Feiten en context

Het huishoudelijk reglement van de raad van begin 2019 was wegens gewijzigde feitelijkheden en inzichten en (praktische) noden (zoals bvb. de corona-toestand aantoonde) toe aan grondige evaluatie. Deze beslissing komt tegemoet aan de beslissing van de raad van 21 maart 2019 tot evaluatie van de oorspronkelijke versie van het reglement.

Deze nieuwe en grondig herwerkte versie van het huishoudelijk reglement werd voorbereid in een werkgroep bestaande uit de voorzitter van de raad, de fractieleiders en de administratie, die diverse malen vergaderde over deze aangelegenheid in de door de corona-toestand uitgelopen periode van augustus 2019 tot en met februari 2021.

Juridische gronden

•         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017

•         Raadsbeslissing van 21 maart 2019 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad

•         Raadsbeslissing van 17 september 2020 tot aanpassing van het huishoudelijk reglement

Adviezen

Geen adviezen.

Argumentatie

Artikel 38 van het DLB bepaalt:

"De gemeenteraad stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:

1° de vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend, het bedrag van het presentiegeld en de nadere regels voor de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van gemeenteraadslid of lid van het college van burgemeester en schepenen;

2° de wijze van verzending van de oproeping en de terbeschikkingstelling van het dossier aan de gemeenteraadsleden, alsook de wijze waarop de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden, aan de raadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen verstrekken over die stukken;

3° de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar worden gemaakt;

4° de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift voor gemeenteraadsleden en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert;

5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen;

6° de wijze van notulering en de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ter beschikking worden gesteld van de gemeenteraadsleden;

7° de nadere regels voor de samenstelling en de werking van de commissies en de fracties;

8° de wijze waarop en de persoon door wie de stukken van de gemeente, vermeld in artikel 279, worden ondertekend;

9° de nadere voorwaarden waaronder het recht om verzoekschriften in te dienen, wordt uitgeoefend, en de wijze waarop de verzoekschriften worden behandeld;

10° de wijze van het ter kennis brengen van de beslissingen, vermeld in artikel 50, vijfde lid.

De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen."

Het huishoudelijk reglement van de raad van begin 2019 was wegens gewijzigde feitelijkheden en inzichten en (praktische) noden (zoals bvb. de corona-toestand aantoonde) toe aan grondige evaluatie.

De wijzigingen betreffen een aantal technische, terminologische en praktische aanpassingen (o.m. inschrijving digitale en hybride zittingen, bijlagen besloten zittingen, stroomlijning/timing tussenkomsten, systematiek schriftelijke, mondelinge, dringende actualiteitsvragen, inspraakbijlage burgerparticipatie).

Deze beslissing komt tegemoet aan de beslissing van de raad van 21 maart 2019 tot evaluatie van de oorspronkelijke versie van het reglement.

Deze nieuwe en grondig herwerkte versie van het huishoudelijk reglement werd voorbereid in een werkgroep bestaande uit de voorzitter van de raad, de fractieleiders en de administratie, die diverse malen vergaderde over deze aangelegenheid in de door de corona-toestand uitgelopen periode van augustus 2019 tot en met februari 2021.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Tekst met aanduiding verschillen

Besluit:

eenparig aangenomen.
Artikel 1

De gemeenteraad stelt met toepassing van artikel 38 van het DLB de aangepaste versie van haar huishoudelijk reglement vast, luidende als volgt:

Huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad van Tielt-Winge (versie 17.06.2021)

BIJEENROEPING

Art. 1, §1.

De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.

De gemeenteraad vergadert in de regel één keer per maand, behalve in juli en augustus.

De vergaderingen gaan door op de derde donderdag van de maand om 19.30 u in de raadzaal van het gemeentehuis. Indien deze donderdag samenvalt met een wettelijke feestdag, vergadert de raad op de daarop volgende donderdag.

De gemeenteraad kan afwijken van deze vergaderdata bij expliciete, voorafgaande beslissing.

De raadsvoorzitter kan, zo bijzondere omstandigheden daartoe noodzaken, de gemeenteraad samen roepen op een andere locatie die deel uitmaakt van de infrastructuur van het lokaal bestuur.

