Feiten en context

Het decreet 'Buitenschoolse Opvang en Activiteiten streeft naar een geïntegreerd aanbod van buitenschoolse opvang en activiteiten (BOA), gericht op speel- en ontplooiingskansen voor alle kinderen, een haalbare combinatie werk, opleiding en gezin voor alle ouders, gelijke kansen en toegankelijkheid. De uitrol van het BOA-decreet ging in 2021 van start. De overgangstermijn loopt tot 1 september 2026 en geeft de nodige tijd om een lokaal BOA-beleid uit te tekenen in samenwerking met de lokale stakeholders. Nieuw is de regierol voor het lokaal bestuur Tielt-Winge. Deze regierol omvat onder andere de opdracht een lokaal erkenningskader BOA, een lokaal subsidiekader BOA en een kader rond toezicht en handhaving uit te werken.

Heden leggen we het lokaal erkenningskader BOA voor:

Het lokaal erkenningskader BOA (Buitenschoolse Opvang en Activiteiten) is een verplicht instrument waarmee lokale besturen vanaf 2026 de kwaliteit, toezicht en erkenning van opvang en activiteiten voor schoolgaande kinderen in hun gemeente sturen en regelen. Het bepaalt welke organisatoren aan de voorwaarden voldoen.

Juridische gronden

●         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●         Decreet houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten van 3 mei 2019 en aangevuld op 21 november 2025.

Adviezen

Het ontwerp van lokaal erkenningskader BOA werd voor advisering naar de leden van het Lokaal Overleg Kinderopvang en naar de directies van de scholen gestuurd. De interne diensten van de afdeling vrije tijd en de dienst BKO ontvingen eveneens het erkenningskader voor nazicht en feedback.

Argumentatie

Het is een instrument dat lokale besturen (gemeenten) gebruiken om de kwaliteit van het aanbod aan opvang en vrije tijd voor kinderen van 2,5 tot 12 jaar te waarborgen.

Definitie:

Een set regels en voorwaarden die een gemeente vaststelt om organisatoren van buitenschoolse activiteiten te erkennen.

Doel:

Het sturen op kwaliteit en het bieden van financiële ondersteuning (subsidies) aan lokale partners zoals scholen, verenigingen of private opvang.

Inhoud: Het kader bevat de erkenningsvoorwaarden en de stappen die het bestuur zet als een organisator hier niet aan voldoet.

Vanaf wanneer?

Lokale besturen worden vanaf 2026 volledig verantwoordelijk voor deze erkenningen. In onze gemeente is er gekozen om vanaf 1 september 2026 over te schakelen op BOA-werking inclusief uitvoering van alle decretale bepalingen hieromtrent.

Wat hierna?

Het aanvragen van een erkenning in het kader van het lokaal erkenningskader BOA gebeurt via een online aanvraagformulier. Dit formulier moet nog aangemaakt worden.

De opmaak van een subsidiereglement of - overeenkomst in samenwerking met het lokaal samenwerkingsverband.

De opmaak van een reglement waarin toezicht en handhaving wordt uitgewerkt. We zijn wachtende op de regelgeving hieromtrent.

Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 26 mei 2026 een principieel akkoord aan het voorliggende lokaal erkenningskader BOA.

Financiële gevolgen

Er zijn geen direct toewijsbare financiële gevolgen voor de invoering van het lokaal erkenningskader BOA. De financiële gevolgen kunnen een gevolg zijn van een erkenning. Daarvoor wordt er alsnog een subsidiereglement of -overeenkomst opgemaakt.

Bijlagen

Lokaal erkenningskader BOA

Besluit:

eenparig aangenomen.
Artikel 1

De gemeenteraad verleent goedkeuring aan het lokaal erkenningskader buitenschoolse opvang en activiteiten als volgt:

LOKAAL ERKENNINGKADER BUITENSCHOOLSE OPVANG EN ACTIVITEITEN VOOR KINDEREN VAN 2,5 TOT 12 JAAR (versie 18.06.2026)

HET LOKAAL ERKENNINGSKADER BOA

Doel

Het erkenningskader heeft als doel een kwaliteitsvol aanbod buitenschoolse opvang en activiteiten te voorzien voor elk kind in de gemeente. Het sluit aan bij de doelstellingen van het decreet houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten.

