Feiten en context

Ingevolge artikel 74 juncto artikel 38 van het Decreet over het lokaal bestuur (hierna: DLB) stelt de OCMW-raad bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende (en deels ook verplicht op te nemen) maatregelen worden opgenomen in verband met de werking van de raad.

Juridische gronden

●         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●         Raadsbeslissingen van 17 juni 2021 met wijzigingen op 17 maart 2022, 16 maart 2023 en 18 januari 2024.

Adviezen

Geen adviezen.

Argumentatie

Ingevolge artikel 74 juncto artikel 38 DLB stelt de OCMW-raad bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende (en deels ook verplicht op te nemen) maatregelen worden opgenomen in verband met de werking van de raad.

Het is belangrijk voor de raad, de voorzitter en de algemeen directeur om snel over een huishoudelijk reglement te kunnen beschikken en duidelijkheid te hebben over praktische-organisatorische aspecten op korte termijn; enkele praktische topics werden al gewijzigd met oog op een eventuele latere meer uitgebreide, bijkomende evaluatie (en bijsturing) van het reglement. Het betreft o.m. bepalingen rond de wijze van vergadering (plaats van de raadsleden), de werking van de deontologische commissie, de niet-werking met fracties en raadscommissies, de vergoeding van de raadsleden en de BCSD-leden en de (door recente aanpassing van het DLB vereiste) schrapping van (de bijlage) 'Inspraak en participatie'.

Heden wordt een gelijklopend huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad goedgekeurd.

De OCMW-raad kan te allen tijde het huishoudelijk reglement wijzigen: het is de bedoeling om dit reglement uiterlijk na een jaar werking te evalueren.

*****

Fractie Wij Tielt-Winge vraagt om de verdaging van het voorstel (er zijn nog hiaten in de voorliggende tekst, o.m. rond de vergoedingen voor de raadsleden en het participatieluik, en de bijlage ontbreekt). Met 7 ja-stemmen en 14 neen-stemmen wordt de verdaging verworpen.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Geen bijlagen.

Besluit:

over de verdaging van het agendapunt7 stemmen voor: Germaine Willems, Agnes Van de Gaer, Gerry Caluwaerts, Rudi Beeken, Gunther Clinckx, Kris Cornelissen en Tom Craeninckx.
14 stemmen tegen: Katrien Houtmeyers, Jo Smekens, Jan Loddewykx, Bart Willems, Manuela Vervoort, Steve Cleynen, Gert Van denstorme, Ilse Roelants, Filip Charlier, Eric Roskin, Marleen De Vry, Raf Alaerts, Jasper Trompet en Fons Lemmens.
 

over het agendapunt zelf14 stemmen voor: Katrien Houtmeyers, Jo Smekens, Jan Loddewykx, Bart Willems, Manuela Vervoort, Steve Cleynen, Gert Van denstorme, Ilse Roelants, Filip Charlier, Eric Roskin, Marleen De Vry, Raf Alaerts, Jasper Trompet en Fons Lemmens.
7 stemmen tegen: Germaine Willems, Agnes Van de Gaer, Gerry Caluwaerts, Rudi Beeken, Gunther Clinckx, Kris Cornelissen en Tom Craeninckx.
Artikel 1

De OCMW-raad stelt in toepassing van artikel 74 juncto 38 van het DLB het “Huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn van Tielt-Winge” vast, luidende als volgt:

“Huishoudelijk reglement voor de raad voor maatschappelijk welzijn van Tielt-Winge (versie 20.03.2025)

BIJEENROEPING

Art. 1, §1.

De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.

De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert in de regel één keer per maand, behalve in juli en augustus.

De vergaderingen gaan door op de derde donderdag van de maand om 19.30 uur in de raadzaal van het gemeentehuis. Indien deze donderdag samenvalt met een wettelijke feestdag, vergadert de raad op de daarop volgende donderdag.

De raad voor maatschappelijk welzijn kan afwijken van deze vergaderdata bij expliciete, voorafgaande beslissing.

De raadsvoorzitter kan, zo bijzondere omstandigheden daartoe noodzaken, de raad voor maatschappelijk welzijn samen roepen op een andere locatie die deel uitmaakt van de infrastructuur van het lokaal bestuur.

Er kan geopteerd worden voor een digitale organisatie van de raad voor maatschappelijk welzijn onder de hierna vermelde voorwaarden en in de hierna vermelde uitzonderlijke omstandigheden. Het betreft dan een vergadering in een digitale omgeving die de bevolking op afstand via een audiovisuele liveverbinding kan volgen.

Een vergadering als vermeld in het vorige lid, kan doorgaan als al de volgende voorwaarden zijn vervuld:

1° ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

2° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;

3° de voorzitter is in staat om de orde te handhaven;

4° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

Als de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn op digitale wijze wordt georganiseerd, worden de agenda en de dossiers die erop betrekking hebben, minstens digitaal aan de raadsleden ter beschikking gesteld.

De voorzitter van een vergadering die op digitale wijze wordt georganiseerd, kan zich laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst.

Bij de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, die op digitale wijze wordt georganiseerd, vindt het publiek via de webtoepassing van de gemeente de dag en het tijdstip van de vergadering en de link naar de livestream.

Met uitzonderlijke omstandigheden in de zin van dit artikel worden verstaan: alle sanitaire of overmachtsomstandigheden die maken dat een fysieke vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn niet op een veilige manier kan worden georganiseerd voor raadsleden, publiek en administratief ondersteunend personeel.

§2.

De raadsvoorzitter beslist tot bijeenroeping van de raad voor maatschappelijk welzijn en stelt de agenda van de vergadering op.

De raadsvoorzitter kan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de raadsvoorzitter voor beide raden duidelijk onderscheiden agenda’s op.

In functie van noodwendigheden kan de gemeenteraad de raad voor maatschappelijk welzijn ook voorafgaan.

§3.

De oproeping wordt op digitale en beveiligde wijze verzonden. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden digitaal ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing.

§4.

De raadsvoorzitter moet de raad voor maatschappelijk welzijn bijeenroepen op verzoek van:

1° een derde van de zittinghebbende leden;

2° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige raad voor maatschappelijk welzijn nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus;

3° het vast bureau.

In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de raadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de raadsvoorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen.

De raadsvoorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda.

Art. 2, §1.

De oproeping (of gezamenlijke oproeping) wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.

§2.

De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.

Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Art. 3, §1.

Leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de raadsvoorzitter. Noch een lid van het vast bureau, noch het vast bureau als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.

§2.

De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de raadsvoorzitter onmiddellijk mee aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.

OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING

Art. 4, §1.

De vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn in principe openbaar.

§2.

De vergadering is niet openbaar als:

1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de raadsvoorzitter de behandeling in besloten vergadering;

2° de raad voor maatschappelijk welzijn met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

De vergaderingen over de beleidsrapporten (het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.

Art. 5.

De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.

Bij een gezamenlijke oproeping opent de raadsvoorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij hij/zij de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van het openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de raadsvoorzitter de raad voor maatschappelijk welzijn waarna de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn volledig afgewerkt wordt. Na het sluiten van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, opent de raadsvoorzitter het besloten deel van de gemeenteraad.

Als tijdens de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, enkel met dit doel, worden onderbroken.

Als tijdens de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.

Art. 6.

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK

Art. 7.

Plaats, dag en uur van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn en de agenda worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de webstek van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.

Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat deze is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat deze is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

Art. 8.

De beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn worden door de voorzitter van het vast bureau bekendgemaakt op de webstek van de gemeente zoals bepaald in art. 285 tot 287 van het decreet over het lokaal bestuur.

Art. 9, §1.

De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden digitaal ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing. De dossiers liggen eveneens tijdens de kantooruren (en na afspraak met de bevoegde dienst) ter inzage van de raadsleden bij de bevoegde dienst.

In afwijking van vorig lid worden de dossiers en bijlagen bij de agendapunten van een besloten zitting niet verspreid en niet ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing. Ze blijven wel ter inzage van de raadsleden bij de algemeen directeur (of de door hem aangeduide dienst) en kunnen daar - na afspraak - geraadpleegd worden.

§2.

Elk ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening, worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd.

Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld.

Deze stukken worden digitaal ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing. De dossiers liggen eveneens tijdens de kantooruren (en na afspraak met de financiële dienst) ter inzage van de raadsleden op de financiële dienst.

§3.

Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.

De raadsleden richten hun verzoek mondeling of schriftelijk aan de algemeen directeur.

Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.

Art. 10, §1.

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van het OCMW betreffen.

§2.

De notulen van het vast bureau worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Deze worden digitaal ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing. De raadsleden worden hiervan per email op de hoogte gebracht.

§3.

De briefwisseling gericht aan de raadsvoorzitter en die bestemd is voor de raad voor maatschappelijk welzijn, wordt meegedeeld aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

§4.

Alle andere documenten en dossiers dan die bedoeld in art. 9 en art. 10, §2 tot §3, die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, kunnen door de raadsleden ter plaatse geraadpleegd worden tijdens de kantooruren mits voorafgaande vraag aan de algemeen directeur.

Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de raadsleden aan de algemeen directeur schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.

Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.

§5.

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen, een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.

De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via voorafgaande schriftelijke vraag (inclusief e-mail) aan de algemeen directeur.

§6.

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht de instellingen van het OCMW en diensten die het OCMW opricht en beheert te bezoeken.

Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur.

Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.

Art. 11.

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan het vast bureau mondelinge vragen van actuele aard, vragen om uitleg alsook schriftelijke vragen te stellen.

Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord, behoudens gevallen van overmacht.

Raadsleden die een vraag om uitleg willen stellen over aangelegenheden van het OCMW, bezorgen hun toegelichte vraag om uitleg uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering schriftelijk aan de algemeen directeur, die de vragen bezorgt aan de raadsvoorzitter en het vast bureau. Vragen om uitleg worden vooraan op de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn geplaatst. Vragen om uitleg over hetzelfde onderwerp worden samengevoegd. Vragen om uitleg over een aangelegenheid van bovenlokaal belang zijn onontvankelijk.

Vragen om uitleg over onderwerpen die voorkomen op de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen niet afzonderlijk worden geagendeerd als mondelinge vraag. Deze vragen kunnen worden gesteld tijdens de bespreking van het punt in de raad voor maatschappelijk welzijn.

Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen van actuele aard over aangelegenheden van het OCMW. Raadsleden die een mondelinge vraag van actuele aard willen stellen, geven de raadsvoorzitter en het vast bureau kennis van het onderwerp ervan uiterlijk om 15 uur van de tweede werkdag, voorafgaand aan de dag van de raad voor maatschappelijk welzijn. Op de mondelinge vragen van actuele aard wordt indien mogelijk op de raad voor maatschappelijk welzijn zelf geantwoord of ten laatste tijdens de volgende zitting. Hetzelfde recht komt toe aan de raadsleden die geen lid zijn van een fractie.

Als er meerdere soortgelijke mondelinge vragen van actuele aard worden ingediend, kan de raadsvoorzitter aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorleggen om de vragen als actualiteitendebat op de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn bij hoogdringendheid toe te voegen. Daartoe kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de hoogdringendheid worden in de notulen vermeld.

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan het vast bureau voor te stellen een themadebat te organiseren. Het voorstel moet worden toegelicht en wordt schriftelijk overgemaakt aan de algemeen directeur en het vast bureau. Het vast bureau beslist over het voorstel en deelt het desgevallend mee aan de raadsvoorzitter om het op de agenda van de erop volgende raad voor maatschappelijk welzijn te plaatsen met dien verstande dat per zittingsjaar slechts twee themadebatten kunnen worden gehouden.

QUORUM

Art. 12.

Vooraleer aan de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld als aanwezig.

Art. 13, § 1.

De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de raad voor maatschappelijk welzijn aanwezig is.

Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de raadsvoorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Hiervan wordt melding gemaakt in de notulen.

§2.

De raad voor maatschappelijk welzijn kan echter, als deze eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.

WIJZE VAN VERGADEREN

Art. 14, §1.

De raadsvoorzitter zit de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn voor, en opent en sluit de vergaderingen.

Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de raadsvoorzitter de vergadering voor geopend.

§2.

Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet over het lokaal bestuur of in andere wetgeving. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de raadsvoorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.

§3.

De raadsvoorzitter heeft de politie van de vergadering. Dit houdt ook in dat ingeval er geen consensus is over de (ordentelijke) fysieke plaatsing van de raadsleden in het halfrond, de raadsvoorzitter autonoom (maar rekening houdende met de logica der stemvolgorde en fracties) bepaalt waar de raadsleden zullen plaats nemen in de raadzaal.

Art. 15, §1.

De raadsvoorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.

De raad voor maatschappelijk welzijn vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.

§2.

Een punt dat niet op de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

Art. 16, §1.

Nadat het agendapunt desgevallend werd toegelicht, geeft de raadsvoorzitter het woord aan elke fractie volgens een voorafgaand bepaalde beurtrol.

§2.

Indien de raad voor maatschappelijk welzijn deskundigen wenst te horen, bepaalt de raadsvoorzitter wanneer ze aan het woord komen.

De raadsvoorzitter kan aan de algemeen directeur of een door hem gemandateerde die aanwezig is op de zitting, vragen om toelichtingen te geven.

Art. 17.

Het woord kan door de raadsvoorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst :

1° om te vragen dat men niet zal besluiten;

2° om de verdaging te vragen;

3° om een punt te verwijzen naar een commissie;

4° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;

5° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;

6° om naar het reglement te verwijzen.

Art. 18.

De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd.

Art. 19.

Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.

Als een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de raadsvoorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de raadsvoorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de raadsvoorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.

Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de raadsvoorzitter.

Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.

Het uitweiden over aangelegenheden die behoren behandeld te worden tijdens de besloten zitting worden geacht in strijd te zijn met de orde van de openbare zitting.

Art. 20, §1.

De raadsvoorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering.

Van de handelingen die hij/zij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.

Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de raadsvoorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de raadsvoorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

§2.

De raadsvoorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.

De raadsvoorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.

Art. 21.

Tenzij de raadsvoorzitter uitdrukkelijk een verlenging toestaat, is de maximumspreektijd (met uitzondering van de bespreking van (budgettaire) beleidsrapporten), te starten na de toelichting door een bevoegd lid van het vast bureau:

a) bij een bespreking over een punt op de agenda

1° 5 minuten per fractie;

2° 5 minuten per raadslid die geen lid is van een fractie;

b) bij een actuele vraag: 3 minuten voor de vraagsteller, zowel bij het stellen van de vraag als bij de repliek.

c) in een thema- of actualiteitendebat

1° 10 minuten per fractie;

2° 10 minuten per raadslid die geen lid is van een fractie;

De raadsvoorzitter mag de fractie of het raadslid dat de maximumspreektijd overschrijdt het woord ontnemen.

Art. 22, §1.

Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de raadsvoorzitter aan dat hij/zij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.

Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij/zij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.

Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

§2.

Het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn moet zich focussen op een actieve, een mandaatwaardige en respectvolle deelname aan de vergadering, wat inhoudt dat het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn zich niet laat afleiden door de technologische snufjes. Dit houdt o.m. in dat tijdens de vergadering de mobiele telefoon wordt stilgezet, dat oproepen enkel in geval van overmacht worden beantwoord, dat er geen foto’s door raadsleden van anderen worden genomen en dat er geen facebook-, twitter- of andere sociale media-accounts worden bijgewerkt tijdens de zitting.

Art. 23.

Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij/zij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de raadsvoorzitter de bespreking.

WIJZE VAN STEMMEN

Art. 24, §1.

Voor elke stemming in de raad voor maatschappelijk welzijn omschrijft de raadsvoorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.

§2.

De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

Art. 25, §1.

De raad voor maatschappelijk welzijn stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.

§2.

De raad voor maatschappelijk welzijn stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.

In afwijking daarvan kan elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij/zij aanwijst in het OCMW-deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de raad voor maatschappelijk welzijn pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.

Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. Als de gemeenteraad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de gemeenteraad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.

Art. 26, §1.

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in § 3.

§2.

Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:

1° de mondelinge stemming;

2° de geheime stemming;

3° de elektronisch uitgebrachte naamstemming.

§3.

Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:

1° de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de raad voor maatschappelijk welzijn en van lid van het vast bureau;

2° het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de bestuursorganen van het OCMW en van de vertegenwoordigers van het OCMW in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3° individuele personeelszaken.

Art. 27.

De mondelinge stemming geschiedt door, elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat (met uitzondering van de raadsvoorzitter) in volgorde van de plaats in de vergaderzaal.

Art. 28.

De raadsvoorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.

Wanneer er na de stem van de raadsvoorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen (behalve in de gevallen van art. 31 van dit reglement). De stem van de raadsvoorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen.

Art. 29.

Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt een potlood ter beschikking gesteld.

De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembrief.

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de raadsvoorzitter en de jongste twee raadsleden waarvan minstens één behorende tot een partij die niet zetelt in het vast bureau. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Art. 30.

Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

Art. 31.

Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

NOTULEN EN ZITTINGSVERSLAG

Art. 32, §1.

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen.

Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij/zij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.

§2.

De zittingsverslagen van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden.

Van zodra het lokaal bestuur beschikt over een passend audio(visueel)-opnamesysteem, zal het zittingsverslag vervangen worden door een integrale audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting.

Een raadslid kan vragen om in het schriftelijk zittingsverslag (zolang dit van toepassing is) de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. Dergelijk zittingsverslag vormt geen uitgebreid verslag en geeft enkel de essentie weer van de tussenkomsten. Het raadslid dat zijn tussenkomst wil vermeld zien in het schriftelijk zittingsverslag bezorgt aan de algemeen directeur voor aanvang van de zitting, of uiterlijk de tweede werkdag volgend op de vergadering, de digitale versie van zijn tussenkomst aan de algemeen directeur.

§3.

Als de raad voor maatschappelijk welzijn een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, §2 en artikel 5 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld of opname gemaakt.

Art. 33, §1.

De notulen en het schriftelijk zittingsverslag (zolang dit van toepassing is) van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.

§2.

De notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering digitaal ter beschikking via de notuleringstoepassing.

§3.

Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het schriftelijk zittingsverslag (zolang dit van toepassing is) van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen en het schriftelijk zittingsverslag in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het schriftelijk zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de raadsvoorzitter en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de raad voor maatschappelijk welzijn bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

§4.

Zo dikwijls de raad voor maatschappelijk welzijn het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend.

Art. 34, §1.

De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en medeondertekend door de algemeen directeur overeenkomstig artikel 279 en 281 van het decreet over het lokaal bestuur.

§2.

De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

§3.

De ondertekening van akten en documenten van het OCMW kan gebeuren via elektronische handtekening overeenkomstig de bepalingen van artikel 276 van het decreet over het lokaal bestuur.

FRACTIES

Art. 35.

In de raad voor maatschappelijk welzijn wordt er niet gewerkt met fracties.

RAADSCOMMISSIE

Art. 36.

In de raad voor maatschappelijk welzijn wordt er niet gewerkt met raadscommissies.

De raad voor maatschappelijk welzijn installeert in haar schoot een deontologische commissie, zoals bepaald door het decreet van 3 februari 2023 tot wijziging van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, wat betreft de oprichting van een deontologische commissie bij de gemeenteraad en de districtsraad.

Het aantal leden van de deontologische commissie bedraagt 1 per fractie en evenveel als het aantal fracties in de gemeenteraad. Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.

Bij deze voordracht kunnen ook één plaatsvervanger aangeduid worden die het commissielid vervangt bij afwezigheid of wanneer die betrokken partij is. Een plaatsvervanger is een raadslid voorgedragen door dezelfde fractie, tenzij de fractie maar één lid telt. In dat geval kan ook een raadslid van een andere fractie voorgesteld worden. Een fractie kan tijdens de bestuursperiode steeds beslissen een ander lid aan te duiden en/of één of meer plaatsvervangers te vervangen of toe te voegen.

Gaat het om een mogelijke schending van de code door de voorzitter van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover de voorzitter vervangen conform art. 7, §5, derde lid 2° van het decreet over het lokaal bestuur door het commissielid met de hoogste rang in de raad.

Gaat het om een mogelijke schending van de code door een lid van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover het lid vervangen door de plaatsvervanger.

VERGOEDINGEN RAADSLEDEN

Art. 37, §1.

Aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, met uitzondering van de voorzitter en de leden van het vast bureau, wordt presentiegeld verleend voor de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn die niet voorafgaan aan een (‘gecombineerde’) vergadering van de gemeenteraad en waarop zij aanwezig zijn (al dan niet geheel of gedeeltelijk bijgewoond).

§2.

Het presentiegeld voor de ‘losgekoppelde’ vergaderingen vermeld in artikel 37, §1 bedraagt 54,18 euro tegen 100% (gekoppeld aan spilindex 138,01) voor de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De in dit artikel vermelde bedragen worden geïndexeerd op basis van de bepalingen van art. 9 en 18 van het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris.

Het recht om een dubbel presentiegeld toe te kennen aan de raadsvoorzitter komt toe aan de raad voor maatschappelijk welzijn.

De raadsvoorzitter ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij/zij voor minstens de helft van de agenda voorzit.

Art. 38, §1.

Leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, terugvorderen van het OCMW, voor zover studiedagen of vormingscursussen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.

De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vorming of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.

De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur.

§2.

Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.

§3.

Het OCMW sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het OCMW sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt.

INSPRAAK EN PARTICIPATIE

Art. 39. (...)

BEPALINGEN OVER HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST

Art. 40, § 1.

Er kunnen plaatsvervangers worden aangeduid die de effectieve leden van het bijzonder comité vervangen als die verhinderd zijn.

Deze plaatsvervangers moeten lid zijn van de raad voor maatschappelijk welzijn en worden aangewezen door een meerderheid van de leden van de raad die de voordracht ondertekend hebben van het effectieve lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

§ 2.

Het presentiegeld dat toegekend wordt aan de leden van het bijzonder comité (of de plaatsvervangers als die aanwezig is) bedraagt 84,81 euro tegen 100% (gekoppeld aan spilindex 138,01).

De voorzitter van het bijzonder comité ontvangt geen presentiegeld.

§ 3.

De bepalingen uit artikel 38 van dit reglement zijn overeenkomstig van toepassing op de leden van het bijzonder comité.

VERENIGING OF VENNOOTSCHAP VOOR SOCIALE DIENSTVERLENING

Art. 41, §1.

De vertegenwoordigers van de raad voor maatschappelijk welzijn in een vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening, worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in een stemronde, waarbij elk raadslid één stem krijgt. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen.

De afgevaardigde raadsleden in een vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening handelen volgens de instructies van de raad voor maatschappelijk welzijn.

§ 2.

De raad voor maatschappelijk welzijn kan in de vereniging of vennootschap voor sociale dienstverlening ook deskundigen aanduiden die geen lid zijn van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het aantal deskundigen dat geen raadslid is, kan maximaal een derde zijn van het aantal door de raad voor maatschappelijk welzijn aangewezen vertegenwoordigers.

Artikel 2

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang vanaf 21 maart 2025 en wordt bekendgemaakt conform artikel 285 DLB.

Artikel 3

Het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad van 17 juni 2021, zoals laatst gewijzigd bij raadsbeslissing van 18 januari 2024, wordt met ingang vanaf 21 maart 2025 opgeheven door dit huishoudelijk reglement.

Artikel 4

De OCMW-raad evalueert het voorliggende huishoudelijke reglement tijdens het eerste semester van 2026.

Artikel 5

Deze beslissing is onderworpen aan de toepassing van het bestuurlijk toezicht zoals blijkt uit artikels 330 e.v. van het DLB.