Feiten en context

Het gebruikersreglement voor het gebruik van de culturele infrastructuur werd voor het laatst aangepast in december 2017. Er zijn intussen factoren die een aanpassing van het gebruikersreglement vergen.

 

Juridische gronden

●         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●         Gemeenteraadsbeslissing van 21 december 2017 over het gebruiksreglement culturele infrastructuur.

 

Adviezen

Positief advies beheersorgaan GC De Maere van 23 mei 2023.

 

Argumentatie

De laatst goedgekeurde versie van het gebruikersreglement culturele infrastructuur dateert van 2017 en is aan een update toe.

 

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

 

Bijlagen

Verslag beheersorgaan GC De Maere van 23 mei 2023.

 

Besluit:

19 stemmen voor: Rudi Beeken, Raf Alaerts, Gunther Clinckx, Jan Loddewykx, Germaine Willems, Gert Van denstorme, Manuela Vervoort, Tom Werner, Birgit Berlanger, Frederik Vranken, Jo Smekens, Fons Lemmens, Yvette Duerinckx, Filip Broos, Rudi Meeus, Kris Cornelissen, Gerry Caluwaerts, Annelore Wuyts en Agnes Van de Gaer.
1 onthouding: Marleen De Vry.
Artikel 1

Het gebruikersreglement gemeentelijke culturele infrastructuur wordt door de gemeenteraad goedgekeurd voor de periode 1 november 2023 tot en met 31 december 2025 behoudens tussenkomende wijzigingen goedgekeurd door de gemeenteraad.

 

Het gebruikersreglement luidt als volgt:

 

  1. De infrastructuur (zalen en lokalen) staat in de eerste plaats ter beschikking van de verenigingen en particulieren actief of wonende te Tielt-Winge.
  2. Door infrastructuur aan te vragen verklaart de aanvrager kennis genomen te hebben van het retributie- en gebruikersreglement.
  3. Bij meerdere aanvragen voor eenzelfde lokaal, gebouw of accommodatie voor dezelfde periode zal voorrang gegeven worden aan verenigingen en particulieren actief of wonende te Tielt-Winge en vervolgens op volgorde van inschrijving (hoogstens één jaar vooraf). Verenigingen en gebruikers van buiten Tielt-Winge kunnen hooguit zes maanden vooraf een zaal of lokaal reserveren. Grote evenementen vergen overleg, zo ook voor organisatoren van buiten Tielt-Winge. Indien de verhuringsagenda het toelaat kunnen in dit geval grotere evenementen vroeger dan zes maanden vooraf geboekt worden.
  4. De zogenaamde ‘vaste’ verhuringen worden niet automatisch eindeloos in de tijd gereserveerd voor de desbetreffende vereniging. Deze vereniging dient haar datum voor het volgende jaar te reserveren binnen de drie weken volgend op de activiteit. Na drie weken wordt de datum vrijgegeven voor andere gebruikers. Verenigingen en particulieren van buiten de gemeente kunnen zich niet beroepen op het principe van de ‘vaste’ verhuringen. Hetzelfde geldt voor de opties: drie weken bedenktijd.
  5. Elke aanvraag dient steeds door een meerderjarige persoon ingediend te worden, gedagtekend en genaamtekend te zijn. Bij vaststelling van onjuiste gegevens kan de verhuring geweigerd worden. Wanneer deze vaststelling gedaan wordt na de activiteit zal een boete aangerekend worden. Bij risicoactiviteiten in de zalen moet een waarborg betaald worden. De sleutel wordt pas ter beschikking gesteld na ontvangst van de waarborg.
  6. De huurovereenkomst is gesloten na wederzijdse ondertekening van het contract. De activiteit kan ten laatste veertien dagen op voorhand geannuleerd worden. Bij annulering wordt er steeds 50% van de huurprijs aangerekend, behoudens in geval van overmacht. Wat het bestellen van materialen betreft: dit kan in optie genomen worden tot er bijvoorbeeld meer zekerheid is over het aantal aanwezigen. Materiaal definitief boeken en nadien terugvorderen ten gevolge van bijvoorbeeld mindere publieksopkomst wordt niet toegestaan.
  7. Het college van burgemeester en schepenen kan de huur of het gebruik van de infrastructuur weigeren aan aanvragers die in het verleden hun verplichtingen niet nakwamen.
  8. Wanneer men nog nooit eerder gebruik heeft gemaakt van de infrastructuur is de gebruiker verplicht om een afspraak te maken (via de dienst cultuur en samenleving) zodat er met een medewerker ter plaatse een rondgang kan gebeuren. Men kan altijd een afspraak maken in geval van twijfel of onzekerheid in verband met de infrastructuur, de benodigdheden en de apparatuur.
  9. Alle onkosten zoals SABAM, billijke vergoeding, toelating tot het schenken van dranken van hoge gisting, burgerlijke- en contractuele aansprakelijkheid vallen ten laste van de gebruiker.
  10. Elke gebruiker verschaft vrije toegang aan het personeel van het lokaal bestuur in werkopdracht.
  11. De toegang tot de regiekamer en de technische lokalen is verboden tenzij anders overeengekomen.
  12. Aan de gebruiker is het verboden ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, … te benagelen, te beplakken of te beschrijven. Publiciteit en versieringen binnen of buiten de infrastructuur kunnen slechts na overleg met de dienst cultuur en samenleving aangebracht worden en dienen na de activiteit verwijderd te worden zonder beschadiging.
  13. Er worden geen wijzigingen aangebracht aan de infrastructuur. Zo zullen er nooit attributen bevestigd worden aan muren en plafonds zonder de voorafgaandelijke toestemming van de verantwoordelijke van het gemeenschapscentrum.
  14. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. Voor de aanvang van de activiteiten dienen de instructies inzake brandbestrijding gelezen te worden. Deze bevinden zich bij de brandblusapparaten. De brandblussers en brandhaspels moeten te allen tijde bereikbaar zijn.
  15. Het is nuttig om zelf een EHBO-kit te voorzien bij het inrichten van activiteiten.
  16. De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw en aan het materiaal die door hemzelf en zijn aangestelden of door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit aangebracht wordt. De schade moet vergoed worden.
  17. Het lokaal bestuur wijst alle verantwoordelijkheid af voor diefstal en beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker alsook voor gebeurlijke ongevallen en schade aan derden, veroorzaakt door de gebruiker.
  18. De gebruiker is verplicht de tafels en stoelen af te wassen, af te drogen, weg te bergen en de vloer te borstelen. Het napoetsen (met water en zeep) van de infrastructuur gebeurt steeds door personeel van het lokaal bestuur. De keuken- en toogvloer worden met water en zeep door de huurder gepoetst, alsook de apparaten, werkbladen en spoelbakken.
  19. In principe wordt er geen onderhouds- of technisch personeel ingeschakeld tijdens het weekend. In volgende gevallen wordt er in regel nooit personeel ingeschakeld (tenzij voor gelegenheden georganiseerd door of in samenwerking met het lokaal bestuur): wettelijke feestdagen en collectieve sluitingsdagen. In deze gevallen zal slechts één verhuring worden toegestaan zodat er geen onderhouds- of technisch personeel dient ingeschakeld te worden.
  20. De activiteiten starten ten vroegste om 9 uur zodat het onderhouds- en technisch personeel de kans krijgt om te poetsen na de voorgaande activiteit. Uitzonderingen hierop kunnen alleen worden toegestaan door het college van burgemeester en schepenen na advies van de dienst cultuur en samenleving.
  21. De gebruiker krijgt vooraf de code van het sleutelkastje waarin zich de sleutels bevinden van de gevraagde infrastructuur.
  22. De lokalen en buitenterreinen moeten ontruimd zijn voor de overeengekomen tijd en uur. De gebruiker dient zelf het afval mee naar huis te nemen. Voor grote activiteiten huurt de organisator bij het lokaal bestuur een restafvalcontainer (via het evenementenformulier).
  23. De gebruiker zal er over waken dat het rookverbod nageleefd wordt.
  24. De gebruiker verbindt er zich toe de gebruikte infrastructuur achter te laten in de staat waarin ze zich bevond bij aanvang en alle in bruikleen gegeven voorwerpen terug te plaatsen. De verlichting en verwarming wordt door de gebruiker uitgeschakeld na de activiteit en de deuren en ramen worden gesloten. Eventuele bemerkingen worden gemeld aan de dienst cultuur en samenleving.
  25. Bij niet naleving van de algemene voorschriften zullen boetes worden aangerekend bij volgende inbreuken:

○         niet poetsen of uitborstelen

○         niet opruimen

○         niet poetsen van de apparaten, werkbladen, spoelbakken, materialen en/of de vloer (met water en zeep) in de keuken

○         materiaal dat verdwenen/beschadigd is uit de keuken of uit de zalen: het bedrag voor vervangings- of herstellingskosten.

○         het verstrekken van onjuiste informatie

  1. Er zal geen personeel opgevorderd worden voor het in orde brengen van zaken die niet vooraf werden aangevraagd (openen keuken, openen servieskasten, andere …).
  2. Voor bediening van de lichtinfrastructuur kan beroep gedaan worden op technisch personeel van het lokaal bestuur als de aanvraag minstens drie maanden op voorhand gebeurt en op voorwaarde dat de aanvraag past in de werkplanning van het personeel. De gebruiker mag ook zelf instaan voor de bediening van de lichtinfrastructuur wanneer men kan aantonen dat de bediening met kennis van zaken kan gebeuren, bijvoorbeeld door inschakelen van een externe firma. Elk gebruik van de lichtinfrastructuur zal geweigerd worden als er niet vooraf met de verantwoordelijke van de dienst cultuur en samenleving werd overlegd. Zonder toelating wordt er geen toegang verleend tot de stockage- en technische ruimten.
  3. Elke gebruiker is verplicht om de nodige dranken te bestellen bij de drankenleverancier aangeduid door het lokaal bestuur.
  4. Zijn vrijgesteld van het betalen van enige huursom: het lokaal bestuur van Tielt-Winge, de gemeentelijke adviesraden en werkgroepen, Rode Kruis Vlaanderen, elk initiatief dat de toelating verkreeg van het lokaal bestuur tot het gratis gebruik van de culturele infrastructuur.
  5. Voor de organisatie van een benefiet betaalt elke huurder die inwoner is van Tielt-Winge het goedkoopste tarief – met inkomsten. Ook al is de organisator of organiserende vereniging niet aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt na onderzoek van de aanvraag welke initiatieven hiervoor in aanmerking komen.
  6. De gebruiker verklaart bij ondertekening van het huurcontract het retributie- en gebruikersreglement ontvangen te hebben.
  7. Alle zaken die niet vervat zitten in dit reglement, vallen onder de beslissingsbevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

 

Artikel 2

Het reglement van 21 december 2017 wordt door deze gemeenteraadsbeslissing opgeheven met ingang vanaf 1 november 2023.

 

Artikel 3

Het gebruikersreglement wordt bekend gemaakt overeenkomstig artikel 285 e.v. van het Decreet over het lokaal bestuur en treedt in werking conform artikel 288 van hetzelfde decreet.

 

Artikel 4

Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement.

 

Artikel 5

Deze beslissing is onderworpen aan het bestuurlijk toezicht zoals dit geregeld wordt in het Decreet over het lokaal bestuur.