De erkenningsvoorwaarden bepalen de kwaliteitsverwachtingen waaraan de organisator en het aanbod moeten voldoen. Het houdt rekening met de diversiteit aan werkingen, gaande van kleinschalige initiatieven door vrijwilligers tot professionele organisaties. Ze bepalen wie je erkent en onder welke voorwaarden, en daarna ook wie recht heeft op een BOA-subsidie of andere ondersteuning van het lokale bestuur. De erkenningsvoorwaarden zijn gebaseerd op de minimale Vlaamse kwaliteitsvoorwaarden:

●         Organisatorisch beleid

●         Pedagogisch beleid

●         Medewerkersbeleid

●         Toegankelijkheid

●         Monitoring en evaluatie

●         Verbondenheid

Er wordt gewerkt met drie profielen. Voor elk profiel worden de erkenningsvoorwaarden concreet uitgewerkt en geordend volgens deze zes kernwaarden. Zo krijgt de organisator een duidelijk overzicht van alle vereisten waaraan moet worden voldaan om erkend te worden door het lokaal bestuur van Tielt-Winge.

De profielen worden NIET hiërarchisch bekeken, maar vormen herkenbare vormen van aanbod. De combinatie van meerdere profielen is niet mogelijk

Definities en toepassingsgebied

Definities

Organisator: de natuurlijke of de rechtspersoon die een aanbod van buitenschoolse activiteiten organiseert.

Buitenschoolse opvang: opvang die op structurele basis en minstens 4 uren per week georganiseerd wordt voor- en na de schooluren, op schoolvrije dagen en tijdens de schoolvakanties.

Begeleider: de persoon die zorg- en speelmogelijkheden biedt voor de brede ontplooiing van het kind.

Kwetsbare kind: een kind dat recht heeft op een sociale toeslag van het groeipakket.

Profiel: een beschrijving van een bepaald type werking, afgestemd op de aard, schaal en intensiteit van de activiteiten. In dit kader worden drie profielen onderscheiden

Lokaal samenwerkingsverband BOA: het overlegplatform waarin lokale actoren betrokken bij buitenschoolse opvang en activiteiten afstemmen over het beleid en het aanbod.

Inclusief aanbod: een werking waarin ieder kind welkom is, met aandacht voor diversiteit en gelijke kansen, ongeacht sociaaleconomische achtergrond, beperking, taal of thuissituatie.

Organisaties die reeds erkend zijn als jeugd -, cultuur- of sportvereniging door het lokaal bestuur Tielt-Winge dienen geen aparte erkenningsaanvraag in te dienen voor hun buitenschoolse activiteiten.

Toepassingsgebied

Het erkenningskader richt zich op alle aanbieders van buitenschoolse opvang en/of activiteiten voor kinderen tussen 2,5 en 12 jaar die:

●         actief zijn op het grondgebied van Tielt-Winge

●         hun werking wensen te laten erkennen binnen één van de drie voorziene profielen;

●         bereid zijn om samen te werken met andere lokale actoren en het lokaal bestuur;

●         de principes van het decreet BOA onderschrijven, waaronder samenwerking, toegankelijkheid, kindgerichtheid en kwaliteit.

Erkenningsvoorwaarden

Profielen

●         Profiel 1: Kleinschalige werking op vrijwilligersbasis, bijvoorbeeld een vereniging

●         Profiel 2: School gebonden werking met beperkte professionele ondersteuning. Er is een beperkte inzet op pedagogiek en structuur, het aanbod is georganiseerd door het schoolteam of een oudercomité

●         Profiel 3: Professionele organisatie met gekwalificeerd personeel, pedagogisch beleid en samenwerking met externe partners

Per profiel worden voorwaarden binnen zes kernthema’s omschreven, pedagogisch beleid, medewerkersbeleid, toegankelijkheid, organisatorisch beleid, monitoring en evaluatie en verbondenheid.

