Feiten en context

Op de gemeenteraad van 9 december 2004 zijn de statuten vastgesteld van het beheersorgaan gemeenschapscentrum de Maere en op de gemeenteraad van 13 september 2007 is de laatste aanpassing gebeurd aan het huishoudelijk reglement van het beheersorgaan plaatselijke openbare bibliotheek. Reeds in het vorig meerjarenplan was het een doelstelling om deze beide beheersorganen te laten samensmelten tot één adviesraad namelijk adviesraad culturele instellingen. Samen met de aanpassing van verschillende andere adviesraden is een mooi momentum aangebroken om tot een eenvormig reglement te komen.

Juridische gronden

●         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●         Gemeenteraadsbeslissing van 9 december 2004 statuten beheersorgaan gemeenschapscentrum De Maere.

●         Gemeenteraadsbeslissing van 13 september 2007 aanpassing huishoudelijk reglement beheersorgaan plaatselijke openbare bibliotheek.

●         Cultuurpactwet van 16 juli 1973 en latere wijziging in 2009.

●         Decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012 en latere wijzigingen.

Adviezen

Geen adviezen.

Argumentatie

De adviesraad culturele instellingen is een samensmelting van beheersorgaan gemeenschapscentrum De Maere en beheersorgaan plaatselijke openbare bibliotheek. De adviesraad culturele instellingen heeft als doel het lokaal bestuur te adviseren voor culturele aangelegenheden aangaande het gemeenschapscentrum De Maere en de bibliotheek in belang van alle inwoners van de gemeente Tielt-Winge. De adviesraad moet op vlak van samenstelling en taken voldoen aan de wettelijke verplichtingen van het cultuurpact, het decreet lokaal cultuurbeleid en het decreet lokaal bestuur.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Geen bijlagen.

Besluit:

eenparig aangenomen.
Artikel 1

De gemeenteraad gaat over tot het vaststellen van het huishoudelijk reglement van adviesraad culturele instellingen.

Artikel 2

Het huishoudelijk reglement van de adviesraad culturele instellingen (versie 16.04.2026) luidt als volgt:

Artikel 1 - doel

De adviesraad culturele instellingen heeft als doel het lokaal bestuur te adviseren voor culturele aangelegenheden aangaande het gemeenschapscentrum De Maere en de bibliotheek in belang van alle inwoners van de gemeente Tielt-Winge. De adviesraad moet op vlak van samenstelling en taken voldoen aan de wettelijke verplichtingen van het cultuurpact, het decreet lokaal cultuurbeleid en het decreet lokaal bestuur.

Artikel 2 - taken

De adviesraad heeft de opdracht om regelmatig en op systematische wijze het lokaal bestuur te adviseren. Specifieke taken kunnen omschreven worden als:

●         Op vraag van het lokaal bestuur of op eigen initiatief, adviezen uit te brengen over alle culturele aangelegenheden betreffende het gemeenschapscentrum De Maere en de bibliotheek.

●         Het beheer op te volgen van de culturele infrastructuur en het lokaal bestuur hierover te adviseren.

●         Het samenstellen van een cultuurprogramma (theater, lezing, tentoonstelling, ...).

●         Overleg te organiseren tussen verenigingen, instellingen en/of organisatoren en waken over een goede samenwerking tussen hen.

●         Deze lijst is niet limitatief.

Artikel 3 - samenstelling

De gemeenteraad is bevoegd om over te gaan tot de organisatie van de adviesraad. Ten hoogste twee derde (2/3) van de leden mogen van hetzelfde geslacht zijn en gemeenteraadsleden (en leden van het college van burgemeester en schepenen) kunnen geen stemgerechtigd lid zijn. De adviesraad culturele instellingen is samengesteld uit effectieve leden en een secretaris die werknemer is van het lokaal bestuur.

De adviesraad bestaat uit maximum 18 leden (secretaris niet meegerekend).

Deze leden moeten voldoen aan volgende voorwaarden:

●         Minstens 18 jaar oud zijn.

●         Leden die afgevaardigd worden door een vereniging of organisatie, moeten actief betrokken zijn bij de werking van die vereniging of organisatie.

●         Geïnteresseerde burgers die niet aangesloten zijn bij een vereniging kunnen eveneens lid zijn van de adviesraad.

●         In de gemeente wonen of werken.

●         Geen politiek mandaat in de gemeente opnemen.

●         Geen werknemer zijn bij het lokaal bestuur (buiten een niet-stemgerechtigde secretaris).

Indien men niet meer voldoet aan bovenstaande voorwaarden, zal men van rechtswege ontslagen worden uit de adviesraad.

Artikel 4 - procedure samenstelling

Iedereen die beantwoordt aan de voorwaarden die vastgelegd zijn in artikel 3 - samenstelling kan zich schriftelijk of digitaal kandidaat stellen als lid van de gebruikersgroep bij het secretariaat van de adviesraad wanneer deze wordt samengesteld. Elke kandidaatstelling moet gemotiveerd zijn waarom hij/zij zich kandidaat stelt. Het college van burgemeester en schepenen kan nadere regels bepalen over de wijze waarop en de termijn waarbinnen de kandidaturen moeten worden ingediend.

Indien er meer kandidaten zijn dan er kunnen aanvaard worden zoals bepaald in artikel 3 - samenstelling zal het college van burgemeester en schepenen een gemotiveerd voorstel van samenstelling bepalen. De eventuele kandidaten die het niet geworden zijn worden op een wachtlijst opgenomen.

De gemeenteraad keurt de samenstelling van de adviesraad culturele instellingen goed.

Artikel 5 - begin en einde van het lidmaatschap

De effectieve leden van de adviesraad worden verkozen voor de duur van de legislatuur. Na de start van iedere legislatuur bepaalt de gemeenteraad zelf een redelijke termijn waarin de adviesraad opnieuw wordt samengesteld. Zolang de nieuwe adviesraad niet is samengesteld blijft de uittredende adviesraad in haar functie.

Een effectief lid dat, om welke reden dan ook, vroegtijdig zijn mandaat stopzet, wordt vervangen door de eerstvolgende op de wachtlijst. Het lid dat ontslag wil nemen laat dit schriftelijk of digitaal weten aan de secretaris van de adviesraad. Vervangingen in de adviesraad worden ter bekrachtiging geagendeerd op de gemeenteraad.

Het lidmaatschap van de adviesraad is hernieuwbaar.

Artikel 6 - waarnemende leden

De schepen waarvan de bevoegdheden betrekking hebben op culturele aangelegenheden kan aan de vergaderingen deel nemen als waarnemend lid, gelet op zijn/haar impact op het seniorenbeleid.

De schepen kan bepaalde materie toelichten of vragen hierover beantwoorden.

Bepaalde deskundigen van het lokaal bestuur of externen kunnen vergaderingen bijwonen op uitnodiging om toelichting te komen geven over bepaalde agendapunten.

Zowel de hogervermelde schepen, deskundigen als externen hebben geen stemrecht als er een advies geformuleerd moet worden.

Artikel 7 - secretaris

Een niet-stemgerechtigde secretaris die werknemer is van het lokaal bestuur ondersteunt de adviesraad op administratief en logistiek vlak.

Artikel 8 - voorzitter en ondervoorzitter

Tijdens de eerste vergadering van de adviesraad in de nieuwe legislatuur wordt er een voorzitter en ondervoorzitter verkozen uit de aangestelde leden van de adviesraad. De taken van de voorzitter zijn:

●         in overleg met de secretaris de agenda van de vergadering bepalen.

●         de leden uitnodigen voor de vergadering.

●         de vergadering openen, leiden en sluiten.

De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. Indien de voorzitter en de ondervoorzitter afwezig zijn, wordt het voorzitterschap waargenomen door het oudste aanwezige lid.

Artikel 9 - kwantiteit

De adviesraad vergadert tenminste twee maal per jaar en telkens wanneer de noodzakelijkheid zich voordoet. Minimum drie leden kunnen de vergadering bijeenroepen door middel van een schriftelijke of digitale aanvraag, waarna deze zal bijeenkomen binnen de 30 dagen.

Artikel 10 - uitnodiging

De uitnodiging met de vermelding van de agenda moet tenminste zeven dagen voor de vastgestelde datum bij de leden toekomen. De secretaris en de voorzitter stellen de punten op die op de agenda komen. Elk lid kan hen verzoeken een punt op de agenda te plaatsen. Dringende punten kunnen bij twee derde (2/3) meerderheid door de leden bij het begin van de vergadering aan de agenda worden toegevoegd.

Artikel 11 - beslissen

De adviesraad kan enkel geldig beslissen wanneer de helft van haar leden aanwezig is. Wordt het aantal niet bereikt dan wordt met de aanwezige leden na een kwartier (15 minuten) een nieuwe vergadering gehouden. Deze vergadering zal dan geldig over dezelfde agenda kunnen beslissen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Artikel 12 - hoedanigheid leden

De hoedanigheid van een lid van de adviesraad wordt verloren indien men niet meer voldoet aan de voorwaarden opgesteld in artikel 3 – samenstelling of bij overlijden of rechtsonbekwaamheid van het lid.

Bij ontslag van de voorzitter of ondervoorzitter zal er een nieuwe voorzitter of ondervoorzitter aangesteld worden op de eerstvolgende vergadering, na het ter kennis nemen van het ontslag, door middel van verkiezingen.

Bij ontslag van een lid van de gebruikersgroep zal de eerstvolgende op de wachtlijst aangeduid worden. Indien er geen wachtenden meer zijn zal er opnieuw een oproep gedaan worden onder de inwoners van de gemeente.

Indien men drie keer opeenvolgend afwezig is zonder te verwittigen zal het lid als ontslagnemend beschouwd worden en vervangen worden door iemand van op de wachtlijst.

Artikel 3

Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en treedt in werking vanaf de eerste dag na bekendmaking en heft hierbij alle voorgaande reglementen aangaande beheersorgaan gemeenschapscentrum de Maere en beheersorgaan plaatselijke openbare bibliotheek op.

Artikel 4

Deze beslissing is onderworpen aan de toepassingen van het bestuurlijk toezicht zoals blijkt uit artikels 330 e.v. van het DLB.