Raad voor maatschappelijk welzijn 19 januari 2023

Goedkeuring notulen vorige raad voor maatschappelijk welzijn

Conform met het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 juni 2021, zoals gewijzigd op 17 maart 2022, keurt de raad de notulen van de zitting van 15 december 2022 goed.

Bijlagen

●         Ontwerpnotulen RMW van 15 december 2022 (via Meeting.mobile).

●         Audioverslag RMW van 15 december 2022.

●         Index audioverslag RMW van 15 december 2022.

●         Agenda RMW van 19 januari 2023.

" "

Raad voor maatschappelijk welzijn 19 januari 2023

Kennisneming rapportering 2022 van de financieel directeur in uitvoering van artikel 177 van het decreet lokaal bestuur

Motivering

Feiten en context

De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid periodiek over de aangelegenheden, zoals bedoeld in artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.

Dit rapport omvat minstens een overzicht van de voorafgaande krediet en wetmatigheidscontrole, het debiteurenbeheer, thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole alsook de evaluatie van de budgetten en de financiële risico’s.

Juridische gronden

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonder artikel 177.

Adviezen

Geen adviezen.

Argumentatie

De rapportering van de financieel directeur luidt als volgt:

1. Voorafgaande controle van de voorgenomen verbintenissen

Voor de periode 1 januari 2022 tot 31 december 2022 werden 41 (26 in 2021) visums afgeleverd voor de gemeente en 5 (7 in 2021) voor het OCMW. Er werden geen negatieve visa afgeleverd. De verhoging van het drempelbedrag voor het aanvragen van visums naar 15.000 euro en het meer gebruik maken van meerjarige raamcontracten hebben tot gevolg dat het aantal visums daalt op langere termijn.

Toelagen en meerwerken worden merkelijk beter opgevolgd. In geval van investeringssubsidies is altijd een visum nodig en voor exploitatiesubsidies als de individuele bedragen hoger liggen dan 15.000 euro.

Ook dossiers waarin de gemeente zelf geen bouwheer is, maar de gemeente wel een engagement aangaat voor een bedrag hoger dan het drempelbedrag van 15.000 euro dienen voorgelegd voor visum (bijvoorbeeld Aquafin-dossiers). De stand van zaken van de meerwerken wordt door de technische dienst extra-comptabel bijgehouden. Aangezien dit frequente dossiers betreft waarvoor de gemeenteraad zijn goedkeuring geeft om mee in te stappen in een reeds opgestart project, wordt deze goedkeuring beschouwd als de gunning. Alertheid is hier geboden dat gunningen in deze materie gebeuren door het college en onderworpen blijven aan een visum.

Bij de entiteit OCMW worden frequenter visums aangevraagd in vergelijking tot het verleden, uiteraard ligt dit aantal kleiner dan bij de gemeente.

Het Lokaal Bestuur Tielt-Winge opteerde ervoor een voorafgaandelijk visum niet louter te verstaan als “voorafgaandelijk aan de verbintenis (lees: bestelbon)”, doch “voorafgaandelijk aan de gunning door het schepencollege”. Hierdoor kunnen dossiers dikwijls nog bijgestuurd worden vooraleer ze geagendeerd worden. Concreet betekent dit dat mits nieuwe feiten, deze dossiers opnieuw voor visum worden voorgelegd en alsnog een positief visum verkrijgen.

Aan sommige positieve visums werden opmerkingen toegevoegd. De meeste opmerkingen betroffen “kleinere tekortkomingen” die aangestipt worden in de afpuntingslijst die deel uitmaakt van het visum. Indien er voorwaarden gekoppeld worden aan het afleveren van een visum, worden deze toegelicht.(Bijvoorbeeld wanneer er een niet-substantieel tekort aan krediet is en geen ARA kan gebeuren, maar de gunning niet uitgesteld kan worden (bijvoorbeeld door de betrokkenheid van externe partners), zal het college in de gunningsbeslissing reeds het engagement nemen extra kredieten te voorzien in de aanpassing van het meerjarenplan).

Inhoudelijke opmerkingen bij negatieve visums worden altijd apart vermeld en tevens bezorgd aan de algemeen directeur.

Er worden ook visums afgeleverd voor aanstellingen van personeel. Voor de periode vanaf 1 januari 2022 tot 31 december 2022 betrof het 20 (26 in 2021) visums, geen enkele was negatief.

De richtlijnen en schema’s die ter beschikking zijn sinds 2019 worden vrij goed opgevolgd al durft de tijdsdruk oplopen wanneer verschillende visums door allerlei omstandigheden last-minute worden aangevraagd. Zowel de diensthoofden als het college zijn alert voor het al dan niet aanwezig zijn van een positief visum alvorens over te gaan tot een gunning.

In het kader van de continuïteit van dienstverlening nam de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kennis van de delegatiebeslissing van de financieel directeur op 18 juni 2020. Bij afwezigheid van meer dan 5 opeenvolgende werkdagen, werden 2 medewerkers van de financiële dienst aangeduid voor vervanging van de financieel directeur. Aangezien de delegatie nominatief is en er op de financiële dienst een personeelswissel plaatsvond tijdens 2021, diende deze beslissing nog aangepast te worden in 2022 aangezien de tweede mogelijke vervanger uit dienst is. Dit gebeurde nog niet maar dit zal rechtgezet worden in 2023. Op het MAT werd de vraag geopperd deze delegatie sneller laten in te gaan bij afwezigheid.

2. Debiteurenbeheer

Op de gemeenteraad van 19 mei 2022 werden 2 nieuwe procedures voor debiteurenbeheer ter kennis gebracht. Het betreft de invorderingsprocedure voor fiscale en niet-fiscale vorderingen. Op dezelfde dag werden eveneens 2 procedures voor debiteurenbeheer op de Raad voor Maatschappelijk Welzijn gebracht; de terugvordering van maatschappelijke dienstverlening en vorderingen OCMW niet-fiscaal. Elke procedure werd getoetst aan de regelgeving en toepasbaar gemaakt voor de doelgroep van debiteuren waarvoor de procedure bestemd is.

De uitrol van de software van i-Controller liep vertraging op enerzijds door Corona en anderzijds door een dubbele personeelswissel op de dienst financiën in 2021. In 2022 werd i-Controller op punt gesteld zodat elke debiteur afzonderlijk wordt opgevolgd vanuit i-Controller. De basisgegevens (kohieren, steun, facturatie,…) worden opgemaakt vanuit het boekhoudpakket New Horizon (NH), ook de financiële verwerking gebeurt in NH. Er is dagelijks gegevensuitwisseling tussen beide pakketten in beide richtingen. Er was nood aan een betalingspartner die ook de gestructureerde mededelingen zou meesturen en hiertoe bleek (althans op dit moment) maar 1 mogelijkheid operationeel te zijn in België. De samenwerking met POM werd gegund in het college van 21 december 2021. Aangezien niet elke factuur opgemaakt wordt vanuit NH, maar verschillende diensten beroep doen op externe pakketten moesten we echter vaststellen dat niet elke softwareleverancier klaar was om met POM in zee te gaan, daarom werd op het schepencollege van 1 maart 2022 eveneens een overeenkomst afgesloten met betalingsprovider Mollie.

Het debiteurenbeheer wordt nu volledig anders aangepakt, individueler, meer op maat, maar wel systematisch. Deze systematisch geautomatiseerde aanpak heeft niet meteen gezorgd voor geen openstaande schuld, maar wel voor gecontroleerde afbouw. Sinds de opstart op 1 juli 2022 werden 39 afbetalingsplannen opgemaakt en nageleefd. Debiteurenbeheer blijft echter, zelfs met softwareondersteuning een arbeidsintensieve bezigheid waar dagelijks aandacht dient aan besteed te worden. In 2023 zullen heel wat ”uit-geprocedeerde” vorderingen richting gerechtsdeurwaarder vertrekken of ontlast worden.

I-controller zal het ook mogelijk maken om te rapporteren. Dit deel van de software wordt nog verfijnd in de toekomst om mogelijk KPI’s (kritieke prestatie-indicator) te formuleren en prestaties te meten. Ze maken de voortgang meetbaar en concreet.

Thesaurie

De financieel directeur streeft ernaar om een liquiditeit op de lopende rekening te bewaren van +/- 1.000.000 euro, met een strikt minimum van 600.000 euro.

De rentevoeten bleven in 2022 relatief laag maar in vergelijking met 2021 schoten ze de hoogte in.

Aangezien sinds 2020 er debetintresten aangerekend werden voor positieve saldi op de rekening groter dan 500.000 euro werden hogere bedragen zo veel als mogelijk overgezet naar de spaarrekening en de beleggingsrekening. Vanaf 2021 echter waren debetintresten verschuldigd indien op deze spaarrekening meer dan 1 miljoen euro staat. Deze situatie is nu veranderd, Belfius Bank, huisbank van de gemeente en het OCMW, heeft beslist om vanaf 01 september 2022 niet langer een negatieve rente aan te rekenen op de tegoeden op de betaal- en spaarrekeningen van zijn professionele klanten. Er kan voorzichtig terug aan een korte termijnbelegging gedacht worden in 2023.

In 2022 werden geen leningen opgenomen en de bestaande leningportefeuille bestaat uit vaste rentevoeten. De grootste uitgaven bij investeringen situeerden zich bij wegenis, maar werden volledig gefinancierd met eigen middelen.

Er staan echter heel wat projecten in een planningsfase (de renovatie IBO Houwaart, een nieuwe loods,…). De onzekerheid omtrent de opbrengst van de verkoop van patrimonium en de moeilijk te voorspellen realisatietijd van de Aquafin – werken blijven belangrijke factoren.

In het budget 2023 werd geen nieuwe leningopname voorzien, veel investeringen werden immers vooruit geschoven in de tijd. Een voortgezet zuinig beleid en de niet-opname van nieuwe leningen heeft ertoe geleid dat langzaam maar zeker het lokaal Bestuur in financieel rustiger vaarwater terechtkomt. Ook al zullen enkele leningen van de gemeente hun eindaflossing bereiken, de schuldenlast zal door herschikking van de Belfius leningen (die van start ging op 6 februari 2017) in de toekomst stijgen en zodoende de daling van de schulden door eindaflossing minimaliseren. Voor de nieuwe leningstructuur (pool van enkele oude leningen, cfr. gemeenteraadsbeslissing van 20 oktober 2016) werd namelijk geopteerd voor progressieve kapitaalaflossingen.

3. Liquiditeit

Tijdens de afgelopen periode 2022 had het Lokaal Bestuur Tielt-Winge voldoende liquiditeiten om al haar engagementen te betalen zonder nieuwe leningen op te nemen. Tijdens de tweede helft van het jaar startten ook de doorstortingen van de OV, wat de liquiditeitspositie telkens een boost geeft.

Liquiditeitsprognose

Het Lokaal Bestuur heeft voldoende liquiditeiten om aan al haar verplichtingen te voldoen (cfr liquiditeitenbudget 2023).

Dankzij de doorstortingen van onroerende voorheffing, personenbelasting en gemeentefonds,… kortom de reguliere ontvangsten, zijn er geen grote liquiditeitschommelingen.

Onder reguliere ontvangsten kan o.a. verstaan worden:

●         de driemaandelijkse storting uit het gemeentefonds: 2.445.799 euro op jaarbasis voor gemeente en 205.399 euro op jaarbasis voor OCMW in 2023.

●         de maandelijkse stortingen uit onroerende voorheffing (die pas vanaf juli aanzienlijke voorschotten bedragen): 3.037.974,57 euro op jaarbasis voor 2023.

●         de maandelijkse voorschotten voor de personenbelasting tijdens de maanden januari tot en met april en september tot en met december. In mei volgt een afrekening, in de periode juni tot en met augustus worden de werkelijk geïnde belastingen doorgestort. Voor 2023 bedraagt de ontvangst uit personenbelasting 4.721.159,65 euro.

De nood aan liquiditeiten bij de gemeente wordt deels bepaald door de uitgavenstroom, met name door de vorderingsstaten van grote werken (Aquafin – werken, wegenwerken,…). Tot op heden is het bedrag van de vordering pas gekend na aanrekening, op dat moment is echter een groot deel van de betalingstermijn reeds verstreken. De technische diensten hebben echter te weinig zicht op de uitvoering van sommige werken met externe partners, zodat de eigen gemeentelijke dienst geen prognoses kan geven over wanneer en hoeveel liquiditeit nodig zal zijn. Hierdoor blijft er permanent een vrij grote som beschikbaar op de rekening van de gemeente.

In tegenstelling tot de gemeente is bij het OCMW de inkomstenstroom moeilijker te plannen. In 2022 verliep deze sneller dan vorige jaren wat zijn weerslag kende op de liquiditeit en de nood om bijkomende provisie vanuit de gemeente te voorzien.

Grote reguliere uitgaven zoals leninglasten, de toelage aan de politiezone, de toelage aan de hulpverleningszone brandweer) en de lonen zijn uiteraard makkelijker incalculeerbaar.

Leninglasten bedragen ongeveer 800.000 euro per jaar voor de leningportefeuille bij BNP – Paribas – Fortis. In de leningportefeuille bij Belfius (jaarlijks 420.000 euro) zijn de terug te betalen intresten en aflossingen niet constant, maar betreffen het enkele vaste structuren die een aparte vervaldag hebben. Enkel in de maanden mei en november zijn geen vervaldagen.

Voor de entiteit OCMW dienen jaarlijks ongeveer 500.000 euro aan leninglasten te worden terugbetaald.

Vanaf 2020 hebben gemeente en OCMW 1 geïntegreerde boekhouding, sindsdien voorziet de gemeente het OCMW van voldoende middelen om haar verplichtingen na te komen, maar is dit geen budgettaire transactie meer; in 2022 bedroeg dit 1.200.000 euro.

De politiezone (677.003 euro) wordt tweemaandelijks uitbetaald, deze zal verhoogd moeten worden nu de begroting 2023 van de politiezone werd goedgekeurd.

De exploitatietoelage (exclusief afrekening) van de brandweer (403.529,69 euro) wordt driemaandelijks betaald.

Lonen worden maandelijks betaald (+/- 392.000 euro per maand voor de entiteit “gemeente” en 325.000 euro voor de entiteit OCMW).

4. Beheerscontrole

Een eerste stap in het stroomlijnen van de beheerscontrole tussen gemeente en OCMW werd genomen door de beslissing van het vast bureau op 19 mei 2020 door de delegatie budgethouderschap voor dagelijks bestuur op te heffen. Aangezien de wekelijkse vergadering van het vast bureau het toelaat de continuïteit in deze materie te garanderen werd beslist het budgethouderschap uitsluitend bij het vast bureau te leggen (dit naar analogie met de gemeentelijke werking).

Hiermee gepaard, werd een nieuwe aankoopprocedure aan het organisatiebeheerssysteem toegevoegd, de raden namen hiervan kennis op 18 juni 2020.

Samen met deze nieuwe procedures ging het Lokaal Bestuur op 1 juni 2020 van start met een webapplicatie van de boekhouding, iedereen die hier nood aan heeft kreeg toegang. Zo kan iedereen ten allen tijde de door hem gebezigde kredieten consulteren, bestelaanvragen lanceren en evaluaties geven van de acties uit het meerjarenplan voor de semestriële opvolgrapportering.

De opvolging van een bestelaanvraag en bijhorende goedkeuringsprocedure verloopt volledig digitaal via deze applicatie. Ook de goedkeuringsprocedure van de inkomende facturen verloopt nu volledig digitaal. De procedures worden in het algemeen goed opgevolgd.

Een werkpunt voor 2022 was het beter opvolgen van bestelbon-aanvragen. Met de nieuwe aankoopprocedures werden een aantal mogelijkheden voorzien om situaties op te vangen waar het niet zinvol is om een bestelbon op te maken. Het resultaat is dat nu soms geen bestelbonnen worden aangevraagd voor aankopen waarvoor dit wel noodzakelijk is om de kredieten te kunnen beheren. Er werden regelmatig mails verstuurd naar betrokkenen om hieraan meer aandacht te besteden, maar het resultaat blijft onvoldoende. Er is echter weinig andere actie mogelijk, de betaling inhouden en een creditnota vragen voor de reeds ontvangen factuur en de hele procedure post factum uitvoeren zou de perceptie over de gemeente als “slechte betaler” onnodig versterken. De BEO toepassing werd in 2022 niet verder uitgebreid met extra mogelijkheden, het versturen van mails bij een gewenste goedkeuring is nog niet mogelijk.

In het kader van de raamcontracten maakte de externe auditcommissie volgende aanbeveling:” Om het risico te vermijden dat bepaalde noden niet kunnen worden ingevuld als gevolg van onevenwichtige afnames van raamovereenkomsten die gekoppeld zijn aan een algemeen krediet, voorziet de gemeente bijkomende beheersmaatregelen inzake de behoeftebepaling en de opvolging van de afnames.” Deze aanbeveling werd reeds deels verwerkt in het afgeleverde visum door op te nemen dat er geen bestellingen boven krediet mochten gebeuren, ook al was er nog ruimte binnen het raamcontract. Sinds de webapplicatie kan elke bestellende dienst per leverancier het reeds bestelde bedrag raadplegen. Het zou echter nuttig zijn moest elke afname vanuit het raamcontract ook bijgehouden kunnen worden vanuit 3P. Dit is zeker een argument om elke bestellende dienst een licentie van 3P ter beschikking te stellen.

●         Tot de beheerscontrole behoort o.a. de controle op chartale gelden. In dit kader werden op de gemeenteraad van 18 juni 2020 verschillende maatregelen uitgewerkt binnen het organisatiebeheerssyteem.

De opvolging van de maatregelen in verband met de kassen gebeurt goed, alle diensten rekenen volgens de afgesproken regelmaat hun kassen af via de centrale kas.

●         De jaarlijkse kwijting en controle ter plaatse met aflevering van PV aan de algemeen directeur werd in 2022 uitgerold. Er werden geen verschillen vastgesteld.

●         In het kader van de opmaak budget en meerjarenplan is een aanbeveling van de externe auditcommissie zeker een aanrader om mee te nemen naar de toekomst: “Om te vermijden dat de organisatie onverwacht wordt geconfronteerd met acute uitgaven, ontwikkelt ze een meer gestructureerde werkwijze om behoeften op de korte en lange termijn op te volgen en te valideren.” Een centraal beschikbare lijst met alle kredietnoden werd eerder gebruikt doch met de soepele regels inzake kredietverschuivingen conform BBC 2020 is deze lijst zinloos geworden.

●         De informatie uit 3P naar beheercontrole blijft beperkt aangezien niet alle diensthoofden alle informatie hierin opslaan. 3P biedt nog tal van mogelijkheden naar opvolging, de info uit de boekhouding zou zeer waardevol kunnen aangevuld worden met aankoopopvolging vanuit 3P.

●         Het facturatiesysteem van Gantner werd vervangen door Orca Solutions (Kwandoo) voor IBO, jeugd en sport en kende een zeer moeilijke start, de dienst cultuur raakte niet uit de startblokken en ziet af van een verdere samenwerking. Ondertussen werkt het systeem met na-facturatie bij IBO (nog geen koppeling met Mollie operationeel voor de betalingen) en de inschrijvingen voor jeugd en sport gebeuren online met directe doorverwijzing naar Mollie voor betaling (directe betaling is noodzakelijk voor een inschrijving). Het Elfenhuisje werkt met de software van Daycare, met een systeem van na-facturatie (nog geen koppeling met POM operationeel). Het LDC en bevolking- burgerlijke stand blijven werken met Gantner. Allen moeten verbonden worden met NH (facturen en kasverslagen via XML).

5. Evolutie van de budgetten

●         Toestand van 1 januari 2022 tot 31 december 2022 – standopgave

Deze standopgave geeft een overzicht van de initiële kredieten en de toestand op 31 december 2022. Wegens de korte periode tussen 31 december 2022 en het definitieve ontwerp van rapportering 11 januari 2022 dient er rekening mee gehouden te worden dat deze cijfers nog wijzigen. Definitief zijn ze pas bij de afsluiting van de jaarrekening 2022.

6. Financiële risico’s

Overzicht financiële risico’s

Beschrijving van de financiële risico’s, die het bestuur loopt en van de middelen waarover het bestuur beschikt of kan beschikken om die risico’s te dekken.

Voor een goede beheersing vormen vooral de significante risico's het uitgangspunt. Het gaat hierbij om risico's die het behalen van de doelstellingen van de instelling ernstig kunnen bedreigen. Een risico is significant als zowel de kans dat dit zich voordoet als de impact hiervan hoog is.

De significante financiële risico’s schatten wij in als volgt:

Overzicht financiële risico’s

Een beschrijving van de financiële risico’s, die het bestuur loopt en van de middelen waarover het bestuur beschikt of kan beschikken om die risico’s te dekken.

Voor een goede beheersing vormen vooral de significante risico's het uitgangspunt. Het gaat hierbij om risico's die het behalen van de doelstellingen van de instelling ernstig kunnen bedreigen. Een risico is significant als zowel de kans dat dit zich voordoet als de impact hiervan hoog is.

De significante financiële risico’s schatten wij in als volgt:

1. Pensioenen vastbenoemd personeel (gemeente en OCMW)

De “hervorming van de pensioenfinanciering van het vast benoemd personeel van de provinciale en lokale besturen” (wet van 24 oktober 2011), met als doel bijkomende financiering van de statutaire pensioenpools, had voor alle lokale besturen een aanzienlijke budgettaire impact. Ten eerste werden de patronale bijdragepercentages verhoogd, en daarnaast werd een responsabiliseringsbijdrage ingevoerd: elk bestuur moet een percentage van het verschil tussen haar pensioenbijdragen en haar pensioenlasten bijpassen.

De evolutie van de bijdragevoet (persoonlijke en patronale) is vanaf 2016 constant en bedraagt 41,5%. Het percentage patronale bijdrage is 7,5%.

Een responsabiliseringsbijdrage is van kracht vanaf 2012 (gefactureerd vanaf 2013) voor een bestuur dat een grotere pensioenlast heeft dan het bedrag van de betaalde basisbijdragen. De hoogte van de geraamde responsabiliseringsbijdrage vormt een belangrijk financieel risico. Er zijn echter 2 maatregelen voorzien door de hogere overheid om deze impact in te perken of in het beste geval te neutraliseren.

Enerzijds kan er een korting op de responsabiliseringsbijdragen worden bekomen van maximaal 50% op de betaalde 2e pensioenpijler, indien het bestuur de bijdragen voor de 2e pensioenpijler voor contractuelen verhoogt van 1% naar 2,5% in 2020 en van 2,5% naar 3% vanaf 2021. De verhoging van de 2e pensioenpijler werd voorzien in het meerjarenplan. We voorzien in het meerjarenplan de uitgaven voor de responsabiliseringsbijdragen zoals deze geraamd werden door de pensioendienst (prognoses september 2022). De onzekerheid over de maximaal te ontvangen korting op de responsabiliseringsbijdragen vormt een financieel risico. We proberen de impact van dit risico te neutraliseren door op de geraamde bedragen van de pensioendienst geen eigen korting te verrekenen.

Anderzijds voorziet de Vlaamse overheid in zijn programmadecreet een subsidie voor de lokale besturen van 50% van de geraamde responsabiliseringsbijdragen.

2. Inkohiering en inning van personenbelasting en onroerende voorheffing (gemeente)

Gemeenten hebben een autonomie op het vlak van het bepalen van aanslagvoeten voor deze aanvullende belastingen, doch voor de inning ervan zijn zij volledig afhankelijk van de hogere overheid (Vlaams of Federaal). De doorstortingen en het tempo van inkohiering zijn sterk verschillend tussen Vlaanderen en de Federale overheid.

De ontvangsten m.b.t. de onroerende voorheffing bedragen tot 30 juni slechts een fractie van het totaal. Vlaanderen heeft vanaf 2018 de aanslagvoet aangepast van 2,5% naar 3,97%. De gemeentelijke opcentiemen werden verlaagd van 1.350 naar 850,13 o.b.v. de gemeenteraadsbeslissing van 19 oktober 2017.

De doorstorting van de personenbelasting werd gewijzigd, de betaaldata en de te ontvangen voorschotten worden bekendgemaakt, wat een liquiditeitsprognose vereenvoudigd heeft. (Voorheen waren er grote schommelingen in het ritme van de doorstorting van de aanvullende personenbelasting). De doorstorting van vaste voorschotten heeft zeer zeker een positieve invloed gehad. Het risico bij deze indirecte belasting ligt in de herramingen die tijdens het jaar gebeuren op basis van het inkohieringsritme. Dit kan, voor een kleine gemeente als Tielt-Winge al snel een verschil uitmaken van enkele honderdduizenden euro, in positief, maar ook in negatief.

De impact van COVID-19 op de inkomsten uit de personenbelasting werd reed verwerkt in de budgetten voor 2022 tm 2025 in het AMJP1/2022, maar dit blijft een raming (van de FOD Financiën). De effectieve impact op de inkomsten 2022 en 2023 blijft daarom nog een financieel risico.

In 2022 is Tielt-Winge volledig overgestapt naar het Diftar afvalverwerkingssysteem. Dit gaat gepaard met een besparing van kosten voor de gemeente en een verhoging voor de inwoners. Het opzet is, deze besparing recht evenredig te laten terugvloeien naar de burger, met name door een verlaging van de aanslagvoet van de personenbelasting. Deze belastingverlaging van 8,5% naar 7,9% werd doorgevoerd en is ingegaan vanaf inkomsten 2021, aanslag 2022. Dit verlaagt de ontvangsten uit de personenbelasting vanaf budget 2022. De door ons bestuur geraamde impact is echter negatief in die zin dat de hogere ontvangsten uit DIFTAR niet volledig de belastingverlaging compenseert. Aangezien we pas gestart zijn met DIFTAR vanaf 2022 zullen we de uiteindelijke impact hiervan pas degelijk kunnen beoordelen na een volledig werkingsjaar (2022). Op dit moment zien we de uitkomst hiervan nog als een financieel risico.

De hoge inflatie heeft er anderzijds voor gezorgd dat de de FOD Financiën de prognoses voor de inkomstenbelasting van 2022-2025 naar boven heeft bijgesteld. De lagere belastinginkomsten door de COVID19-crisis en de verlaging van de aanslagvoet wordt echter niet gecompenseerd door de geactualiseerde prognoses vd inkomstenbelasting van de komende jaren. Bovendien zijn de gestegen prognoses van de inkomstenbelasting nodig om de gestegen uitgaven door hogere algemene prijzen (inflatie), hogere loonkosten en hoge energieprijzen gedeeltelijk te compenseren.

3. De toelage voor de brandweerzone (gemeente)

Er is rekening gehouden met de berekeningen van de hulpverleningszone Oost. De HVZ Oost betreft 7 voormalige brandweerdiensten die elk op een andere manier gestructureerd en georganiseerd zijn. Het op elkaar afstemmen van de werking van de verschillende posten om te komen tot een gelijkwaardig hulpverleningsniveau is een niet-evidente taak. De toelage werd aangepast conform de meerjarenplanning van de brandweerzone. Hopelijk wordt deze prognose gehandhaafd.

4. Aquafin – Riobra projecten (gemeente)

Doordat de gemeente zelf geen bouwheer is, is controle op de uitvoering moeilijker. Indien de planning gevolgd blijft, zijn voldoende middelen voorzien. Wanneer projecten vooruitgeschoven worden in de tijd, zijn meestal de financiële gevolgen voor het bestuur positief. De subsidies hiertegenover zijn echter nog niet gerealiseerd. Daarenboven zitten er rioleringswerken aan te komen waar vandaag geen concrete cijfers, noch uitvoeringsdata van bekend zijn. Eén van deze geplande riolerings- en wegenwerken betreft de aanleg van de Kaaskorf. De aanleg van de wegenis wordt voorzien met een verhaalbelasting op de inwoners van de Kaaskorf. Aangezien een verhaalbelasting volgt op de voltooiing van de werken, creëert deze uitgave een groot onevenwicht in de meerjarenplanning aangezien de recuperatie van de gemaakte kosten slechts ten vroegste het jaar na uitvoering kan starten. Hiervoor moet er beroep gedaan worden op een overbruggingskrediet. Het grootste financiële risico zal er echter in bestaan de volledige kost te kunnen recupereren via de verhaalbelasting.

5. Evolutie van rentevoeten en macro- economische factoren (gemeente en OCMW)

De huidige rentevoeten zijn uitzonderlijk laag. De prognoses blijven redelijk laag, al is de laatste tijd de langetermijnrente aan het stijgen door de toegenomen inflatie. Bij de laatste schuldherschikking in 2016 werd hierop geanticipeerd en tevens een langere aflossingstermijn vastgelegd. Doordat veel leningen reeds een vaste rentestructuur hebben, is het risico bij rentestijging eerder beperkt.

Een hogere inflatie zoals nu reeds het geval is en lagere groei door een mogelijkse aankomende recessie zouden de prognoses van de rentevoeten nog kunnen verstoren in de komende maanden/jaren.

6. De uitvoering van het nieuwe kerken- en pastorieënplan

Aangezien de 6 kerkfabrieken ontbonden zijn en de installatie van nog één kerkfabriek (Sint Donatus) voltooid is, werden er nieuwe exploitatie- of investeringstoelagen ingeschreven in dit meerjarenplan. Veel zal echter nog afhangen van de uitvoering van het kerken- en pastorieënplan dat goedgekeurd werd op de gemeenteraad van 16 april 2020 en waarbij het tijdstip van de overdracht van bepaalde kerkgebouwen en de staat/herbestemming hiervan een financieel risico vormen. De kerken Sint-Mattheüs te Meensel, Sint-Denijs te Houwaart en Sint-Martinus te Tielt zullen gedesaffecteerd worden en zullen hun functie als kerk verliezen. Er is slechts één pastorie die haar functie zal behouden, namelijk de gerestaureerde pastorie van Tielt, zij zal de naam krijgen pastorie Sint-Donatus en zal blijven dienst doen als woonst voor een bedienaar van de eredienst en als secretariaat, vergader- en archiefruimte. De pastorieën van Kiezegem en Houwaart worden eigendom van de gemeente, bovenop de pastorie van Sint-Martinus, die reeds tot het gemeentelijk patrimonium behoorde. (De pastoriën van Sint Mattheus, en Sint-Joris blijven eigendom van de kerkfabriek). De uitgaven verbonden aan het onderhoud en herbestemmen van deze gebouwen zijn op dit ogenblik niet gekend en niet voorzien.

Inflatie en energiecrisis (gemeente en OCMW)

Het inschatten van de evolutie van de inflatie is bijzonder moeilijk, maar wel noodzakelijk bij de opmaak / bijsturing van een meerjarenplan. We maken daarbij gebruik van de prognoses van het Planbureau, maar ook die dragen een stuk onzekerheid in zich.

De hoge inflatie die zorgt voor uitzonderlijk hoge energieprijzen, hogere loonkosten en verhoogde uitgaven in het algemeen door de gestegen prijzen van goederen en diensten, is op zijn minst problematisch te noemen voor de financiële gezondheid van het lokaal bestuur. De hoge inflatie met onzekerheid over de hoogte en duurtijd hiervan en de impact hiervan op alle uitgaven van het bestuur vormen dan ook een substantieel financieel risico. De hogere uitgaven worden immers slechts gedeeltelijk en beperkt gecompenseerd door verhoogde ontvangsten (o.a.inkomstenbelasting,..).

Subsidiebeleid van de hogere overheden (OCMW)

Hogere overheden voorzien nog steeds subsidies voor de ondersteuning van diverse aspecten van onze werking. Maar vooral subsidies voor nieuwe projecten worden steeds vaker “ad hoc” en op projectmatige basis toegekend. Niet zelden komen nieuwe en waardevolle initiatieven na korte tijd weer op de helling te staan omdat de subsidiëring niet structureel is. Het OCMW moet dan op zoek naar alternatieve financieringsbronnen of moet de initiatieven afbouwen of zelfs afschaffen.

De vluchtelingencrisis en het opvangbeleid van de federale overheid (OCMW)

In haar opvangbeleid doet de federale overheid in hoge mate een beroep op lokale overheden. Bij een toenemende vluchtelingenstroom worden lokale besturen gestimuleerd om initiatieven te nemen inzake lokale opvang, waarvan de kostprijs zou worden gerecupereerd via de federale subsidies van FEDASIL. Door het opdrogen van de instroom kan de bezettingsgraad en de ermee verbonden subsidiëring in het gedrang komen en het financieel evenwicht voor dat beleidsveld hypothekeren.

7. De evolutie van het aantal te betalen leeflonen (OCMW)

Dit is een economisch-maatschappelijk gegeven waarop wij als lokaal bestuur geen vat hebben. De economische impact van een toename is echter niet gering omdat de tenlastename een verplicht karakter heeft en de subsidiëring vanuit de hogere overheid slechts gedeeltelijk is. Wij zetten als lokaal bestuur maximaal in op activering, maar extra uitgaven per saldo moeten elders in de werking worden gerecupereerd.

8. De impact van COVID19 op de werkingsontvangsten (gemeente en OCMW)

De COVID19-crisis heeft, naast de grote impact op de dagelijkse werking van het bestuur en de maatschappelijke impact, een grote impact op de ontvangsten van het bestuur uit de exploitatie van zijn dienstverlening en in mindere mate op zijn uitgaven. Om dit te compenseren werden er vanuit de hogere overheden tal van bijkomende (tijdelijke) subsidiëringen voorzien. Deze hebben een groot deel van de minderontvangsten gecompenseerd voor een aantal diensten. In tegenstelling tot wat eerder gedacht werd, is de uiteindelijke impact op de financiën van het lokaal bestuur beperkt. Anderzijds is de COVID19-crisis waarschijnlijk nog niet afgelopen en vormt dit nog steeds een financieel risico voor 2022 en 2023 omdat we afhankelijk zijn van de compenserende maatregelen.

Financiële gevolgen

Er zijn geen directe financiële gevolgen.

Bijlagen

Standopgave 31 december 2022 (menu 8.2.2)

Besluit:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering van 31 december 2022 van de financieel directeur in uitvoering van artikel 177 van het decreet lokaal bestuur." "

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering van 31 december 2022 van de financieel directeur in uitvoering van artikel 177 van het decreet lokaal bestuur.

Raad voor maatschappelijk welzijn 19 januari 2023

Reglement project recurrente sociale steunverlening periode 2023-2025

Motivering

Feiten en context

De gevreesde doorstijgende energieprijzen bezorgen zeer veel gezinnen enorme financiële kopzorgen. Steeds meer mensen dreigen snel in betaalproblemen te komen.

De BTW-verlaging op de energiefactuur bracht geen soelaas voor het explosief doorstijgen van de energiefactuur de afgelopen maanden, en zal ook nu geen fundamentele oplossing bieden. En ondanks de verlenging van het uitgebreid sociaal tarief, zal het aantal gezinnen met betalingsachterstand exponentieel toenemen op korte termijn. Meer nog: de situatie is zo kritiek voor vele huishoudens, dat een structurele verankering van een nog verder uitgebreid sociaal tarief, de enige mogelijkheid lijkt om ervoor te zorgen dat vele gezinnen deze crisis doorkomen. Het is bovendien steeds duidelijker dat meer aandacht besteed moet worden aan een grote groep mensen die hun recht op sociaal tarief nog niet geopend hebben.

De meest kwetsbare inwoners meestal kunnen rekenen op het sociaal tarief inzake energie maar dit doet geen afbreuk aan het feit dat ook deze inwoners wel degelijk geconfronteerd worden met kosten die zwaar kunnen doorwegen.

Gelet op de verontrustende lange termijn vooruitzichten van de marktprijzen, moet er daarbovenop snel samenwerking tussen en extra inspanningen van de verschillende overheden komen, om een sociaal drama in de komende maanden te vermijden.

Voor de in dit reglement bepaalde doelgroepen zijn alle (directe of indirecte via DifTar) financiële tussenkomsten dus broodnodig in deze moeilijke tijden en wordt er dus een substantieel extra (sociaal) budget ter beschikking gesteld voor een crisisperiode, die hopelijk na 3 jaren kan worden afgebouwd.

Juridische gronden

●         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●         Organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 8 juli 1976.

Adviezen

Het voorliggend project werd diverse malen besproken met de schepenen en de burgemeester in aanwezigheid van de voltallige sociale dienst.

Het reglement wordt voor advies voorgelegd aan het BCSD op 19 januari 2023.

Argumentatie

Europa heeft een prijzenplafond ingesteld. De federale overheid heeft maatregelen genomen evenals de Vlaamse overheid. De lokale overheid mag niet achterblijven en moet de inwoners in deze moeilijke tijd ondersteunen. Hoewel de energiekosten ook voor de steden en gemeenten fors toenemen, proberen veel lokale besturen hun inwoners en verenigingen te helpen met hun energiefactuur.

De helft van de 140 gemeenten die deelnamen aan de bevraging van Radio2 geeft financiële steun aan inwoners met een laag inkomen die uit de boot vallen voor het sociaal tarief.

Maar door steeds hogere kosten en inflatie hebben ook gezinnen met een beperkt inkomen (bovengrens sociaal tarief) het steeds moeilijker om rond te komen.

Tielt-Winge wil haar steentje bijdragen en de inwoners een financiële steun verlenen en administratieve hulp bieden. De sociale dienst van het OCMW heeft een reglement opgemaakt dat als bijlage is toegevoegd.

Het vast bureau wijst erop dat er wel degelijk een 'zwarte lijst' bestaat bij EcoWerf met een systematische problematiek van DifTar-wanbetalers uit Tielt-Winge, waardoor specifieke bijsturing voor deze doelgroep via deze steunverlening aan de orde is via doelgroep B.

Het vast bureau wenste bijkomend te verduidelijken dat er slechts één (steunverlenings)weg kan bewandeld worden (met storting op de persoonlijke rekening voor doelgroep A en storting op de DifTar-rekening voor doelgroep B); bovendien betreft het een steunverlening die slechts eenmalig in het jaar kan bekomen worden. Mits integratie van deze verfijningen ging het vast bureau principieel akkoord met dit project in zitting van 27 december 2022.

Financiële gevolgen

Bijlagen

●         Reglement recurrente steunverlening

●         Aanvraagformulieren doelgroep A en doelgroep B

●         Gedachtenwisseling BCSD oktober 2022

Besluit:

15 stemmen voor: Rudi Beeken, Raf Alaerts, Gunther Clinckx, Jan Loddewykx, Germaine Willems, Gert Van denstorme, Manuela Vervoort, Tom Werner, Marthe Caeyers, Frederik Vranken, Jo Smekens, Marleen De Vry, Kris Cornelissen, Gerry Caluwaerts en Agnes Van de Gaer.
4 onthoudingen: Fons Lemmens, Yvette Duerinckx, Filip Broos en Rudi Meeus.
Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn besluit tot goedkeuring van voorliggend reglement recurrente sociale steunverlening jaren 2023,2024 en 2025, luidende als volgt:

Reglement recurrente sociale steunverlening jaren 2023, 2024 en 2025 (versie 19.01.2023)

Het lokaal bestuur Tielt-Winge heeft een bedrag van 40 000 euro uitgetrokken voor het geven van een financiële tussenkomst aan bepaalde doelgroepen, bij wijze van generieke sociale steunverlening. Dit budget is momenteel voorzien voor de jaren 2023, 2024 en 2025 en zal besteed worden voor een recurrente financiële tussenkomst om bepaalde, afgebakende doelgroepen op financieel vlak een extra duw in de rug te geven, mede in het verlengde van het gegeven dat verschillende inwoners het dezer dagen op financieel vlak niet onder de markt hebben om diverse redenen.

Op vraag van het beleid heeft de sociale dienst een reglement voor jaarlijks wederkerende steunverlening opgemaakt, dat op een tweeledige leest is geschoeid.

Dit houdt met name verband met de inschatting vanuit het bestuur dat er twee doelgroepen bijzondere aandacht verdienen.

Aan elk van de hieronder aangegeven doelgroepen wenst het beleid, een financiële steunverlening aan te reiken. Deze gedifferentieerde benadering vertaalt zich in het onderscheiden van enerzijds een doelgroep A en anderzijds een doelgroep B, waarbij voor elk een bedrag wordt gereserveerd van 20.000 EUR per jaar.

Deel 1: budget voor doelgroep A

Aanvraagformulier sociale steunverlening doelgroep A (bijlage)

Het ’budget sociale steunverlening doelgroep A’ is een recurrente toelage die uitgekeerd wordt aan inwoners die behoren tot kwetsbare doelgroepen maar toch geen recht hebben op sociaal tarief of verwarmingstoelage voor stookolie.

Voor de toepassing van het reglement sociale steunverlening voor doelgroep A is een bedrag van 20.000 euro voorzien.

Uitgaven in het kader van energiefacturen komen in aanmerking.

Hoeveel bedraagt de sociale steun voor doelgroep A? Een gezin met kinderen ten laste ontvangt 75 euro, een samenwonende zonder inwonende kinderen 65 euro en een alleenstaande persoon 50 euro.

Wie komt in aanmerking?

Kwetsbare doelgroepen komen in aanmerking voor de sociale steun voor doelgroep A:

Personen wiens maandelijks netto gezinsinkomen bedraagt:

●         maximaal 3.500 euro als gezin met kinderen ten laste

●         maximaal 3.000 euro als samenwonenden zonder inwonende kinderen,

●         maximaal 1.920 euro als alleenstaande.

Je kan geen gebruik maken van deze sociale steun als:

●         je recht hebt op het sociaal tarief voor gas en elektriciteit

●         je al een verwarmingstoelage hebt genoten die werd uitbetaald door het OCMW. Hoe aanvragen?

Je kan een aanvraag doen tot 30 april 2023 aangevuld met aanslagbiljet (of kopie) 2022 inkomsten 2021.

Je kan een aanvraag doen tot 30 april 2024 aangevuld met aanslagbiljet (of kopie) 2023 inkomsten 2022.

Je kan een aanvraag doen tot 30 april 2025 aangevuld met aanslagbiljet (of kopie) 2024 inkomsten 2023.

via het online aanvraagformulier (e-loket/website) of via een papieren aanvraagformulier dat in het gemeentelijk Informatieblad van maart staat.

Deel 2: budget voor doelgroep B

Aanvraagformulier sociale steunverlening doelgroep B (bijlage)

Door steeds hogere kosten en inflatie hebben gezinnen met een beperkt inkomen het steeds moeilijker om rond te komen. Het feit dat de meest kwetsbare inwoners meestal kunnen rekenen op het sociaal tarief inzake energie, doet geen afbreuk aan het feit dat ook deze inwoners wel degelijk geconfronteerd worden met kosten die zwaar kunnen doorwegen, hetgeen het op haar beurt eveneens wenselijk maakt om ook hen sociale tegemoetkoming toe te bedelen vanuit de gemeente in het kader van onderhavig reglement. Als gemeente willen we deze gezinnen helpen met een tegemoetkoming in hun afvalkosten. Inwoners die voldoen aan de voorwaarden zullen de tegemoetkoming rechtstreeks op hun Diftarrekening gestort krijgen. De hoogte van de bijdrage hangt af van de gezinssituatie.

Voor de toepassing van het reglement sociale steunverlening voor doelgroep B is een bedrag van 20.000 euro voorzien.

Hoeveel bedraagt het de sociale steun voor doelgroep B?

Een gezin met kinderen ten laste ontvangt 40 euro, een samenwonende zonder inwonende kinderen 30 euro en een alleenstaande persoon 25 euro.

Wie komt in aanmerking?

Kwetsbare doelgroepen komen in aanmerking voor de sociale steun voor doelgroep B (voor zover ze over een restafvalbak beschikken of er niet van zijn vrijgesteld):

●         Personen met een laag inkomen, d.w.z. huishoudens met een jaarlijks inkomen dat lager dan of gelijk is aan 24.638,79 euro (verhoogd met 4.561,31 euro per persoon ten laste). Met persoon ten laste wordt bedoeld: een lid van het huishouden van de gerechtigde met een netto jaarinkomen, zonder de gezinsbijslag en het onderhoudsgeld voor de kinderen, dat lager is dan 3.410 euro.

●         Personen met recht op een verhoogde tegemoetkoming van ziekte- en invaliditeitsverzekering én een jaarlijks inkomen van het huishouden is lager dan of gelijk aan 24.638,79 euro (verhoogd met 4.561,31 euro per persoon ten laste). Met persoon ten laste wordt bedoeld: een lid van het huishouden van de gerechtigde met een netto jaarinkomen, zonder de gezinsbijslag en het onderhoudsgeld voor de kinderen, dat lager is dan 3.410 euro.

●         Personen met schuldenlast:

○         Collectieve schuldenregeling

○         Schuldbemiddeling bij de sociale dienst

Hoe aanvragen ?

Je kan een aanvraag doen tot 30 april 2023 aangevuld met aanslagbiljet (of kopie) 2022 inkomsten 2021.

Je kan een aanvraag doen tot 30 april 2024 aangevuld met aanslagbiljet (of kopie) 2023 inkomsten 2022.

Je kan een aanvraag doen tot 30 april 2025 aangevuld met aanslagbiljet (of kopie) 2024 inkomsten 2023.

via het online aanvraagformulier (e-loket/website) of via een papieren aanvraagformulier dat in het gemeentelijk Informatieblad van maart staat.

Schriftelijke aanvragen kunnen in de brievenbus van het gemeentehuis worden gedeponeerd. De aanvraag moet vergezeld zijn van het gevraagde aanslagbiljet (of kopie).

De aanvrager geeft toestemming aan het lokaal bestuur van Tielt-Winge om belangrijke informatie te controleren bij andere departementen van de sociale zekerheid zoals bijvoorbeeld pensioen, bij banken, de belastingdienst, het kadaster, de kruispuntbank van de sociale zekerheid...

De sociale steunverlening voor doelgroep A zal rechtstreeks op de persoonlijke rekening gestort worden.

De sociale steunverlening voor doelgroep B zal rechtstreeks op de Diftarrekening gestort worden.

Het lokaal bestuur van Tielt-Winge vraagt aan de aanvrager om zijn/haar rekeningnummer te vermelden op het aanvraagformulier met het oog op het kunnen uitbetalen van de sociale steunverlening.

Het is niet mogelijk om de twee vormen van steunverlening te combineren.

Er kan slechts 1 aanvraag per adres en per jaar worden gedaan en er wordt rekening gehouden met de inkomsten van alle gedomicilieerde personen.

