Feiten en context
De concessie-overeenkomst voor het leveren van bieren en frisdranken t.b.v. de lokalen en aanhorigheden van de voetbalkantine te Sint-Joris-Winge met Dranken Koen Van Dyck nam een einde op 31 juli 2022. In navolging hiervan werd het gebruikersreglement aangepast.
Juridische gronden
● Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Gemeenteraadsbeslissing van 21 december 2017.
Adviezen
Positief advies afdelingshoofd vrije tijd en diensthoofd sport & jeugd.
Argumentatie
Voor een goede werking en correct gebruik van de gemeentelijke voetbalterreinen en omliggende infrastructuur is het aangewezen te beschikken over een degelijk gebruikersreglement.
Dit reglement poogt mee eenvormigheid te brengen in de verhuring van de gemeentelijke sportinfrastructuur.
De belangrijkste aanpassing heeft betrekking op de levering van dranken. De concessie nam een einde op 31 juli 2022, waardoor elke gebruiker nu vrij is een eigen drankenleverancier te kiezen (zie artikel 7 f).
Het aangepaste gebruikersreglement is van toepassing vanaf 1 juli 2023.
Financiële gevolgen
Er zijn geen financiële gevolgen.
Bijlagen
Gebruikersreglement.
Besluit:
eenparig aangenomen.
Artikel 1
Het Gebruikersreglement voor de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur te Sint-Joris-Winge (versie 15.06.2023) wordt goedgekeurd door de gemeenteraad en luidt als volgt:
"I. Gebruikersaanvragen en betaling
Artikel 1.
§ 1 De gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur kunnen door middel van het afsluiten van een huurovereenkomst voor vaste dagen en uren langdurig gereserveerd worden voor maximum 1 jaar. Alle aanvragen tot langdurig gebruik moeten schriftelijk gericht worden aan de gemeentelijke sportdienst via het daartoe voorziene aanvraagformulier. Alle aanvragen van verenigingen/individuen moeten bovendien ondertekend worden door de clubverantwoordelijke en de verantwoordelijke voor betaling (zie facturatiegegevens). De aanvrager ontvangt vervolgens een huurovereenkomst die volledig ingevuld en ondertekend terugbezorgd dient te worden op de sportdienst. Aan de hand van deze huurovereenkomst wordt de reservatie vastgelegd en zal de factuur opgemaakt worden. Openstaande speelruimten en resterende vrije uren kunnen slechts voor eenmalig gebruik hetzij ter plaatse hetzij telefonisch gereserveerd worden, zij dienen vooraf betaald te worden op de gemeentelijke sportdienst. Het organiseren van een speciale sportmanifestatie moet schriftelijk worden aangevraagd bij de gemeentelijke sportdienst, en kan door gebruikers van buiten Tielt-Winge ten vroegste één jaar voor het plaatsvinden der activiteit worden vastgelegd. De gemeentelijke sportdienst neemt hieromtrent een beslissing en verwittigt de aanvragers schriftelijk.
§ 2 Voorrangsregels op gebruik van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur Rangorde van verhuur:
1. organisaties van de sportdienst hebben steeds voorrang
2. tijdens de gewone lesuren hebben de scholen van Tielt-Winge voorrang
3. bij samenvallende aanvragen heeft een vereniging die de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur reeds huurt voorrang op nieuwe aanvragen
4. verenigingen uit de gemeente aangesloten bij de sportraad
5. verenigingen uit de gemeente niet aangesloten bij de sportraad
6. verenigingen buiten de gemeente
7. inwoners van de gemeente individueel
8. niet-inwoners van de gemeente individueel
9. bij samenvallende aanvraag geeft de raad van bestuur-sportraad advies aan de gemeente rekening houdend met het optimaal gebruik van de sportinfrastructuur
§ 3 Aan langdurige reservaties kan een einde gesteld worden door opzegging van de gebruiksperiode. Deze opzegging dient tenminste 1 maand voor het tijdstip van ingang schriftelijk bij aangetekend schrijven of door afgifte met ontvangstbewijs, ingediend te worden bij de gemeentelijke sportdienst. Bij eventuele opzegging door de gebruiker blijven de overeengekomen huurgelden integraal verschuldigd.
Artikel 2.
De huurprijs dient in geval van langdurige reservatie via overschrijving betaald te worden op rekening nr. BE11 0910 0018 6248 van de gemeente Tielt-Winge uiterlijk op de datum die vermeld wordt op de rekening die aan de gebruikers toegezonden worden tenzij een andere betalingswijze wordt overeengekomen in het gebruikerscontract. Bij niet-betaling binnen de overeengekomen termijn kan het lokaal bestuur:
a) de gebruikersovereenkomst onmiddellijk beëindigen en de vrijgekomen uren opnieuw verhuren.
b) De huurgelden voor de ganse duur van de gebruikersovereenkomst met alle rechtsmiddelen doen invorderen. In alle andere gevallen dient er alvorens de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur in gebruik kunnen worden genomen, onmiddellijk ter plaatse, tegen geldig ontvangstbewijs, betaald te worden. Bij annuleren zonder overmacht dient de huurder 50% te betalen van de huurprijs, in geval van overmacht kan het college op advies van de sportdienst beslissen om het volledige bedrag terug te betalen.
