Raf Alaerts Germaine Willems Frederik Vranken Gert Van denstorme Fons Lemmens Tamara Vande Reyde Annelore Wuyts Kris Cornelissen Gunther Clinckx Gerry Caluwaerts Kurt Yskout Jo Smekens Rudi Beeken Yvette Duerinckx Agnes Van de Gaer Manuela Vervoort Marleen De Vry Jan Loddewykx Tom Werner Raf Alaerts Germaine Willems Frederik Vranken Gert Van denstorme Fons Lemmens Tamara Vande Reyde Annelore Wuyts Kris Cornelissen Gunther Clinckx Gerry Caluwaerts Jo Smekens Rudi Beeken Yvette Duerinckx Agnes Van de Gaer Manuela Vervoort Marleen De Vry Jan Loddewykx Tom Werner Yvette Duerinckx Gert Van denstorme Raf Alaerts Tamara Vande Reyde Jan Loddewykx Gerry Caluwaerts Frederik Vranken Agnes Van de Gaer Germaine Willems Tom Werner Jo Smekens Fons Lemmens Rudi Beeken Gunther Clinckx Annelore Wuyts Kris Cornelissen Manuela Vervoort Marleen De Vry aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Raad voor maatschappelijk welzijn 17 maart 2022
Goedkeuring notulen vorige raad voor maatschappelijk welzijn
Conform met het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 juni 2021 keurt de raad de notulen van de zitting van 17 februari 2022 goed.
Bijlagen
● Ontwerpnotulen RMW van 17 februari 2022 (via Meeting.mobile).
● Audioverslag RMW van 17 februari 2022.
● Index audioverslag RMW van 17 februari 2022.
● Agenda RMW van 17 maart 2022.
" "
Raad voor maatschappelijk welzijn 17 maart 2022
Kennisneming jaarverslag informatieveiligheid 2021 en veiligheidsplan 2022
Motivering
Feiten en context
Wendi Goethuys, externe functionaris gegevensbescherming (DPO) VERA voor het lokaal bestuur Tielt-Winge, heeft het veiligheidsplan 2022 en het jaarverslag 2021 toegestuurd.
Dit punt werd verdaagd op de vergadering van 17 februari 2022.
Juridische gronden
● Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
● Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
● Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2018 betreffende de functionarissen voor gegevensbescherming.
● De beslissing van het vast bureau van 11 januari 2022 betreffende het jaarverslag informatieveiligheid 2021 en veiligheidsplan 2022.
Adviezen
Positief advies van de functionaris voor de gegevensbescherming van het lokaal bestuur Tielt-Winge, Wendi Goethuys en het vast bureau.
Argumentatie
Het lokaal bestuur Tielt-Winge volgt een traject in het kader van informatieveiligheid en dit aangeboden door VERA.
Er dient elk jaar, conform het besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2018, een jaarverslag inzake informatieveiligheid opgesteld te worden door de aangestelde functionaris gegevensbescherming met een beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden en werkpunten van het meerjarige informatieveiligheidsplan.
Zowel 2020 als 2021 stonden vooral in het kader van de Covid-19 pandemie. Er werden hiervoor verschillende adviezen uitgewerkt zowel als officiële raad, als informele aanwijzingen per e-mail en daarnaast werden ook de nodige protocollen en verwerkersovereenkomsten opgesteld.
Het betaamt dat de raad om redenen van transparantie formeel in kennis wordt gesteld van dit rapport.
Dit punt werd verdaagd op de raad van 17 februari 2022 en wordt hernomen met de correcte, meest recente gekoppelde bijlagen.
Financiële gevolgen
Er zijn geen financiële gevolgen.
Bijlagen
● Jaarverslag informatieveiligheid 2021 voor Lokaal bestuur Tielt-Winge
● Veiligheidsplan 2022
Besluit:
De raad van maatschappelijk welzijn gaat over tot kennisneming van het jaarverslag informatieveiligheid 2021 van het lokaal bestuur Tielt-Winge en het veiligheidsplan 2022 als bijlage." "
Jaarverslag informatieveiligheid 2021 en veiligheidsplan 2022
Raad voor maatschappelijk welzijn 17 maart 2022
Aanpassing huishoudelijk reglement raad
Motivering
Feiten en context
Artikel 1 van het huishoudelijk reglement van 21 maart 2019, zoals grondig herwerkt bij raadsbeslissing van 17 juni 2021, was aan praktische aanpassing toe wat betreft het aspect digitale wijze van vergaderen, zoals bepaald ingevolge het Decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten wat betreft de versterking van de lokale democratie en waarvan de noodzaak herhaalde malen werd aangetoond door de actuele corona-toestand en de daarmee gepaard gaande preventiemaatregelen.
Deze aanpassing kwam er eveneens naar aanleiding van de technische opmerkingen van ABB/de gouverneur van 20 januari 2022 in de rand van de trouwens niet-gegronde klacht aangaande de problematiek van de beperkte openbaarheid van de raden van 18 november 2021.
Deze aanpassing van het huishoudelijk reglement werd voorbereid in een werkgroep bestaande uit de voorzitter van de raad, de fractieleiders en de administratie, die op 1 februari 2022 vergaderde over deze aangelegenheid.
Juridische gronden
• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd door het decreet van 16 juli 2021
• Besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2021 (gepubliceerd in het BS van 21 januari 2022 en in werking getreden op 22 januari 2022)
• Raadsbeslissing van 21 maart 2019 houdende vaststelling van het huishoudelijk reglement van de raad
• Raadsbeslissing van 17 september 2020 tot aanpassing van het huishoudelijk reglement
• Raadsbeslissing van 17 juni 2021 tot aanpassing van het huishoudelijk reglement
Adviezen
Geen adviezen.
Argumentatie
Artikel 38 (juncto artikel 74 voor gelijklopende toepasselijkheid voor de RMW) van het DLB bepaalt:
"De gemeenteraad stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:
1° de vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend, het bedrag van het presentiegeld en de nadere regels voor de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van gemeenteraadslid of lid van het college van burgemeester en schepenen;
2° de wijze van verzending van de oproeping en de terbeschikkingstelling van het dossier aan de gemeenteraadsleden, alsook de wijze waarop de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden, aan de raadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen verstrekken over die stukken;
3° de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar worden gemaakt;
4° de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift voor gemeenteraadsleden en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert;
5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen;
6° de wijze van notulering en de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ter beschikking worden gesteld van de gemeenteraadsleden;
7° de nadere regels voor de samenstelling en de werking van de commissies en de fracties;
8° de wijze waarop en de persoon door wie de stukken van de gemeente, vermeld in artikel 279, worden ondertekend;
9° de nadere voorwaarden waaronder het recht om verzoekschriften in te dienen, wordt uitgeoefend, en de wijze waarop de verzoekschriften worden behandeld;
10° de wijze van het ter kennis brengen van de beslissingen, vermeld in artikel 50, vijfde lid.
11° de keuze om digitaal of hybride te vergaderen en de wijze waarop;
12° de uitzonderlijke omstandigheden waaronder de gemeenteraad digitaal kan vergaderen, als het huishoudelijk reglement de mogelijkheid van digitaal vergaderen opneemt;
13° de uitzonderlijke omstandigheden waaronder de gemeenteraad hybride kan vergaderen, als het huishoudelijk reglement de mogelijkheid van hybride vergaderen opneemt.".
De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen."
Het huishoudelijk reglement van de raad was wegens gewijzigde feitelijkheden en (praktische) noden (zoals bvb. de corona-toestand aantoonde) toe aan bijsturing.
De wijziging beoogt een praktische aanpassing wat betreft het aspect digitale wijze van vergaderen, zoals bepaald ingevolge het Decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten wat betreft de versterking van de lokale democratie en waarvan de noodzaak herhaalde malen werd aangetoond door de actuele corona-toestand en de daarmee gepaard gaande preventiemaatregelen.
Deze beslissing komt ook tegemoet aan de vraag van het bestuurlijk toezicht van 20 januari 2022 tot aanpassing van het huishoudelijk reglement.
Aangezien de gouverneur/ABB (zie schrijven van 20 januari 2022) onze manier van vergaderen blijkbaar kwalificeert als louter digitaal (en niet hybride), en er geen nood is om de praktische oplossing die er nu bestaat en werkt, volledig om te gooien wegens een eerder semantische discussie, wordt in het voorstel van aanpassing van de huishoudelijke reglementen alleen geopteerd om de mogelijkheid van digitale vergadering te weerhouden. Noch het decreet van 16 juli 2021, noch het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse regering van 10 september 2021 (gepubliceerd in het BS van 21 januari 2022 en pas in werking getreden op 22 januari !) vermelden immers de verplichting om alle mogelijke manieren op te nemen in het huishoudelijke reglement.
In een latere fase kan worden bekeken of het Decreet van 16 juli 2021 nog noopt tot bijkomende aanpassingen van het huishoudelijke reglement.
Financiële gevolgen
Er zijn geen financiële gevolgen.
Bijlagen
Tekst met aanduiding wijzigingen
Besluit:
eenparig aangenomen.
Artikel 1
Artikel 1 §1 van het huishoudelijk reglement van de raad (versie 17.06.2021)wordt als volgt gewijzigd:
"De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.
De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert in de regel één keer per maand, behalve in juli en augustus.
De vergaderingen gaan door op de derde donderdag van de maand, direct aansluitend op de vergadering van de gemeenteraad, in de raadzaal van het gemeentehuis. Indien deze donderdag samenvalt met een wettelijke feestdag, vergadert de raad op de daarop volgende donderdag.
De raad voor maatschappelijk welzijn kan afwijken van deze vergaderdata bij expliciete, voorafgaande beslissing.
De raadsvoorzitter kan, zo bijzondere omstandigheden daartoe noodzaken, de raad voor maatschappelijk welzijn samen roepen op een andere locatie die deel uitmaakt van de infrastructuur van het lokaal bestuur.
Er kan geopteerd worden voor een digitale organisatie van de raad voor maatschappelijk welzijn onder de hierna vermelde voorwaarden en in de hierna vermelde uitzonderlijke omstandigheden. Het betreft dan een vergadering in een digitale omgeving die de bevolking op afstand via een audiovisuele liveverbinding kan volgen.
Een vergadering als vermeld in het vorige lid, kan doorgaan als al de volgende voorwaarden zijn vervuld:
1° ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;
2° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;
3° de voorzitter is in staat om de orde te handhaven;
4° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
Als de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn op digitale wijze worden georganiseerd, worden de agenda en de dossiers die erop betrekking hebben, minstens digitaal aan de raadsleden ter beschikking gesteld.
De voorzitter van een vergadering die op digitale wijze wordt georganiseerd, kan zich laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst.
Bij de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn, die op digitale wijze wordt georganiseerd, vindt het publiek via de webtoepassing van de gemeente de dag en het tijdstip van de vergadering en de link naar de livestream.
Met uitzonderlijke omstandigheden in de zin van dit artikel worden verstaan : alle sanitaire of overmachtsomstandigheden die maken dat een fysieke vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn niet op een veilige manier kan worden georganiseerd voor raadsleden, publiek en administratief ondersteunend personeel."
Artikel 2
Dit besluit wordt bekend gemaakt overeenkomstig artikel 285 en volgende van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en treedt in werking volgens artikel 288 van het decreet over het lokaal bestuur.
Artikel 3
Deze beslissing is onderworpen aan de toepassing van het bestuurlijk toezicht zoals blijkt uit artikels 330 en volgende van het decreet over het lokaal bestuur." "
Vaststelling aangepaste versie huishoudelijk reglement van de raad.