Met behoud van de toepassing van artikel 134, §1 en artikel 135 van de Nieuwe Gemeentewet, kan de raadsvoorzitter eveneens, zo bijzondere omstandigheden daartoe noodzaken, de gemeenteraad samen roepen met de mogelijkheid om digitaal (audiovisueel) deel te nemen aan het overleg, al dan niet in combinatie met een fysieke bijeenkomst van (een deel van) de raadsleden. De raadsvoorzitter kan de stemming digitaal laten verlopen. De raadsleden die digitaal deelnemen, moeten via het digitaal platform op een gelijkwaardige manier als de raadsleden die fysiek aanwezig zijn, mee kunnen debatteren, beraadslagen en stemmen.

§2.

De raadsvoorzitter beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

De raadsvoorzitter kan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de raadsvoorzitter voor beide raden duidelijk onderscheiden agenda’s op.

In functie van noodwendigheden kan de raad voor maatschappelijk welzijn de gemeenteraad ook voorafgaan.

§3.

De oproeping wordt op digitale en beveiligde wijze verzonden. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden digitaal ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing.

§4. 

De raadsvoorzitter moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:

1° een derde van de zittinghebbende leden;

2° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus;

3° het college van burgemeester en schepenen;

4° de burgemeester als het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester.

In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de raadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de raadsvoorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen.

De raadsvoorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda.

Art. 2, §1.

De oproeping (of gezamenlijke oproeping) wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de gemeenteraadsleden.

In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.

§2. 

De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.

Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Art. 3, §1.

Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de gemeenteraad toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de raadsvoorzitter. Noch een lid van het college van burgemeester en schepenen, noch het college als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.

§2.

De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de raadsvoorzitter onmiddellijk mee aan de gemeenteraadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.

OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING

Art. 4, §1.

De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar.

§2.

De vergadering is niet openbaar als:

1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de raadsvoorzitter de behandeling in besloten vergadering;

2° de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

De vergaderingen over de beleidsrapporten (het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.

Art. 5.

De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.

Bij een gezamenlijke oproeping opent de raadsvoorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij hij/zij de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van het openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de raadsvoorzitter de raad voor maatschappelijk welzijn waarna de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn volledig afgewerkt wordt. Na het sluiten van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, opent de raadsvoorzitter het besloten deel van de gemeenteraad.

Als tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de gemeenteraad, enkel met dit doel, worden onderbroken.

Als tijdens de besloten vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.

Art. 6.

De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK 

Art. 7.

Plaats, dag en uur van de gemeenteraadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de webstek van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.

Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat deze is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat deze is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

Art. 8.

De beslissingen van de gemeenteraad worden door de burgemeester bekendgemaakt op de webstek van de gemeente zoals bepaald in art. 285 tot 287 van het decreet over het lokaal bestuur.

Art. 9, §1.

De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden digitaal ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing. De dossiers liggen eveneens tijdens de kantooruren (en na afspraak met de bevoegde dienst) ter inzage van de raadsleden bij de bevoegde dienst.

In afwijking van vorig lid worden de dossiers en bijlagen bij de agendapunten van een besloten zitting niet verspreid en niet ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing. Ze blijven wel ter inzage van de raadsleden bij de algemeen directeur (of de door hem aangeduide dienst) en kunnen daar - na afspraak -  geraadpleegd worden.

§2.

Elk ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening, worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd.

Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld.

Deze stukken worden digitaal ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing. De dossiers liggen eveneens tijdens de kantooruren (en na afspraak met de financiële dienst) ter inzage van de raadsleden op de financiële dienst.

§3.

Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de gemeenteraad.

Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.

De raadsleden richten hun verzoek mondeling of schriftelijk aan de algemeen directeur.

Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen.

Art. 10, §1.

De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen.

§2.

De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Deze worden digitaal ter beschikking gesteld via de notuleringstoepassing. De raadsleden worden hiervan per email op de hoogte gebracht.

§3.

De briefwisseling gericht aan de raadsvoorzitter en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden. Verzoekschriften aan de gemeenteraad worden behandeld overeenkomstig artikel A1 van de bijlage aan dit reglement (o.a. verzoekschriften worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen).

§4.

Alle andere documenten en dossiers dan die bedoeld in art. 9 en art. 10, §2 tot §3, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, kunnen door de raadsleden ter plaatse geraadpleegd worden tijdens de kantooruren mits voorafgaande vraag aan de algemeen directeur.

Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan de algemeen directeur schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.

Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien.

§5.

De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.

De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via voorafgaande schriftelijke vraag (inclusief e-mail) aan de algemeen directeur.

§6.

De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken.

Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur.

Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.

Art. 11.

De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge vragen van actuele aard, vragen om uitleg alsook schriftelijke vragen te stellen.

Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord, behoudens gevallen van overmacht.

Raadsleden die een vraag om uitleg willen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, bezorgen hun toegelichte vraag om uitleg uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering schriftelijk aan de algemeen directeur, die de vragen bezorgt aan de raadsvoorzitter en het college van burgemeester en schepenen. Vragen om uitleg worden vooraan op de agenda van de gemeenteraad geplaatst. Vragen om uitleg over hetzelfde onderwerp worden samengevoegd. Vragen om uitleg over een aangelegenheid van bovenlokaal belang zijn onontvankelijk.

Vragen om uitleg over onderwerpen die voorkomen op de agenda van de gemeenteraad kunnen niet afzonderlijk worden geagendeerd als mondelinge vraag. Deze vragen kunnen worden gesteld tijdens de bespreking van het punt in de gemeenteraad.

Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de gemeenteraad kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen van actuele aard over gemeentelijke aangelegenheden. Raadsleden die een mondelinge vraag van actuele aard willen stellen, geven de raadsvoorzitter en het college van burgemeester en schepenen kennis van het onderwerp ervan uiterlijk om 15 uur van de tweede werkdag, voorafgaand aan de dag van de gemeenteraad. Op de mondelinge vragen van actuele aard wordt indien mogelijk op de gemeenteraad zelf geantwoord of ten laatste tijdens de volgende zitting. Hetzelfde recht komt toe aan de raadsleden die geen lid zijn van een fractie.

Als er meerdere soortgelijke mondelinge vragen van actuele aard worden ingediend, kan de raadsvoorzitter aan de gemeenteraad voorleggen om de vragen als actualiteitendebat op de agenda van de gemeenteraad bij hoogdringendheid toe te voegen. Daartoe kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de hoogdringendheid worden in de notulen vermeld.

De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen voor te stellen een themadebat te organiseren. Het voorstel moet worden toegelicht en wordt schriftelijk overgemaakt aan de algemeen directeur en het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen beslist over het voorstel en deelt het desgevallend mee aan de raadsvoorzitter om het op de agenda van de erop volgende gemeenteraad te plaatsen met dien verstande dat per zittingsjaar slechts twee themadebatten kunnen worden gehouden. 

QUORUM

Art. 12.

Vooraleer aan de vergadering van de gemeenteraad deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld als aanwezig.

Art. 13, §1.

De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de gemeenteraad aanwezig is.

Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de raadsvoorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Hiervan wordt melding gemaakt in de notulen.

§2.

De gemeenteraad kan echter, als deze eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet over het lokaal bestuur overgenomen.

WIJZE VAN VERGADEREN

Art. 14, §1.

De raadsvoorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen.

Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de raadsvoorzitter de vergadering voor geopend.

§2.

Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet over het lokaal bestuur of in andere wetgeving. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de raadsvoorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.

Art. 15, §1.

De raadsvoorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.

De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.

§2.

Een punt dat niet op de agenda van de gemeenteraad voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

Art. 16, §1.

Nadat het agendapunt desgevallend werd toegelicht, geeft de raadsvoorzitter het woord aan elke fractie volgens een voorafgaand bepaalde beurtrol.

§2.

Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen, bepaalt de raadsvoorzitter wanneer ze aan het woord komen.

De raadsvoorzitter kan aan de algemeen directeur of een door hem gemandateerde die aanwezig is op de zitting, vragen om toelichtingen te geven.

Art. 17.

Het woord kan door de raadsvoorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst :

1° om te vragen dat men niet zal besluiten;

2° om de verdaging te vragen;

3° om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie;

4° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;

5° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;

6° om naar het reglement te verwijzen.

Art. 18.

De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd.

Art. 19.

Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.

Als een gemeenteraadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de raadsvoorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de raadsvoorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de raadsvoorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.

Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de raadsvoorzitter.

Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.

Het uitweiden over aangelegenheden die behoren behandeld te worden tijdens de besloten zitting worden geacht in strijd te zijn met de orde van de openbare zitting.

Art. 20, §1.

De raadsvoorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering.

Van de handelingen die hij/zij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.

Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de raadsvoorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de raadsvoorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

§2.

De raadsvoorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.

De raadsvoorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.

Art. 21.

Tenzij de raadsvoorzitter uitdrukkelijk een verlenging toestaat, is de maximumspreektijd, te starten na de toelichting door bevoegd schepen of burgemeester:

a) bij een bespreking over een punt op de agenda

1° 10 minuten per fractie;

2° 10 minuten per raadslid die geen lid is van een fractie;

b) bij een actuele vraag: 3 minuten voor de vraagsteller, zowel bij het stellen van de vraag als bij de repliek.

c) in een thema- of actualiteitendebat

1° 10 minuten per fractie;

2° 10 minuten per raadslid die geen lid is van een fractie;

De raadsvoorzitter mag de fractie of het raadslid dat de maximumspreektijd overschrijdt het woord ontnemen.

Art. 22, §1.

Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de raadsvoorzitter aan dat hij/zij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.

Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij/zij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.

Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

§2.

Het gemeenteraadslid moet zich focussen op een actieve, een mandaatwaardige en respectvolle deelname aan de vergadering, wat inhoudt dat het gemeenteraadslid zich niet laat afleiden door de technologische snufjes. Dit houdt o.m. in dat tijdens de vergadering de mobiele telefoon wordt stilgezet, dat oproepen enkel in geval van overmacht worden beantwoord, dat er geen foto’s door raadsleden van anderen worden genomen en dat er geen facebook-, twitter- of andere sociale media-accounts worden bijgewerkt tijdens de zitting.

Art. 23.

Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij/zij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de raadsvoorzitter de bespreking.

WIJZE VAN STEMMEN

Art. 24, §1.

Voor elke stemming in de gemeenteraad omschrijft de raadsvoorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.

§2.

De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

Art. 25, §1.

De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.

Nadat zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.

§2.

De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.

In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij/zij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport.  In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.

Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad. Als de raad voor maatschappelijk welzijn voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de raad voor maatschappelijk welzijn het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.

Art. 26, §1.

De leden van de gemeenteraad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in § 3.

§2.

Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:

1° de mondelinge stemming;

2° de geheime stemming;

3° de elektronisch uitgebrachte naamstemming.

§3.

Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:

1° de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;

2° het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3° individuele personeelszaken.

Art. 27.

De mondelinge stemming geschiedt door, elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat (met uitzondering van de raadsvoorzitter) in volgorde van de plaats in de vergaderzaal.

Art. 28.

De raadsvoorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.

Wanneer er na de stem van de raadsvoorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen (behalve in de gevallen van art. 31 van dit reglement). De stem van de raadsvoorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen.

Art. 29.

Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt een potlood ter beschikking gesteld.

De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembrief.

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de raadsvoorzitter en de jongste twee raadsleden waarvan minstens één behorende tot een partij die niet zetelt in het college. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Art. 30.

Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

Art. 31.

Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

NOTULEN EN ZITTINGSVERSLAG

Art. 32, §1.

De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.

Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij/zij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. 

§2.

De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden.

Van zodra het lokaal bestuur beschikt over een passend audio(visueel)-opnamesysteem, zal het zittingsverslag vervangen worden door een integrale audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting.

Een raadslid kan vragen om in het schriftelijk zittingsverslag (zolang dit van toepassing is) de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. Dergelijk zittingsverslag vormt geen uitgebreid verslag en geeft enkel de essentie weer van de tussenkomsten. Het raadslid dat zijn tussenkomst wil vermeld zien in het schriftelijk zittingsverslag bezorgt aan de algemeen directeur voor aanvang van de zitting, of uiterlijk de tweede werkdag volgend op de vergadering, de digitale versie van zijn tussenkomst aan de algemeen directeur.

§3.

Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, §2 en artikel 5 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld of opname gemaakt.

Art. 33, §1.

De notulen en het schriftelijk zittingsverslag (zolang dit van toepassing is) van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.

§2.

De notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering digitaal ter beschikking via de notuleringstoepassing.

§3.

Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het schriftelijk zittingsverslag (zolang dit van toepassing is) van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het schriftelijk zittingsverslag in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen en het schriftelijk zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de raadsvoorzitter en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

§4.

Zo dikwijls de gemeenteraad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend.

Art. 34, §1.

De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur overeenkomstig artikel 279 en 281 van het decreet over het lokaal bestuur.

§2.

De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

§3.

De ondertekening van akten en documenten van de gemeente kan gebeuren via elektronische handtekening overeenkomstig de bepalingen van artikel 276 van het decreet over het lokaal bestuur.

FRACTIES

Art. 35, §1.

Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie.

De gemeenteraad kan autonoom beslissen over de materiële en logistieke ondersteuning van de in de gemeenteraad zetelende fracties. De gemeenteraad gelast het college van burgemeester en schepenen met de praktische uitwerking van deze fractieondersteuning.

§2.

Het gemeenteraadslid dat zijn oorspronkelijke fractie wil verlaten, deelt dit schriftelijk mee aan de raadsvoorzitter. De gemeenteraad neemt hiervan kennis in de eerstvolgende vergadering.

RAADSCOMMISSIE

Art. 36.

Door de gemeenteraad kan steeds, naar gelang de noden, beslist worden om ad hoc en tijdelijk een bijzondere gemeenteraadscommissie te installeren voor een bepaalde opdracht of ‘project’ (bv. als deontologische commissie).

VERGOEDINGEN RAADSLEDEN

Art. 37, §1.

Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor de vergaderingen van de gemeenteraad (al dan niet geheel of gedeeltelijk bijgewoond) waarop zij aanwezig zijn.

§2.

Het presentiegeld bedraagt 180 euro voor de vergaderingen van de gemeenteraad.

Het recht om een dubbel presentiegeld toe te kennen aan de raadsvoorzitter komt toe aan de gemeenteraad.

De raadsvoorzitter kan een dubbel presentiegeld ontvangen voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij/zij voorzit.

Art. 38, §1.

Gemeenteraadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover studiedagen of vormingscursussen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.

De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vorming of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.

De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur.

§2.

Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.

§3.

De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden. De gemeente sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt.

INSPRAAK EN PARTICIPATIE

Art. 39.

Overeenkomstig artikel 304 van het decreet over het lokaal bestuur voert de gemeenteraad een beleid op het vlak van betrokkenheid en inspraak van de burger of de doelgroep met inbegrip van een regeling over het recht van de inwoner om voorstellen en vragen op de agenda van de gemeenteraad te zetten. De nadere voorwaarden van dit beleid worden opgenomen als bijlage bij dit huishoudelijk reglement en maken er integraal deel van uit. 

Bijlage aan het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad

Beleid inzake inspraak en participatie van de burger

A.  Inspraak, voorstellen van burgers en verzoekschriften aan de organen van het lokaal bestuur

Artikel 1. Indienen van een verzoekschrift bij de organen van het lokaal bestuur

§1. De gemeenteraad voert een beleid op het vlak van de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen, met inbegrip van een regeling over het recht om verzoekschriften in te dienen bij de organen van het lokaal bestuur.

§2. Iedereen heeft het recht om verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk in te dienen.

§3. De verzoekschriften worden aan het college van burgemeester en schepenen gericht.

§4. Het verzoekschrift wordt per aangetekende brief en/of tegen ontvangstbewijs ingediend met een formulier, dat het lokaal bestuur ter beschikking stelt.

§5. Uit de tekst van het verzoekschrift moet het voorstel en/of de vraag duidelijk blijken en over welk orgaan het handelt. De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, de algemeen directeur en de financieel directeur.

§6. Verzoekschriften die over een onderwerp handelen die niet tot de bevoegdheid van het lokaal bestuur Tielt-Winge behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt bovendien niet als verzoekschrift beschouwd als:

1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;

2° het een loutere mening is en geen concreet verzoek;

3° als de vraag anoniem, zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;

4° het taalgebruik beledigend is.

5° het informatieve stukken van zuiver commercieel van aard zijn.

§7. Het college van burgemeester en schepenen doet deze beoordeling. Het college kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

Artikel 2. Behandeling van een verzoekschrift ingediend bij een orgaan van het lokaal bestuur

§1. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.

§2. Het betrokken orgaan verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

Artikel 3. Indienen van een voorstel of een vraag op de agenda van de gemeenteraad

§1. De gemeenteraad voert een beleid op het vlak van de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen, met inbegrip van een regeling over het recht van de inwoners om voorstellen en vragen op de agenda van de gemeenteraad te zetten.

§2. Iedere inwoner heeft het recht om voorstellen of vragen, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk in te dienen.

§3. De voorstellen of vragen moeten worden gesteund door ten minste 2% van het aantal inwoners ouder dan 16 jaar.

§4. De voorstellen of vragen worden aan het college van burgemeester en schepenen gericht. Uit de tekst moet het voorstel en/of de vraag duidelijk blijken.

§5. De voorstellen of vragen worden per aangetekende brief en/of tegen ontvangstbewijs ingediend met een formulier, dat het lokaal bestuur ter beschikking stelt.

§6. Een voorstel of een vraag die over een onderwerp handelt die niet tot de bevoegdheid van het lokaal bestuur Tielt-Winge behoort, is onontvankelijk. Een voorstel of vraag wordt bovendien als onontvankelijk beschouwd als:

1° het voorstel of de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;

2° het een loutere mening is en geen concreet voorstel of vraag;

3° als het voorstel of de vraag anoniem, zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;

4° het taalgebruik beledigend is.

5° het informatieve stukken van zuiver commercieel van aard zijn.

Het college van burgemeester en schepenen doet deze beoordeling. Het college van burgemeester en schepenen kan de indiener om een nieuw geformuleerd voorstel of vraag verzoeken dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

§7. Is het voorstel of de vraag ontvankelijk bevonden, dan plaatst het college van burgemeester en schepenen het ontvankelijk verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad, indien het minstens 20 dagen voor de vergadering werd ontvangen.

Het verzoekschrift wordt behandeld als laatste agendapunt van openbare zitting, tenzij de gemeenteraad op grond van wettelijke redenen (bijvoorbeeld de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) anders beslist.

§8. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar een orgaan verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken tegen de eerstvolgende gemeenteraad.

Artikel 4.  De organisatie van raden en overlegstructuren

§1. De gemeenteraad voert een beleid op het vlak van de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen, met inbegrip van een regeling over de organisatie van raden en overlegstructuren.

§2. Onder voorbehoud van de wettelijke en decretale bepalingen die op dit gebied gelden, kan alleen de gemeenteraad overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het lokaal bestuur te adviseren.

Ten hoogste twee derde van de leden van de raden en de overlegstructuren, vermeld in het eerste lid, is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.

Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raden en de overlegstructuren, vermeld in het eerste lid.

Artikel 5. Andere initiatieven nemen om de inspraak van de burgers te bevorderen

§1. De gemeenteraad kan ook andere initiatieven nemen om de inspraak van de burgers te bevorderen.

§2. De gemeenteraad bepaalt bij reglement de wijze waarop concreet vorm gegeven wordt aan deze inspraak.

§3. Het college van burgemeester en schepenen kan, onder de voorwaarden die de gemeenteraad vaststelt, het beheer van budgetten voor de realisatie van bepaalde acties of projecten toevertrouwen aan wijkcomités en burgerinitiatieven. Het decreet over het lokaal bestuur regelt alle modaliteiten in titel 6 over participatie van de burger, hoofdstuk 2 over inspraak, voorstellen van burgers en verzoekschriften aan de organen van het lokaal bestuur.

B. Gemeentelijke volksraadpleging

§1. De gemeenteraad kan beslissen om de inwoners te raadplegen over de aangelegenheden van gemeentelijk belang, waarmee wordt beoogd om bij te dragen aan de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied.

§2. De gemeenteraad organiseert een volksraadpleging als de inwoners van de gemeente daartoe een verzoek hebben ingediend.

Het initiatief dat uitgaat van de inwoners moet worden gesteund door ten minste 20% van de inwoners in gemeenten met minder dan 15.000 inwoners.

§3. Het decreet over het lokaal bestuur regelt alle modaliteiten in titel 6 over participatie van de burger, hoofdstuk 3 over de gemeentelijke volksraadpleging.

C. Klachtenbehandeling

De gemeenteraad stelt bij afzonderlijk reglement het systeem voor klachtenbehandeling vast.

Artikel 2

Dit besluit wordt bekend gemaakt overeenkomstig artikel 285 en volgende van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en treedt in werking volgens artikel 288 van het decreet over het lokaal bestuur.

De huishoudelijk reglement, zoals vastgesteld bij raadsbeslissing van 21 maart 2019, en zoals aangepast op 17 september 2020, wordt opgeheven door deze beslissing op datum van inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 3

Deze beslissing is onderworpen aan de toepassing van het bestuurlijk toezicht zoals blijkt uit artikels 330 en volgende van het decreet over het lokaal bestuur.