Kwaliteitscriteria op basis van zes kernthema’s

Medewerkersbeleid

Basisvoorwaarden (alle profielen)

●         De organisator controleert bij iedere aanstelling het gedrag van personen die in de kinderopvang werken, waarbij onberispelijk gedrag ten opzichte van minderjarigen wordt geëist, conform het decreet van 3 juni 2022 omtrent het controleren van een uittreksel uit het strafregister. Daarnaast beschikt de organisator over een uittreksel uit het centraal strafregister van de rechtspersoon zelf.

●         Alle medewerkers beheersen minstens het niveau B1 Nederlands en gebruiken het Nederlands in interactie met kinderen, ouders en collega's

Profielspecificaties

Profiel 1

●         De werking steunt op vrijwilligers of ouders

●         Vrijwilligers worden ingewerkt in basisafspraken

Profiel 2

●         Verantwoordelijke toont leidinggevende en organisatorische competenties aan via ervaring, opleiding of functioneringsgesprek

●         Er zijn schriftelijke afspraken over afwezigheid, vervanging en opleiding van medewerkers

●         De opvang voorziet minstens een vormingsmoment per medewerker per jaar rond pedagogiek, diversiteit of veiligheid.

Profiel 3

●         Minstens 80% van het team heeft pedagogische of vrijetijdsgerichte vorming

●         Elke situatie waarbij de fysieke of psychische integriteit van een kind werd geschonden, wordt gemeld aan het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling. Er is hiervoor een interne procedure aanwezig die werd gecommuniceerd met het personeel

●         Er is minstens 3 keer per jaar intern overleg met aandacht voor de pedagogische visie, aanpak van moeilijke situaties en veiligheid en samenwerking

●         Procedures voor grensoverschrijdend gedrag, EHBO en brandveiligheid zijn gekend én besproken met het personeel. De opvang voorziet hiervoor jaarlijks een oefening of vormingsmoment

●         Je beschikt over een verantwoordelijke die de nodige competenties en vaardigheden heeft om de dagelijkse werking aan te sturen

●         Je realiseert een duurzaam medewerkersbeleid en zorgt voor goede werkomstandigheden

Pedagogisch beleid

Basisvoorwaarden (alle profielen)

●         Er zijn diverse speelmogelijkheden aanwezig

●         De werking is gebaseerd op een duidelijke pedagogische visie

●         Alle medewerkers gebruiken het Nederlands in interactie met kinderen

Profielspecificaties

Profiel 1

●         Er is een inclusieve en niet discriminerende omgang met kinderen en hun ouders

Profiel 2

●         Er is een eenvoudige tijdsindeling waarbij activiteiten zoals spelen worden afgewisseld met momenten van rust

●         Activiteiten zijn afgestemd op de leeftijd

●         Kinderen kunnen suggesties doen voor spel

●         De ruimte is afgestemd op rust, spel en beweging

Profiel 3

●         Volwaardig pedagogisch beleidsplan

●         Begeleiders gaan kwaliteitsvolle pedagogische interacties aan met kinderen om het welbevinden, de betrokkenheid en verbondenheid tussen kinderen te bevorderen. Je streeft naar continuïteit in de begeleiding

●         Activiteiten gebaseerd op observatie en noden

●         Er is een actief taalbeleid dat het Nederlands ondersteunt

●         De activiteiten zijn ontwikkelingsgericht en aangepast aan kleuters

●         Er is actieve stimulering van het welbevinden

●         Er is een dagelijkse aanwezigheidsregistratie die bevestigt minstens 1 begeleider per 14 kinderen. Op piekmomenten kan dat kort overschreden worden op voorwaarde dat er minstens twee begeleiders aanwezig zijn.

Organisatorisch beleid

Basisvoorwaarden (alle profielen)

●         Organisator heeft rechtspersoonlijkheid

●         Er is een continu en structureel aanbod

Profielspecificaties

Profiel 1

●         Lokale werking met een aanspreekpunt

●         Er zijn eenvoudige interne afspraken

Profiel 2

●         Het opvanginitiatief organiseert opvang voor en/of na schooltijd op reguliere schooldagen, waarbij rekening wordt gehouden met uitzonderingen zoals pedagogische studiedagen.

●         Je hebt visie over gezinnen en hoe ze betrokken kunnen worden.