II. Gebruiksvoorwaarden
Artikel 3.
Alleen de verenigingen of personen in het bezit van een gebruikscontract of een bewijs van eenmalig gebruik mogen de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur gebruiken.
Artikel 4.
Het gebruik van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur omvat tevens het gebruik van de toegewezen kleedkamers, douches, sanitair voor zover het verband houdt met de toegelaten sportactiviteit.
Artikel 5.
De gebruiker zal de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur uitsluitend gebruiken voor sportdoeleinden. Hij verbindt er zich toe hieraan geen andere bestemming te geven. Onderverhuring is verboden. Het gebruikte materiaal dient onmiddellijk na het beëindigen der activiteit verwijderd te worden, behoudens andersluidende beslissing van het lokaal bestuur. De gebruiker is persoonlijk aansprakelijk tegenover derden. Hij is verplicht tot betaling van alle eventueel verschuldigde taksen, belastingen, auteursrechten enz.
Artikel 6.
De deuren van de kleedkamers worden steeds dichtgedaan en afgesloten “ook tijdens de activiteit”. Alle persoonlijke bezittingen worden op eigen verantwoordelijkheid achtergelaten in de kleedkamer. Na gebruik worden alle lokalen, inclusief gemeenschappelijke delen, netjes achtergelaten en opgekuist. Technische lokalen dienen te allen tijde vrij gehouden te worden. In geval beschadigingen worden vastgesteld, wordt door de verantwoordelijke van de dienst patrimonium een verslag opgemaakt en zullen de onkosten verhaald worden op de verantwoordelijke gebruiker.
Artikel 7.
Navolgend huishoudelijk reglement is van toepassing bij gebruik van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur:
a) Elke gebruiker dient tijdig zijn activiteiten te staken, om hem toe te laten het gebruikte materiaal op te bergen zodat de volgende gebruiker tijdig kan beginnen. Deze laatste mag de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur slechts betreden op het tijdstip waarop zijn huurtijd aanvangt.
b) Geen andere personen mogen in de kleedkamers aanwezig zijn dan diegenen die aan de activiteiten deelnemen.
c) De gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur moeten met respect behandeld worden. d) De gebruiker is gehouden bij gebruik van de verlichting en van water de nodige zuinigheid in acht te nemen. Verkwisting brengt verhoogde onderhouds- en verbruikskosten en dus ook verhoogde huurtarieven mee.
e) Elke gebruiker moet de gebruikte kleedkamers en kantine kuisen en netjes achterlaten.
f) Elke gebruiker is vrij een eigen drankenleverancier te kiezen.
Artikel 8.
Het lokaal bestuur kan de verleende toelating betreffende het gebruik van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur eenzijdig wijzigen of intrekken. Indien van dit recht gebruik gemaakt wordt, zal vooraf overleg worden gepleegd met de betrokken gebruikers.
Artikel 9
Het lokaal bestuur is gemachtigd de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur af te sluiten en het gebruik ervan te verbieden ingeval van overmacht en herstellingswerken, omwille van veiligheidsoverwegingen alsook om iedere andere gegronde reden uiteraard mits terugbetaling van de alsdan ten onrechte betaalde huurprijs, doch met uitsluiting van enige schadevergoeding. De data van sluiting van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur worden meegedeeld aan de huurder.
Artikel 10.
Iedere wijziging aan het uurrooster, het niet gebruiken van de gereserveerde terreinen of infrastructuur, het staken der activiteiten enz. ... moet onmiddellijk schriftelijk gemeld worden aan de sportdienst. Het niet gebruiken van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur sluit de betaling van de vergoeding niet uit, tenzij andersluidende beslissing van het lokaal bestuur.
Artikel 11.
De tijdsduur omvat het opstellen, het afbreken en het opbergen van de nodige materialen door de gebruiker. Deze heeft geen enkel recht op enige verlenging van de overeengekomen gebruikstijd. Enkel voor competitiewedstrijden die tijdig gestart zijn, maar door omstandigheden uitgelopen zijn, kan een uitzondering toegestaan worden.
Artikel 12.
De gebruikers van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur dienen de richtlijnen van de verantwoordelijke van de sportdienst en de dienst patrimonium m.b.t. het gebruik van de sportinfrastructuur en de bijbehorende ruimten strikt na te leven.
III. Verantwoordelijkheid
Artikel 13.
Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen en om het even welke schade van lichamelijke, stoffelijke of morele aard naar aanleiding van de toegestane activiteiten of het gebruik van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur. De gebruiker blijft persoonlijk verantwoordelijk tegenover derden. Het lokaal bestuur kan evenmin aansprakelijkheid gesteld worden voor verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke bezittingen, sportkledij, sportmateriaal, enz. …, ook niet indien de mogelijkheid geboden wordt om al dan niet tegen betaling voorwerpen van waarde of kleding in bewaring te geven.
Artikel 14.
De gebruiker maakt gebruik van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur binnen de grenzen van de hem verleende toelating en op eigen risico. Hij is verplicht de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur in behoorlijke staat te houden. Hij is verantwoordelijk voor iedere schade die hijzelf, zijn leden of zijn bezoekers aan de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur toebrengt. Bij vernieling of beschadiging kan de verdere terbeschikkingstelling ontzegd worden met verbeurdverklaring van de resterende huurgelden, onafgezien van strafrechtelijke vervolging en burgerlijke schadeloosstelling. De gebruiker dient alle beschadigingen die tijdens het gebruik ontstaan zijn onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijke van de dienst patrimonium en de herstellingskosten en de poetsuren zullen op het eerste verzoek integraal vergoed worden. Verenigingen of personen die bij het betreden van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur vernielingen of beschadigingen vaststellen moeten zulks onverwijld melden aan hogervermelde verantwoordelijke. Bij ontstentenis kunnen zijzelf verantwoordelijk gesteld worden indien na hun vertrek dergelijke zaken worden vastgesteld.
IV. Toezicht
Artikel 15.
Het lokaal bestuur heeft de ruimste toezichtsmacht in de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur. Verder hebben de politiediensten toezichtsmacht binnen de perken van hun bevoegdheden.
V. Gebruiksvergoeding
Artikel 16.
De gebruiksvergoeding wordt bepaald overeenkomstig het retributiereglement dat van toepassing is.
Artikel 17.
De tarieven worden vastgesteld door de gemeenteraad van Tielt-Winge na verplicht advies van de sportraad. Zij worden meegedeeld aan de huurder.
VI. Varia
Artikel 18.
Over heel de sportaccommodatie van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur is het verboden:
a) papier of afval achter te laten, deze dienen in de daarvoor bestemde afvalbakken gedeponeerd te worden; lawaai makende toestellen of voorwerpen te gebruiken;
b) om het even met welke voorwerpen vreemd aan de beoefende sport, te werpen of welke tuigen ook te laten ontploffen of knallen.
Artikel 19.
Het is de toeschouwers verboden de speelterreinen te betreden of in de gangen naar de kleedkamers te vertoeven. Zij mogen het normale verloop van de wedstrijden of de oefenstonden op geen enkele wijze verhinderen of belemmeren.
Artikel 20.
Reclame mag enkel gevoerd worden mits schriftelijke toestemming van het lokaal bestuur.
Artikel 21.
Sportverenigingen kunnen gemachtigd worden inkomgelden te vragen in volgende gevallen:
a) Indien het wedstrijden betreft, gespeeld in het kader van een competitie georganiseerd door een erkende sportfederatie en indien de betrokken verengingen met de gemeentelijke sportdienst een gebruiksovereenkomst heeft afgesloten.
b) Indien er tornooien, exhibitie- of demonstratiewedstrijden georganiseerd worden.
Een schriftelijke toelating van het college is vereist in beide gevallen. De betrokken vereniging moet hiervoor minstens 21 dagen op voorhand een schriftelijke aanvraag indienen bij hogervermelde instantie.
Artikel 22.
Het is verboden binnen de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur vaste of ambulante handel te drijven, koopwaren uit te stallen of reclame te voeren behoudens schriftelijke toestemming van het lokaal bestuur.
Artikel 23.
De toegang tot de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur is verboden voor huisdieren. Rondom de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur dienen huisdieren aan de leiband gehouden te worden.
Artikel 24.
Dit reglement ligt steeds ter inzage in de sporthal. Aan iedere vaste gebruiker zal een exemplaar overhandigd worden.
Artikel 25.
Door het gebruik van de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur verklaart de gebruiker zich akkoord met dit reglement. Iedere bezoeker wordt geacht het reglement te kennen en dient het stipt en integraal na te leven.
Artikel 26.
Bij niet naleving van één van de bepalingen van het reglement en bij moedwillige vernieling aan de gemeentelijke voetbalterreinen en infrastructuur, is uitsluiting mogelijk."
Artikel 2
Dit gebruikersreglement wordt bekend gemaakt overeenkomstig artikel 285 e.v. van het Decreet over het lokaal bestuur en is van toepassing vanaf 1 juli 2023.
Artikel 3
Het college van burgmeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement.
Artikel 4
Deze beslissing is onderworpen aan het bestuurlijk toezicht, zoals geregeld door de desbetreffende bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur.