Feiten en context

Het reglement dagelijks personeelsbeheer is een belangrijk document binnen het lokaal bestuur, waarin geregeld wordt welke personeelsbeslissingen op het niveau van dagelijks bestuur genomen mogen worden zonder tussenkomst van het hogere bestuursniveau. Het reglement "dagelijks personeelsbeheer" werd de laatste keer vastgesteld op de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 juni 2019 waarbij de juridische en praktische gronden werden bepaald en dit in lijn met de regelgeving of besluiten van de raad van maatschappelijk welzijn of het vast bureau.

Het past dat dit organisatiereglement bij aanvang van de nieuwe beleidsperiode opnieuw wordt geactualiseerd en vastgesteld door de raad.

Juridische gronden

●         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●         Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 houdende de vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen.

●         Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

●         De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 mei 2025 houdende de rechtspositieregeling voor de personeelsleden van het lokaal bestuur Tielt-Winge.

●         De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 november 2021 houdende het gezamenlijk organogram voor het lokaal bestuur Tielt-Winge.

●         Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 juni 2019 over de vaststelling van het begrip 'dagelijks personeelsbeheer'.

●         Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 juni 2019 over de goedkeuring van de beheersovereenkomst inzake personeel betreffende gemeenschappelijke diensten voor gemeente en OCMW.

Adviezen

Geen adviezen.

Argumentatie

Het reglement dagelijks personeelsbeheer is van groot belang voor een efficiënt, flexibel en juridisch solide personeelsbeheer binnen het lokaal bestuur. Het verhoogt de snelheid van besluitvorming, stimuleert verantwoordelijkheid op lagere niveaus, bevordert een cultuur van transparantie en zorgt ervoor dat de organisatie snel kan reageren op dynamische situaties. Dit is essentieel voor een optimaal functionerend lokaal bestuur dat in staat is om met de uitdagingen van de dagelijkse praktijk om te gaan.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Dagelijks personeelsbeheer overzicht 2025

Besluit:

eenparig aangenomen.
Artikel 1

Krachtens artikel 170 van het DLB is de algemeen directeur principieel bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. Hij geniet de volheid van taken inzake het dagelijks personeelsbeheer.

Artikel 2

§1. Dit reglement ‘dagelijks personeelsbeheer’ is van toepassing op alle personeelsleden tewerkgesteld bij OCMW Tielt-Winge en alle personeelsleden die worden ingezet via de beheersovereenkomst.

§2. Elk personeelslid is onderworpen aan een systeem van de tijdsregistratie volgens de bepalingen van de rechtspositieregeling en bijlagen.

§3. De afwezigheid van de algemeen directeur en financieel directeur wordt vooraf  voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen en wordt door de personeelsdienst tevens bijgehouden in het tijdsregistratiesysteem. Deze bepaling doet voor het overige geen afbreuk aan de verdere toepasselijkheid van de rechtspositieregeling met bijlagen op de decretale graden.

Artikel 3

§1. Dagelijks personeelsbeheer omvat allerlei aspecten inzake personeelsbeheer, namelijk:

●         Beslissen over aanvragen voor verlof en omstandigheidsverlof 

●      Beslissen over de toekenning en recuperatie meeruren/overuren

●      Beslissen over beroepsloopbaanonderbreking of -vermindering, toekenning Vlaams zorgkrediet alsook toekenning federale thematische verloven van loopbaanonderbreking

●      Beslissen over andere tijdelijke loopbaanmaatregelen of verloven, toekenning deeltijdse prestatie wegens ziekte, toekenning opvang- en adoptieverlof, toekenning onbetaald verlof en toekenning verlof voor opdracht

●      Beslissen over de toekenning van alle vormen van dienstvrijstelling

●      Vastleggen van vakantieperiodes en feestdagen

●      Vaststelling onwettige afwezigheid (inhouding wedde)

●      Beslissen over het toewijzen van de tewerkstellingsplaats, interne dienstaanwijzing tijdelijke en definitieve herplaatsingen, interne en externe personeelsmobiliteit in toepassing van de rechtspositieregeling

●      Regeling van invulling van taken (o.m. inzake permanentie van de diensten), vanzelfsprekend onder voorbehoud van het arbeidsreglement

●      Vaststelling en wijziging individuele uurroosters na afstemming met de personeelsdienst

●      Beslissen over stageaanvragen/aanvragen voor vrijwilligerswerk

●      Vaststellen van de individuele wedden alsook de beslissing over de overname van anciënniteiten en doorschakeling functionele loopbaan (inclusief de overname van de relevante beroepservaring uit de privésector of als zelfstandige binnen de grenzen inzake meerekenbaarheid van anciënniteiten overeenkomstig de rechtspositieregeling)

●      Beslissen over individuele toepassingen van de bepalingen met betrekking tot evaluatie

●      De evaluatieprocedure intern organiseren; aanduiding van de evaluatoren met uitzondering van decretale graden

●      Individuele opvolging van de evaluatie (inclusief opleggen van remediëringsmaatregelen bij ongunstige evaluatie)

●      Beslissen over werkbezoeken, werkgroepen, vergaderingen extern aan het lokaal bestuur

●      Beslissen over deelname aan externe selectiecommissies en optreden als spreker

●      Beslissen over individuele toepassingen van de bepalingen m.b.t. zending, dienstverlating en dienstreizen

●      Beslissen over de tegemoetkoming in de vervoersonkosten en andere onkostenvergoedingen

●      Beslissen over vorming

●      Alle bepalingen die rechtstreeks voortvloeien uit en toegewezen zijn aan het hoofd van het personeel door de rechtspositieregeling

§2. Onder het aspect ‘beslissen over vorming’ wordt verstaan:

●         beslissen over aanvragen voor workshops, infosessies, studiedagen en cursussen extern aan het lokaal bestuur, tot 10.000 EUR (exclusief btw) met inbegrip van terugbetaling onkosten, dienstvrijstelling, …

●      concrete invulling van het recht en de plicht op vorming, onder voorbehoud van de rechtspositieregeling

●      beslissen over aanvragen rijbewijzen en betaling kosten

Artikel 4

§1. De algemeen directeur delegeert aan de afdelingshoofden, de financieel directeur en directeur burgerzaken en welzijn en/of aan de diensthoofden, de bevoegdheden dagelijks personeelsbeheer voor de personeelsleden die onder hun hiërarchische bevoegdheid vallen, zoals aangeduid in onderstaande tabel.

De algemeen directeur of het gesubdelegeerd personeelslid inzake het dagelijks personeelsbeheer zal via de personeelsdienst omtrent dit dagelijks personeelsbeheer rapporteren aan het college voor de beslissingen die in de tabel hieronder vallen onder de rapportageverplichting.

Andere beslissingen worden door het gesubdelegeerde personeelslid aan de leidinggevende gerapporteerd.

§2. Met het oog op een uniforme en gecoördineerde toepassing en afstemming van facultatieve regimes van loopbaanonderbreking/-vermindering en andere tijdelijke loopbaanmaatregelen door de afdelingshoofden kan voorafgaand aan de beslissing overleg gepleegd worden in het managementteam.

§3. Indien een personeelslid op basis van het gezamenlijk organogram en/of de beheersovereenkomst twee (of meer) leidinggevenden heeft, zullen deze leidinggevenden onderling de nodige afspraken maken over de toewijzing (of verdeling) van in §1. gedelegeerde bevoegdheden. Deze afspraken worden gecommuniceerd aan de algemeen directeur, de personeelsdienst en het betrokken personeelslid.

Artikel 5

Dagelijks personeelsbeheer omvat niet (niet-limitatieve opsomming): vaststellen van de rechtspositieregeling en het organogram, tuchtprocedures, aanstelling (adjunct) algemeen/financieel directeur, vervangingsregeling algemeen/financieel directeur op basis van artikel 166 DLB, terbeschikkingstelling personeel, dading met betrekking tot personeelszaken en de bepaling van het begrip dagelijks personeelsbeheer.

Artikel 6

De afdelingshoofden, respectievelijk de diensthoofden, dienen zelf voor elk van de aspecten van het dagelijks personeelsbeheer de toestemming van hun eigen leidinggevende te vragen.

Artikel 7

Dit reglement stelt de algemeen directeur (of het gesubdelegeerd personeelslid inzake het dagelijks personeelsbeheer) niet vrij van de toepassing der geldende wetgeving, als daar o.a. zijn de wet op de uitdrukkelijke motivering van individuele bestuurshandelingen, de wet op het syndicale statuut, en de lokale rechtspositieregeling en arbeidsreglement.

Artikel 8

De volheid van taken inzake dagelijks personeelsbeheer, zoals omschreven in deze beslissing, worden bij verhindering of afwezigheid van de algemeen directeur uitgeoefend door de aangeduide vervanger op het moment van afwezigheid conform de modaliteiten bepaald in deze beslissing.

Artikel 9

Latere wijzigingen qua subdelegaties van het dagelijks personeelsbeheer behoren decretaal tot de bevoegdheid van de algemeen directeur. Ze zullen ter kennis worden gebracht van gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.

Artikel 10

Dit besluit wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 285 e.v. van het DLB. Dit besluit treedt in werking vanaf 1 september 2025.

Artikel 11

Dit besluit is onderworpen aan de toepassingen van het bestuurlijk toezicht overeenkomstig artikels 330 e.v. van het DLB.