Profiel 3

●         Er zijn minimaal 200 opvangdagen per jaar

●         Het opvanginitiatief heeft werking tijdens schoolvrije dagen

●         Er is een duidelijke eindverantwoordelijke met de nodige competenties en vaardigheden waaronder beleidsvoerend vermogen om kwaliteitsvolle en duurzame opvang te realiseren met een gezond financieel beleid

●         Je werkt samen met een breed netwerk (bv. Lokaal Samenwerkingsverband, partners die werken met kwetsbare gezinnen, …)

●         Je biedt kwaliteitsvolle en duurzame opvang aan:

Je hebt visie over

□ Kinderen en hun vrije tijd

□ Gezinnen en hoe ze betrokken kunnen worden

□ De plek van jouw aanbod in het opvanglandschap van Tielt-Winge

Je dagelijkse werking gestructureerd vormgeven

□ Je geeft leiding aan je medewerkers

□ Je denkt na over verbetering van je werking en staat open voor vernieuwing

□ Je communiceert helder en tijdig.

●         De organisator van activiteiten biedt activiteiten voor kinderen uit de lagere school of kleuterschool, aansluitend bij de BOA-doelstellingen (vrije tijd, talentontwikkeling, ontmoeting, inclusie) en de BOA-visie in Tielt-Winge.

De organisator hanteert een correcte kind/begeleider ratio zodat de veiligheid, het welbevinden en de pedagogische kwaliteit steeds gewaarborgd blijven.

De organisatie is verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallen.

Toegankelijkheid

Profielspecificaties

Profiel 1

●         Er is een open aanbod voor alle kinderen zonder selectie

●         Er is eenvoudige communicatie over openingsuren en werking

Profiel 2

●         Er is een actuele en duidelijke beschrijving van het opvangaanbod, inclusief openingsuren, prijsbeleid en inschrijvings- en annuleringsvoorwaarden.

●         Deze informatie is zowel online als op papier beschikbaar

●         Alle communicatie naar ouders gebeurt in duidelijke en begrijpelijke taal (klare taalprincipe)

Profiel 3

●         Er is een proactief opnamebeleid en een transparant prijsbeleid met sociale tarieven

●         Open voor alle kinderen uit de buurt, zonder selectie

●         Flexibele inschrijf-/annuleringsopties die aantoonbaar zijn via een inschrijvingsplatform.

●         Actieve afstemming met partners om drempels te verlagen

●         Het opvangaanbod is afgestemd op kleuters, met aangepaste activiteiten, begeleiding en infrastructuur

Monitoring & Evaluatie

Profielspecificaties

Profiel 1

●         Er is een duidelijk aanspreekpunt voor vragen of klachten

Profiel 2

●         De opvang voorziet informele feedbackmomenten met ouders

●         Er is een eenvoudige en laagdrempelige klachtenprocedure

Profiel 3

●         Er is systematisch evaluatie van de werking

●         De werking wordt bijgestuurd op basis van signalen, met het oog op kwaliteitsverbetering van beleid en praktijk

●         Er is periodieke evaluatie van personeel/medewerkers

●         Kinderen krijgen actief inspraak over de activiteiten

●         Er is een duidelijke, toegankelijke en laagdrempelige klachtenprocedure

●         De organisator van activiteiten houdt net zoals een organisator van opvang een overzicht van de aanwezigheidsregisters en kan deze op vraag van het lokaal bestuur voorleggen.

Verbondenheid

Profielspecificaties

Profiel 1

●         Er is lokale verankering via buurt of school

Profiel 2

●         Aandacht voor ouderbetrokkenheid

●         Er is een samenwerking met het schoolteam of de oudergroep

Profiel 3

●         Er is een structurele samenwerking met toeleiders en organisaties die kwetsbare gezinnen ondersteunen.

●         Je opvang zet in op gedeelde infrastructuur en/of spelmateriaal.

●         Schriftelijke overeenkomst of gebruiksregeling met scholen, partners, …

●         Je opvang maakt verbinding met de buurt, de gemeenschap en andere voorzieningen die werken met gezinnen en kinderen (outreachend).

