Feiten en context

In het kader van de overheveling van de provinciale bevoegdheden naar Vlaanderen zijn bijna alle Vlaamse bibliotheken overgestapt naar een nieuw eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS), dat luistert naar de naam Wise.

Het huidige huishoudelijk reglement dateert van 20 februari 2014 en dient gemoderniseerd en aangepast te worden aan het nieuwe systeem.

Juridische gronden

●         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017

●         Huishoudelijk reglement voor gebruikers van de openbare bibliotheek goedgekeurd op de gemeenteraad van 20 februari 2014

Adviezen

Positief advies van het beheersorgaan van de bibliotheek van 5 april 2022

Argumentatie

Door de overstap naar het eengemaakt bibliotheeksysteem en bijhorend programma Wise heeft ons huidig reglement een update nodig.

De grootste wijzigingen ten opzichte van het vorige reglement zijn als volgt:

●Inschrijvingen tot 18 jaar zijn gratis (voorheen voor iedereen betalend)

●Inschrijvingen vanaf 18 jaar kosten 5 euro (voorheen 3 euro)

●Inschrijvingen via eID

●Toetreding slim netwerk: samenwerkingsverband met andere bibliotheken. Wanneer je lid bent in één van de deelnemende bibliotheken ben je ook lid van alle andere bibliotheken uit het netwerk.

●Ontlenen van alle materialen is gratis (voorheen werd er nog 1,50 euro aangerekend per dvd)

●Nieuwe boeteprocedure:

○5 dagen voor de inleveringsdatum krijg je een inleverattentie per e-mail.

○7 dagen na de uitleentermijn krijg je een eerste herinnering per e-mail, indien geen e-mail per post met een portkost van 1 euro.

○14 dagen na de uitleentermijn krijg je een tweede herinnering per e-mail, indien geen e-mail per post met een portkost van 1 euro.

○28 dagen na de uitleentermijn krijg je een materiaalsvergoedingsnota met een portkost van 1 euro waarin je boete vermeld staat maar ook de kosten indien je je materiaal niet terug inlevert. Indien je je materiaal terug inlevert betaal je enkel de boete.

○56 dagen na de uitleentermijn kom je in een deurwaarderprocedure met een aangetekend schrijven van 5,50 euro. Vanaf nu ben je geblokkeerd als lener, kan je je materiaal niet meer inleveren en kan je enkel gedeblokkeerd worden na betaling van je kosten bij de financiële dienst.

○Boetetarief bedraagt 0,10 euro per materiaal per openingsdag met een maximum van 2 euro per materiaal.

●Kosten voor reserveren van uitgeleend materiaal gaan van 0,80 euro naar 0,50 euro.

●IBL kosten gaan van 1 euro naar 3 euro

Financiële gevolgen

Er zijn geen direct-toewijsbare financiële gevolgen door de aanpassing van het reglement.

Bijlagen

●         Algemene vergadering beheersorgaan bibliotheek 5 april 2022

●         Brochure bibliotheek Tielt-Winge

●         Privacyverklaring Cultuurconnect Bibliotheeksysteem

Besluit:

eenparig aangenomen.
Artikel 1

Het nieuwe huishoudelijk reglement voor gebruikers van de openbare bibliotheek luidt als volgt:

Artikel 1 – Algemene bepalingen

De bibliotheek van Tielt-Winge is vrij toegankelijk voor iedereen. Haar collecties boeken, tijdschriften, audiovisuele materialen, haar dienstverlening en haar activiteiten worden in een geest van objectiviteit aangepast aan al de behoeften van ontwikkeling, opvoeding, informatie en ontspanning van de gehele bevolking.

