Raad voor maatschappelijk welzijn 18 juni 2020

Goedkeuring notulen vorige raad voor maatschappelijk welzijn

Conform met het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 maart 2019 keurt de raad de notulen van de zitting van 28 mei 2020 goed.

Bijlagen

•           Ontwerpnotulen RMW van 28 mei 2020 (via Meeting.mobile).

•           Audioverslag RMW van 28 mei 2020.

•           Index audioverslag RMW van 28 mei 2020.

•           Agenda RMW van 18 juni 2020.

" "

Raad voor maatschappelijk welzijn 18 juni 2020

Kennisneming besluit burgemeester van 9 juni 2020 over de praktische organisatie van de raden van 18 juni 2020 ingevolge de corona-crisis en bekrachtiging

Motivering

Feiten en context

De corona-crisis noopt tot buitengewone maatregelen inzake de openbare orde en veiligheid, ook in het kader van de organisatie van de vergaderingen van de beleidsorganen, zoals de raden.

Voor de raden van 16 april en 28 mei 2020 werd een soortgelijk besluit genomen door de burgemeester.

Juridische gronden

•           Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017

•           Nieuwe gemeentewet

•           Richtlijnen van andere bestuursniveaus (zoals de Afdeling Binnenlands Bestuur) ter zake

Adviezen

Geen adviezen.

Argumentatie

De corona-crisis noopt tot zeer dringende, buitengewone maatregelen inzake de openbare orde en veiligheid, ook in het kader van de organisatie van de vergaderingen van de beleidsorganen, zoals de raden.

Het behoort tot de bevoegdheid van de burgemeester om bijkomende modaliteiten in zijn verordende bevoegdheid (om redenen van handhaving van de openbare orde en veiligheid/gezondheid) op te leggen, ook in het kader van de (modaliteiten van de) praktische organisatie van de raden.

De vergaderingen van de beleidsorganen (inclusief de raden) moeten zoveel mogelijk moeten kunnen plaats vinden met respect voor de beschermende maatregelen (social distancing).

De dagelijkse werking van het lokaal bestuur mag ingevolge het (langdurig en voortdurend) ontbreken van beleidsbeslissingen niet in het gedrang worden gebracht.

Voor de raden van 16 april en 28 mei 2020 werd een soortgelijk besluit genomen door de burgemeester.

Het betreft in casu een zeer uitzonderlijke en verregaande maatregel die enkel geldt voor huidige vergadering.

Bekrachtiging door de raad in het kader van artikel 134 §1 van de Nieuwe Gemeentewet is aan de orde.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Besluit van de burgemeester van 9 juni 2020.

Besluit:

bij artikel 2eenparig aangenomen.
Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit van de burgemeester van 9 juni 2020.

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn bekrachtigt deze politieverordening in het kader van artikel 134 §1 van de Nieuwe Gemeentewet.

Artikel 3

Deze beslissing is onderworpen aan het bestuurlijk toezicht, zoals geregeld door het decreet over het lokaal bestuur." "

Kennisneming en bekrachtiging besluit burgemeester van9 juni 2020 nopens de organisatie van de raden van 18 juni 2020.

Raad voor maatschappelijk welzijn 18 juni 2020

Kennisneming rapportering organisatiebeheersing 2019-2020

Motivering

Feiten en context

Artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur stelt: “De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.”

In februari 2019 beslisten de raden reeds over een gezamenlijk kader en stappenplan voor gemeente en OCMW Tielt-Winge. Een stuurgroep organisatiebeheersing werd opgericht in december 2019. 

In de werkgroep Producten-dienstverlening/processen van het GO2019! project werd in de tussentijd verder gewerkt aan het organisatiebeheersingssysteem, met de focus op de methodiek voor procesbeheer en de opleiding van de medewerkers van het lokaal bestuur.

Audit Vlaanderen bezorgde op 23 september 2019 een rapport over de opvolging van de aanbevelingen van de thema-audit aankoop- en contractbeheer (2016) die verder werden geactualiseerd.

Juridische gronden

•         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

•         Raadsbeslissing van 21 februari 2019 betreffende de goedkeuring van het nieuwe kader voor de organisatiebeheersing van het lokaal bestuur.

Adviezen

Positief advies van het managementteam (overleg van 8 juni 2020)

Argumentatie

Organisatiebeheersing heeft tot doel een redelijke zekerheid te verschaffen over:

-het bereiken van de vastgelegde doelstellingen en het kennen en beheersen van risico’s;

-het naleven van wetgeving en procedures;

-de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersrapportering;

-een effectieve en efficiënte wijze van werken en economische inzet van beschikbare middelen;

-de bescherming van activa en het voorkomen van fraude.

Het organisatiebeheersingssysteem is dan ook een fundament voor de werking van het lokaal bestuur en essentieel voor de kwalitatieve, effectieve, efficiënte en integere uitvoering van de beleidsdoelstellingen.

De rapportering laat de beleidsorganen toe om een inzicht te verwerven in de beleidsverantwoordelijkheden op het vlak van organisatiebeheersing, de acties die ondernomen werden in 2019 en de planning voor 2020.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Rapportering organisatiebeheersing 2019-2020

Besluit:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering van de algemeen directeur over organisatiebeheersing 2019-2020 in uitvoering van artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur." "

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering van de algemeen directeur over organisatiebeheersing.

Raad voor maatschappelijk welzijn 18 juni 2020

Kennisneming besluit algemeen directeur - delegatie van bevoegdheid tot (mede)ondertekening van de notulen en de stukken voor het bijzonder comité voor de sociale dienst

Motivering

Feiten en context

De algemeen directeur schatte de nood in voor een geactualiseerde en bijgestuurde delegatieregeling inzake (mede)ondertekening van stukken binnen het OCMW, meer in het bijzonder de notulen en de stukken voor/uitgaande van het bijzonder comité voor de sociale dienst en nam hierover een besluit op 8/6/2020.

De algemeen directeur wenst beter het overzicht te behouden over de (uitgaande) stukken van het OCMW (met uitzondering van deze van het bijzonder comité voor de sociale dienst) en dit om de uniformiteit in de werking van het lokaal bestuur verder te verhogen : hierdoor zal hij deze ondertekeningsbevoegdheid opnieuw zelf opnemen.

Juridische gronden

•       Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

•       Beslissing raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juni 2018.

•       Beslissing D2018/01 van de algemeen directeur van 27 juni 2018.

Adviezen

Bespreking op het managementteam van 8 juni 2020.

Argumentatie

De raad voor maatschappelijk welzijn moet kennis nemen van de beslissing van de algemeen directeur van 8 juni 2020 houdende delegatie van bevoegdheid tot (mede)ondertekening van de notulen en de stukken voor/uitgaande van het bijzonder comité voor de sociale dienst en dit op de eerstvolgende zitting.

Dit besluit (D-2020/01) luidt als volgt:

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonder artikel 277 §3 en artikel 283;

Gelet op de bijzondere delegatie inzake (mede)ondertekening van alle stukken m.b.t. het bijzonder comité voor de sociale dienst, zoals uitgewerkt bij gemeenteraadsbeslissing van 17 mei 2018 en de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juni 2018, als maatregel in overgang;

Overwegende dat de algemeen directeur om beter het overzicht te behouden over de (uitgaande) stukken van het OCMW (met uitzondering van deze van het bijzonder comité voor de sociale dienst) en om de uniformiteit in de werking van het lokaal bestuur verder te verhogen ook deze ondertekeningsbevoegdheid opnieuw zelf wenst op te nemen; dat de richtlijnen m.b.t. mede)ondertekening ingevolge beslissing D2018/01 van de algemeen directeur hierdoor vervallen;

Overwegende dat er om praktisch-organisatorische redenen dus nood is aan het verlenen door de algemeen directeur van delegatie van de bevoegdheid tot (mede)ondertekening van de notulen en andere stukken voor/uitgaande van het bijzonder comité voor de sociale dienst van het OCMW aan personeelsleden van het OCMW;

Overwegende dat ingevolge (en sinds) het DLB deze delegatiebevoegdheid exclusief toebehoort aan de algemeen directeur en er dus nood is aan een bijsturing/actualisering van de regeling uit 2018 (inclusief de beslissing D2018/01 van de algemeen directeur van 27 juni 2018);

Overwegende dat – behoudens in geval van vervanging van de algemeen directeur bij diens afwezigheid, zoals bepaald door de gemeenteraadsbeslissing van 17 mei 2018, zoals gewijzigd op 18 april 2019, en de bijzondere delegatieregeling inzake het dagelijks personeelsbeheer, zoals uitgewerkt bij raadsbeslissing van 20 juni 2019 - deze delegatie dus beperkt wordt tot (mede)ondertekening van de notulen en andere stukken voor/uitgaande van het bijzonder comité voor de sociale dienst van het OCMW, met uitzondering van de (mede)ondertekening van (arbeids)overeenkomsten;

Besluit:

Artikel 1

De algemeen directeur geeft delegatie aan Jeannine Coekaerts, directeur burgerzaken en welzijn, en diens vervangers binnen het OCMW, conform artikel 277 §3 en 283 DLB, van de bevoegdheid tot (mede)ondertekening van de notulen en de stukken voor/uitgaande van het bijzonder comité van het OCMW, met uitzondering van de (mede)ondertekening van (arbeids)overeenkomsten.

Artikel 2

Deze beslissing treedt onmiddellijk in werking en is te allen tijde herroepbaar.

Beslissing D2018/01 van de algemeen directeur van 27 juni 2018 wordt door deze beslissing ingetrokken.

Artikel 3

De gemeenteraad en OCMW-raad worden daarvan op de hoogte gebracht tijdens de eerstvolgende vergadering.

Artikel 4

De personeelsleden aan wie de opdracht tot ondertekening of medeondertekening is gegeven, moeten boven hun handtekening, naam en functie tevens melding maken van de formule :

Voor de algemeen directeur

Kurt Yskout

In opdracht

Naam

Functie

Artikel 5

Betrokkene wordt hiervan verwittigd.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Besluit D2020/01 van de algemeen directeur

Besluit:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit D2020/01 van de algemeen directeur van 8 juni 2020 -  delegatie van bevoegdheid tot (mede)ondertekening van de notulen en de stukken voor/uitgaande van het bijzonder comité voor de sociale dienst." "

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit D2020/01 van de algemeen directeur van 8 juni 2020 -  delegatie van bevoegdheid tot (mede)ondertekening van de notulen en de stukken voor/uitgaande van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

Raad voor maatschappelijk welzijn 18 juni 2020

Kennisneming delegatiebesluit van taken die aan de financieel directeur zijn toevertrouwd

Motivering

Feiten en context

De continuïteit van de werking van de (financiële) werking van de organisatie dient verzekerd te blijven ook bij afwezigheid van de financieel directeur en de aan deze functie gekoppelde specifieke bevoegdheden en taken.

Hiertoe is een delegatie van de financieel directeur aan andere personeelsleden (binnen) de financiële dienst nodig.

Juridische gronden

De toepasselijke bepalingen van het Decreet over het Lokaal Bestuur d.d. 22 december 2017 (DLB), meer specifiek artikel 219 aangaande het organisatiebeheerssysteem en artikel 272 §2 (aangaande de delegatie voor het plaatsen van de eerste handtekening door de algemeen directeur, wordt naar analogie van deze delegatie eveneens voorzien in het organisatiebeheerssysteem voor de financieel directeur voor het plaatsen van de tweede handtekening) en artikel 177 aangaande de visumplicht van de financieel directeur.

Adviezen

Geen adviezen.

Argumentatie

De continuïteit van de werking van de (financiële) werking van de organisatie dient verzekerd te blijven ook bij afwezigheid van de financieel directeur en de aan deze functie gekoppelde specifieke bevoegdheden en taken.

Hiertoe is een delegatie van de financieel directeur aan andere personeelsleden (binnen) de financiële dienst nodig.

Het betaamt om redenen van transparantie dat de raad kennis kan nemen van deze organisatorische maatregelen.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Delegatiebesluit FD 4/6/2020

Besluit:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de delegatie per 1 juli 2020 van de taken die aan de financieel directeur zijn toevertrouwd m.b.t. het plaatsen van de tweede handtekening en het verlenen van een visum bij  tijdelijke afwezigheid of verhindering van 5 opeenvolgende werkdagen of meer van de financieel directeur.

Latere wijzigingen aan dit delegatiebesluit behoren decretaal tot de bevoegdheid van de financieel directeur. Ze zullen ter kennis worden gebracht van gemeenteraad en OCMW-raad.

De voorwaarden voor delegatie zijn deze vermeld in het advies van de financieel directeur van 4 juni 2020:

“Katia Valvekens, financieel directeur, stelt voor dat tijdens haar afwezigheid en in onderlinge afspraak haar bevoegdheid voor het plaatsen van een tweede handtekening bij girale betalingen en haar bevoegdheid om voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom en onderworpen zijn aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan, dit conform de vigerende gemeenteraadsbeslissing van 20 juni 2019 te delegeren aan, in respectievelijke volgorde, Steve Schoolmeesters en Christel Jespers die deze taak uitsluitend zullen uitvoeren onder de verantwoordelijkheid van de financieel directeur."" "

De raad neemt kennis van de delegatie van de taken die aan de financieel directeur zijn toevertrouwd m.b.t. het plaatsen van de tweede handtekening en het verlenen van een visum bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van 5 opeenvolgende werkdagen of meer van de financieel directeur.

Raad voor maatschappelijk welzijn 18 juni 2020

Kennisneming nieuwe aankoopprocedures in het kader van het organisatiebeheerssysteem

Motivering

Feiten en context

Een goed organisatiebeheerssysteem vereist o.m. een duidelijk aankoopproces, gestroomlijnd en transparant voor de volledige organisatie.

Juridische gronden

•         De toepasselijke bepalingen van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB), meer specifiek artikel 219 aangaande het organisatiebeheerssysteem

•         Raadsbeslissing van 20 juni 2019

Adviezen

Bespreking op het managementteam van 4 mei 2020 en 8 juni 2020.

Argumentatie

Een goed organisatiebeheerssysteem vereist o.m. een duidelijk aankoopproces, gestroomlijnd en transparant voor de volledige organisatie. Een eerste deel werd reeds gerealiseerd door de beslissing van dagelijks bestuur op de gemeenteraad van 20 juni 2019 en de richtlijnen die hierop volgden (stap 2 van het aankoopproces).

Een volgende reeks maatregelen hierin zijn de uitwerking van  de bestelbonprocedure (stap 3), de procedure voor inkomende facturen (stap 4) en de betalingsprocedure al dan niet via provisie (stap5).

Procedure voor kasbeheer en geringe dagontvangsten wordt eveneens toegevoegd aan het organisatiebeheerssysteem ter vervanging van regeling zoals uitgewerkt door de gemeenteraadsbeslissing van 21 februari 2013.

Het betaamt om redenen van transparantie dat de raad kennis kan nemen van deze organisatorische maatregelen die kaderen in het door de raad op 21 februari 2019 vastgelegde kader organisatiebeheersing.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

•         5-staps aankoopprocedure

•         Bestelbonprocedure (stap 3)

•         Procedure inkomende facturen (stap 4)

•         Procedure betaling ( stap 5a)

•         Procedure provisies (stap 5b)

•         Procedure kasbeheer

Besluit:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de nieuwe procedures in het aankoopproces die worden opgenomen in het organisatiebeheerssysteem." "

De raad neemt kennis van nieuwe procedures in het aankoopproces, opgenomen in het organisatiebeheerssysteem.

Raad voor maatschappelijk welzijn 18 juni 2020

Kennisneming jaarverslag en evaluatie samenwerking Tielt-Winge - vzw mobiel 2019

Motivering

Reeds vele jaren organiseert vzw mobiel het vervoer van rolstoelgebruikers in de gemeente Tielt-Winge. Jaarlijks bespreken zij tijdens een bijeenkomst de resultaten van het voorbije jaar.

Op 20 juni 2019 werd door de raad een laatste versie van de samenwerkingsovereenkomst aangepast vervoer goedgekeurd.

De samenwerking met vzw mobiel is een mooie aanvulling op de mindermobielencentrale die vanuit het lokaal dienstencentrum wordt georganiseerd met vrijwillige chauffeurs die met hun privévoertuig de verplaatsingen doen met de aanvrager.

De ingerichte minibus van het lokaal dienstencentrum kan rolstoelgebruikers vervoeren van en naar het dienstencentrum. Deze minibus wordt ook gebruikt voor de boodschappendienst. Deze bus wordt bestuurd door een personeelslid.

Juridische gronden

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017

Adviezen

Geen adviezen.

Argumentatie

Het vast bureau heeft kennis genomen van het jaarverslag over de samenwerking van Tielt-Winge met de vzw mobiel 2019 in zitting van 12 mei 2020.

Het betaamt dat dit verslag ook ter kennis wordt gebracht aan de raad, die de oorspronkelijke samenwerkingsovereenkomst goedkeurde.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Jaarverslag samenwerking Tielt-Winge met vzw mobiel 2019

Besluit:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarverslag en de evaluatie van de samenwerking met vzw mobiel 2019. " "

Kennisneming jaarverslag vzw mobiel 2019.