●         Er worden jaarlijks minstens twee activiteiten georganiseerd in samenwerking met lokale partners (school, lokaal bestuur, Sportdienst, bib, verenigingen, …)

Erkenningsprocedure

De organisator vraagt de erkenning aan via het daarvoor op de website voorziene online aanvraagformulier. De organisator bezorgt de bewijsstukken volgens de werkwijze vermeld in het aanvraagformulier. Organisatoren kunnen het hele jaar door een aanvraag indienen. De dienst BOA beoordeelt de ontvankelijkheid van de aanvraag. Als het aanvraagformulier onvolledig is ingevuld of de gevraagde bewijsstukken ontbreken, dan is de aanvraag onontvankelijk. De dienst BOA informeert de aanvrager daarover uiterlijk 14 dagen na de ontvangst van het formulier. De aanvrager kan op basis daarvan de ontbrekende informatie aanvullen om tot een ontvankelijke aanvraag te komen. De dienst BOA beoordeelt op basis de inhoud van de aanvraag en de bewijsstukken of de aanvrager voldoet aan de erkenningsvoorwaarden. De dienst BOA informeert de leden van het lokale samenwerkingsverband BOA over de aanvraag. De dienst BOA formuleert een voorstel tot beslissing aan het college van burgemeester en schepenen.

Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de 30 dagen na de ontvangst van de ontvankelijke aanvraag, op basis van het voorstel van de dienst BOA. Als het college van burgemeester en schepenen de erkenningsaanvraag afkeurt, motiveert het haar beslissing. De dienst BOA informeert de aanvrager over de beslissing binnen de 14 dagen na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen. Dit gebeurt per mail. Organisatoren die niet akkoord zijn met de beslissing, kunnen een klacht indienen bij Agentschap Binnenlands Bestuur, volgens de procedure die het Agentschap daarvoor voorziet.

De organisator die elementen in zijn werking wil wijzigen, informeert op voorhand de dienst BOA.

De erkenning blijft geldig voor zover de aanvrager aan alle voorwaarden blijft voldoen. Jaarlijks worden de erkende aanvragers door de dienst BOA gevraagd een update van hun administratieve gegevens te bezorgen en eventuele relevante wijzigingen in functie van dit reglement door te geven.

Het lokaal bestuur behoudt zich het recht voor om een erkenning vroegtijdig in te trekken van zodra de organisator geen actieve werking meer heeft op het grondgebied van Tielt-Winge.

Wijzigingen aan het lokaal erkenningskader worden vooraf besproken in het Lokaal Samenwerkingsverband BOA en treden in werking na goedkeuring door de gemeenteraad.

Toezicht en handhaving

Het lokaal bestuur staat zelf in voor, of kan een externe partner aanduiden voor, de controle en de handhaving van de erkenningsvoorwaarden. Hierbij kunnen gegevens worden opgevraagd.

Het lokaal bestuur kan steeds de nodige gegevens opvragen en de juistheid van de naleving van de erkenningsvoorwaarden controleren.

Wanneer wordt vastgesteld dat er niet (meer) aan de voorwaarden wordt voldaan kan de erkenning ingetrokken worden.

Betwisting

Bij betwisting van beslissingen omtrent erkenning, kan binnen één maand na kennisgeving bezwaar worden ingediend bij het college van burgemeester en schepenen, per aangetekend schrijven of afgifte tegen ontvangstbewijs (Kruisstraat 2, 3390 Tielt-Winge). De postdatum of datum op het ontvangstbewijs geldt als bewijs.

Slotbepalingen

Dit erkenningskader treedt in werking op 1 september 2026 en de toepassing ervan eindigt op (einde beleidsperiode).

De erkenning via dit kader vormt geen automatische garantie op subsidiëring, maar kan wel gekoppeld worden aan de verdeling van middelen (zoals BOA-budgetten).

Het lokaal bestuur behoudt zich het recht voor om bij overmacht, wijzigende regelgeving of financiële beperkingen de voorwaarden of profielen aan te passen.

Artikel 2

Het lokaal erkenningskader BOA gaat in voege vanaf 1 september 2026.

Het aanvraagformulier zal online beschikbaar gesteld worden vanaf september 2026.

Artikel 3

Dit reglement wordt bekend gemaakt conform het Decreet Lokaal Bestuur en wordt overgemaakt aan alle BOA-partners.

Artikel 4

Deze beslissing is onderworpen aan het bestuurlijk toezicht, zoals dit wordt geregeld door de toepasselijke bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur.