verleend en de reeds verstrekte tussenkomst wordt teruggevorderd met een intrest van 12%.

De aanvrager in kwestie wordt wel op de hoogte gebracht en krijgt een kans zich te verdedigen. Het niet leveren van bijkomende bewijsstukken op vraag van het college van burgemeester en schepenen, geeft eveneens aanleiding tot het niet toekennen van een tussenkomst.

Art. 18: Verzekering

Elk jeugdwerkinitiatief waarvoor een subsidieaanvraag wordt ingediend, moet voldoende verzekerd zijn:

● Brandverzekering

○ voor het gebouw

○ voor de inboedel

● Burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen

Art. 19: Betwistingen en speciale gevallen:

Het college van burgemeester en schepenen neemt autonoom beslissingen bij betwistingen na de betrokken partij(en) te hebben gehoord.

Speciale gevallen maken altijd het voorwerp uit van een beslissing van het college van burgemeester en schepenen, zoals nieuwbouw.

Art. 20: Het lokaal bestuur Tielt-Winge tracht met dit initiatief verenigingen de mogelijkheid te geven om te verbouwen en te bouwen. Het is echter niet de bedoeling dat deze subsidies op één of andere manier gebruikt worden voor persoonlijke verrijking. Om dit tegen te gaan zal er bij elk subsidiedossier een contractuele verbintenis aangegaan worden tussen het lokaal bestuur en de aanvrager. Indien het gebouw verkocht wordt binnen een termijn van 10 jaar voor verbouwings- en verfraaiingswerken, dient het gesubsidieerde deel, in zijn geheel of gedeeltelijk, afhankelijk van de termijn die verstreken is sinds de subsidie, terugbetaald te worden aan de gemeente. Per verstreken kalenderjaar zal het bedrag dat bij eventuele verkoop dient terugbetaald te worden, verminderd worden met 10% voor verbouwings– en verfraaiingswerken van het initiële subsidiebedrag.

Art. 21:De wet van 14.11.1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen is eveneens van toepassing.

Werkingsafspraken - Tussen het gemeentebestuur van Tielt-Winge en de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge

Het college van burgemeester en schepenen verbindt zich ertoe het drukwerk van de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge door de ambtenaar van dienst sport en jeugd te laten versturen.
Het college van burgemeester en schepenen stelt aanvraagformulieren voor bouwsubsidie ter beschikking bij de bevoegde ambtenaar.
Het college van burgemeester en schepenen verbindt zich ertoe de dossiers, die door de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge besproken werden en aan hen voor advies voorgelegd werden, na goedkeuring van de notulen schriftelijk of via mail te adviseren aan de leden van de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge.
De jeugdraad verbindt zich ertoe de door de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge aangebrachte dossiers schriftelijk of via mail te adviseren binnen de 2 maanden na ontvangst van het dossier na de eerstvolgende jeugdraad.
Indien het college van burgemeester en schepenen of de jeugdraad een dossier afkeuren, dient dit voldoende gemotiveerd te zijn met redelijke argumenten.
Het college van burgemeester en schepenen verbindt zich ertoe om de toegekende gelden voor de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge, ingeschreven in het budget, ten laatste 1 maand na goedkeuring van het dossier door het college van burgemeester en schepenen, over te maken aan de betrokken aanvrager.
De ambtenaar van de dienst sport en jeugd, aangeduid door de algemeen directeur, is lid van de adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge en volgt de vergaderingen , maar heeft geen stemrecht.
Nieuwbouw wordt rechtstreeks behandeld door het college van burgemeester en schepenen, de algemeen directeur, de financieel directeur en de betrokken vereniging.
De bepalingen zoals opgenomen in het subsidiereglement voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge maken integraal deel uit van deze werkingsafspraken.
De adviesraad voor gebouwen jeugdwerk Tielt-Winge beoogt een goede samenwerking met het college van burgemeester en schepenen en de jeugdraad.

Artikel 2

Dit besluit wordt bekend gemaakt overeenkomstig artikel 285 en volgende van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en treedt in werking volgens artikel 288 van het decreet over het lokaal bestuur

Dit reglement is bindend de vijfde dag na de bekendmaking, volgens artikels 286 en 288 van het decreet over het lokaal bestuur, en heft van dan af de oudere reglementen op.

Artikel 3

Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement.

Artkel 4

Dit aangepaste reglement zal na 12 maanden werking in de praktijk geëvalueerd worden met oog op eventuele bijsturing door de gemeenteraad.

Artikel 5

Dit dossier is onderworpen aan de bepalingen van het bestuurlijk toezicht, zoals bepaald in artikel 330 e.v. van het decreet over het lokaal bestuur.