Artikel 2 – Contactgegevens en openingsuren

Gemeentelijke openbare bibliotheek, Blerebergstraat 4, 3390 Tielt-Winge

Website: https://tielt-winge.bibliotheek.be/

E-mail: bibliotheek@tielt-winge.be

Tel.: 016 63 24 24

Artikel 3 – Lidmaatschap

Een lener wordt ingeschreven op voorlegging van het identiteitsbewijs. Inschrijvingen tot 18 jaar zijn gratis. Voor de inschrijving van jongeren tot 14 jaar is de toestemming van de ouders vereist. Standaard geldt het eID als lidkaart van de bibliotheek. Indien dit niet mogelijk is of indien gewenst kan een aparte lidkaart aangemaakt worden. Bij verlies van een lidkaart kan een nieuwe aangeleverd worden. Vergoedingen in verband met het lidmaatschap zijn opgenomen in het retributiereglement.

Iedere lener is aansprakelijk voor de op zijn lidmaatschap ontleende werken. Elke gegevenswijziging zoals bijvoorbeeld adres, e-mailadres of telefoonnummer worden onmiddellijk door de leden zelf meegedeeld.

De gegevens van de leners worden in het ledenbestand van de bibliotheek opgenomen, in overeenstemming met algemene verordening gegevensbescherming van 25 mei 2018. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens van onze bibliotheekwebsite kan je vinden via volgende link https://bibliotheek.be/privacyverklaring-bibliotheeksysteem.

De bibliotheek van Tielt-Winge is aangesloten bij het slim netwerk. Het slim netwerk is een samenwerkingsverband tussen bibliotheken. Je lidmaatschap in Tielt-Winge betekent ook je lidmaatschap in alle bibliotheken die aangesloten zijn op dit slim netwerk, zonder bijkomende kosten. Het lidmaatschap geldt voor 12 maanden. Om je lidmaatschap in één van de andere aangesloten bibliotheken te activeren, dien je ter plaatse te gaan.

Artikel 4 – Uitlenen

4.1 Lenen van materialen

Het ontlenen van materialen is gratis. Zonder geldig lidmaatschap kunnen er geen materialen ontleend worden. Per lidmaatschap kunnen er 15 materialen ontleend worden waarvan 5 materialen per materiaalsoort. De materialen mogen niet verder uitgeleend worden. De meest recente nummers van tijdschriften worden niet uitgeleend, deze kunnen wel ter plaatse worden geraadpleegd.

Een e-boek kan uitgeleend worden op een toestel van de bibliotheek maar kan ook op een persoonlijke e-reader van de bibliotheekgebruiker uitgeleend worden.

Het opzetten of afhalen van e-boeken (zowel op e-reader van de bibliotheek als op een persoonlijke e-reader) kan enkel door een bibliotheekmedewerker.

Het kopiëren en/of verwijderen van een e-boek van de bibliotheek op een persoonlijke e-reader van de bibliotheekgebruiker is niet toegestaan.

4.2 Lenen van materialen door leerkrachten

Op vertoon van een lerarenkaart mag het onderwijspersoneel in totaal 20 materialen per lidmaatschap ontlenen, het standaard lidmaatschap en de boetetarieven blijven van toepassing.

4.3 Lenen van materialen door klassen

Klassen die zich op regelmatige basis aanbieden om materialen te ontlenen uit de bibliotheek, krijgen een klaslidmaatschap. Zij mogen in totaal 60 materialen ontlenen per lidmaatschap. Een klaslidmaatschap is gratis en boetevrij.

4.4 Lenen van materialen door diensten van het lokaal bestuur

Diensten van het lokaal bestuur mogen een onbeperkt aantal materialen per lidmaatschap ontlenen. De diensten hoeven geen lidgeld te betalen en zijn boetevrij.

Artikel 5 – Verlengen

De uitleentermijn van materialen kan tweemaal verlengd worden. Verlengen kan niet wanneer de uitleentermijn verstreken is of wanneer het materiaal gereserveerd is door een andere lener. Verlengen gebeurt bij voorkeur aan de zelfuitleenbalie of via het Mijn Bibliotheek account. Indien dit niet mogelijk is kan er ook via e-mail, telefonisch of aan de balie verlengd worden. Vermeld steeds uw lenersnummer wanneer u dit doet.

Artikel 6 – Inleveren van materialen

Materialen moeten worden ingeleverd op de locatie waar ze werden uitgeleend. Geleende materialen kunnen niet in de brievenbus aan de bibliotheek ingeleverd worden.

Artikel 7 – Boetes

Gebruikers met een geldig e-mailadres krijgen 5 dagen voor de inleverdatum een inleverattentie per e-mail. Indien geleende materialen niet op tijd worden ingeleverd, wordt er een boete aangerekend. Wanneer de uitleentermijn verstreken is wordt er een eerste aanmaning gestuurd na 7 dagen, een tweede aanmaning na 14 dagen, een materiaalsvergoedingsnota na 28 dagen en een aangetekende deurwaardersprocedure verstuurd na 56 dagen. Indien er een e-mailadres gekend is worden de aanmaningen via e-mail verzonden, anders per brief. De tarieven zijn terug te vinden in het retributiereglement.

Iedere lener is zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van materialen. Het niet ontvangen van een herinneringsmail kan niet ingeroepen worden als excuus.

Het lidmaatschap wordt automatisch geblokkeerd als je meer dan 30 euro openstaande kosten hebt of wanneer je niet reageert op de materiaalsvergoedingsnota. Je kan dan geen materialen meer ontlenen. Als de openstaande schulden vereffend zijn, wordt het lidmaatschap automatisch gedeblokkeerd.

Artikel 8 – Reserveren

Het reserveren van materialen of een toestel is mogelijk. Per lener kunnen er 3 werken en 1 toestel gereserveerd worden. Reserveren van een materiaal is enkel mogelijk wanneer het materiaal is uitgeleend. Reserveren kan in de bibliotheek zelf of via je Mijn Bibliotheek account. Voor het reserveren van materialen wordt er een administratieve kost aangerekend, ook wanneer deze niet worden afgehaald. Gereserveerde materialen worden 2 weken opzij gehouden. De aanvrager wordt per e-mail of telefonisch op de hoogte gebracht wanneer zijn reservatie klaar ligt. Voor het reserveren van een toestel geldt dezelfde procedure en administratieve kost.

Artikel 9 – Beschadiging en/of verlies

Iedere lener is verantwoordelijk voor de op zijn naam geleende materialen. Bij het ontvangen van een beschadigd materiaal dient hij het personeel van de bibliotheek te verwittigen, zo niet kan hij hiervoor aansprakelijk gesteld worden. Bij verlies en/of beschadiging zal de lener de nieuwprijs van het materiaal vergoeden door middel van een waardebon bij een leverancier waar de bibliotheek een raamovereenkomst heeft. Bij gedeeltelijke beschadiging van een materiaal bepaalt het diensthoofd/verantwoordelijke het bedrag van de vergoeding.

De bibliotheek kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor defecten of schade aan afspeelapparatuur van de lener door het gebruik van ontleende materialen.

Artikel 10 – Interbibliothecair leenverkeer (IBL)

Materialen die niet in de collectie van de bibliotheek voorhanden zijn, kunnen ook aangevraagd worden in een andere bibliotheek. Hiervoor wordt een administratieve kost aangerekend.

Artikel 11 – Fotokopieën en prints

Tegen vergoeding kunnen er fotokopieën in zwart-wit genomen worden. Indien er informatie van het internet wordt geprint, wordt hiervoor dezelfde vergoeding gevraagd. In beide gevallen moeten de bepalingen van het auteursrecht worden nageleefd. De volledige verantwoordelijkheid hiervan berust bij de gebruiker.

Artikel 12 – Gebruik van internet

De bibliotheek biedt gratis internet aan tijdens haar openingsuren. Men moet in bezit zijn van een geldig lidmaatschap om gebruik te maken van het internet. Men kan tot een uur gebruik maken van de desktopcomputer en dit kan verlengd worden indien er geen andere gebruikers zich aanbieden. Deze computer kan op voorhand gereserveerd worden. Kinderen jonger dan 10 jaar dienen vergezeld te worden van een volwassene. Het is verboden de computers te gebruiken voor illegale of commerciële doeleinden en voor het bezoeken van aanstootgevende websites en goksites. Het is niet toegestaan om gegevens op de harde schijf van de computer op te slaan, alsook het verwijderen, aanpassen of beschadigen van computerinformatie of software. Gebruikers mogen gegevens van het internet overnemen op een USB-stick of papier. De bibliotheek kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het tijdelijk niet beschikbaar zijn van internet of het verlies van gegevens. Sancties bij het niet naleven van deze regels gaan van het vergoeden van de veroorzaakte schade tot het tijdelijk of definitief uitsluiten uit de bibliotheek.

Artikel 13 – Ontlenen toestellen

Om een toestel te ontlenen moet je lid zijn van de bibliotheek van Tielt-Winge en minimum 14 jaar zijn. Elke vorm van afspeelapparatuur wordt aanzien als een toestel. De meest voorkomende zijn een daisyspeler en een e-reader. Een toestel reserveren is enkel mogelijk als het toestel is uitgeleend. Het afhalen en terugbrengen van een toestel (een e-reader in een beschermhoes) kan enkel aan de onthaalbalie. Op dat ogenblik zal een medewerker het toestel controleren op schade en/of ongeoorloofd gebruik. De uitleentermijn bedraagt 4 weken en kan twee keer verlengd worden maar enkel wanneer het toestel niet gereserveerd is. Bij het te laat binnenbrengen zijn de standaard boetetarieven van een boek van toepassing. Bij verlies of beschadiging van het toestel (en/of de beschermhoes in geval van een e-reader) wordt het volledige aankoopbedrag van deze materialen aan de gebruiker aangerekend.

Artikel 14 – Specifieke bepalingen

In de bibliotheek geldt een totaal rookverbod, ook het meebrengen van eten en drank is niet toegestaan.

Gebruikers van de bibliotheek dienen de rust en privacy van de andere gebruikers te respecteren. Bij storend gedrag kan het verantwoordelijk personeelslid de gebruiker de toegang tot de bibliotheek ontzeggen.

Betwistingen over betalingen kunnen enkel op vertoon van het ticket van betalingsbewijs.

De bibliotheek kan niet aansprakelijk gesteld worden voor beschadigingen en/of diefstal van persoonlijke voorwerpen in de bibliotheek.

Artikel 15 – Slotbepaling

De bibliotheek gebruiker verklaart zich akkoord met dit huishoudelijk reglement dat hij ontvangt bij inschrijving. Het huishoudelijk reglement wordt per e-mail bezorgd. Indien gewenst kan er ook een exemplaar op papier bekomen worden. Bij overtreding van het huishoudelijk reglement, vertoon van onbehoorlijk gedrag en dergelijke kan het diensthoofd/verantwoordelijke verantwoord overgaan tot de uitsluiting van inschrijving, toegang en gebruik bibliotheek. Alle onvoorziene gevallen worden door het diensthoofd/verantwoordelijke afgehandeld en indien nodig door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 2

Dit besluit wordt bekend gemaakt overeenkomstig artikel 285 en volgende van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en treedt in werking volgens artikel 288 van het decreet over het lokaal bestuur.

Het huishoudelijk reglement voor gebruikers van de openbare bibliotheek, zoals vastgesteld bij gemeenteraadsbeslissing van 20 februari 2014, wordt opgeheven door deze beslissing op datum van inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 3

Deze beslissing is onderworpen aan de toepassing van het bestuurlijk toezicht zoals blijkt uit artikels 330 en volgende van het decreet over het lokaal bestuur.