De aanvragen worden chronologisch verwerkt tot uitputting van het voorziene budget.

Wanneer je geen recht hebt op een sociale steunverlening zal je hiervan op de hoogte gebracht worden.

Artikel 2

Het vast bureau verleende een principieel akkoord in zitting van 27 december 2022 en het reglement werd voor adviesverlening aan het BCSD voorgelegd op 19 januari 2023, dat dus bij deze wordt bekrachtigd.

Artikel 3

Het budget hiervoor ten bedrage van 40.000 euro per kalenderjaar wordt voorzien in de meerjarenplanning voor de jaren 2023, 2024 en 2025.

Artikel 4

Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van deze beslissing.

Artikel 5

Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 285 e.v. van het Decreet over het lokaal bestuur.

Artikel 6

Dit reglement treedt in werking vanaf 1 februari 2023.

Artikel 7

Deze beslissing is onderworpen aan het bestuurlijk toezicht, zoals dit geregeld wordt door de toepasselijke bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur." "

De raad voor maatschappelijk welzijn beslist tot goedkeuring van het reglement voor recurrente sociale steunverlening vanaf 2023 tot en met 2025.

Raad voor maatschappelijk welzijn 19 januari 2023

Huishoudelijk reglement Lokaal Opvanginitiatief 2023

Motivering

Feiten en context

Het huishoudelijk reglement van het Lokaal Opvanginitiatief werd geüpdatet. Het vorige reglement dateerde van de zitting van september 2018.

Juridische gronden

●         Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●         De wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van andere categorieën van vreemdelingen vormt de referentie inzake de opvang, in België, van verzoekers om internationale bescherming en van bepaalde andere categorieën van vreemdelingen.

●         Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Adviezen

Het vast bureau ging principieel akkoord met het huishoudelijk reglement Lokaal Opvanginitiatief (LOI) 2023 in zitting van 13 december 2022.

Het BCSD verleende een advies over het reglement LOI op 15 december 2022.

Argumentatie

Het huishoudelijk reglement van het LOI Tielt-Winge werd goedgekeurd door de OCMW-raad van september 2018. Dit werd geüpdatet.

Er zijn meerdere praktische aanpassingen gedaan. Het vuilnis wordt georganiseerd door Diftar. Tevens wordt van de cliënt verwacht om duidelijk te communiceren met de maatschappelijk werker en toestemming te vragen voor bepaalde activiteiten (zoals een sportkamp voor kinderen) of betalende hulpverlening (zoals een psycholoog).

De maatschappelijk werker komt wekelijks op huisbezoek en zal iedere drie maanden het onderhoud van de woning controleren.

Cliënten mogen (meestal) werken. In het reglement werd toegevoegd dat ze een deel van hun loon moeten betalen aan Fedasil. Dit is wettelijk bepaald.

Alle volwassen cliënten zullen worden ingeschreven voor Nederlandse lessen. We willen hiermee het integreren in de maatschappij al tijdens hun verblijf in het LOI bevorderen. Ten slotte willen we werken met een waarborg. Er zal 5 euro per week van het leefgeld worden ingehouden. Dit bedrag zal worden gespaard. Als er schade aan de woning is, kan dit hiermee worden vergoed. Als er geen schade aan de woning is, krijgt het gezin dit bedrag mee wanneer ze het LOI verlaten.

Financiële gevolgen

Er zijn geen financiële gevolgen.

Bijlagen

Huishoudelijk reglement LOI 2023

Besluit:

15 stemmen voor: Rudi Beeken, Raf Alaerts, Gunther Clinckx, Jan Loddewykx, Germaine Willems, Gert Van denstorme, Manuela Vervoort, Marleen De Vry, Fons Lemmens, Yvette Duerinckx, Filip Broos, Rudi Meeus, Kris Cornelissen, Gerry Caluwaerts en Agnes Van de Gaer.
4 stemmen tegen: Tom Werner, Marthe Caeyers, Frederik Vranken en Jo Smekens.
Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt onderhavig huishoudelijk reglement LOI 2023 goed, luidende als volgt:

Huishoudelijk reglement voor de lokale opvangstructuren van OCMW Tielt-Winge (versie 19.01.2023)

Welkom in onze opvangstructuur!

Dit huishoudelijk reglement (HHR) is opgesplitst in 2 delen:

huishoudelijk reglement - algemeen vanuit Fedasil (A)

huishoudelijk reglement - specifiek voor LOI Tielt-Winge (B)

A. Huishoudelijk reglement – algemeen vanuit Fedasil

Het HHR geeft uitleg over uw rechten en plichten en de te respecteren regels gedurende uw verblijf in de opvangstructuur. Het is zeer belangrijk dat u dit reglement goed begrijpt.

De volgende dienstverlening is beschikbaar in de opvangstructuur:

●         huisvesting

●         maaltijden

●         toegang tot sanitaire voorzieningen en toiletartikelen

●         terbeschikkingstelling van kleding

●         zakgeld

●         individuele sociale begeleiding en toegang tot juridische hulp

●         medische en psychologische begeleiding

Het HHR bevat een geheel van regels betreffende het samenleven en de organisatie van de opvangstructuur om het verblijf zo goed mogelijk te laten verlopen voor de bewoners en het personeel.

Deze regels betreffen het volgende:

●         het respect voor de privacy

●         de orde en rust in de opvangstructuur

●         de veiligheid van bewoners en personeelsleden

●         de hygiëne en netheid van de kamers

●         de regeling voor aanwezigheid en afwezigheid

●         het maken van afspraken

●         het systeem van waarborg

●         de kamercontrole

●         de algemene informatieverplichting van elke bewoner ten aanzien van Fedasil

De structuur is een open opvangstructuur. Dit betekent dat u niet verplicht bent om er te verblijven. Als u ervoor kiest om de opvangstructuur te verlaten, dan behoudt u enkel het recht op medische begeleiding door Fedasil. Uw keuze om al dan niet in de opvangstructuur te verblijven heeft geen effect op de behandeling van uw verzoek om internationale bescherming.

Indien u vragen heeft met betrekking tot dit huishoudelijk reglement of met betrekking tot de rechten die u geniet tijdens uw verblijf in de opvangstructuur, kunt u steeds terecht bij uw maatschappelijk werker of de in de structuur beschikbare informatiebrochures te consulteren.

Wij wensen u een aangenaam verblijf.

*****

Ik ondergetekende, …………………………………………………………………………...

bevestig kennis te hebben genomen en een kopie te hebben ontvangen van dit huishoudelijk reglement, dat werd toegelicht in een taal die ik begrijp.

Het huishoudelijk reglement kan te allen tijde eenzijdig door het OCMW worden aangepast. Desgevallend wordt u hierover schriftelijk ingelicht.

Naam + Voornaam

OVnr. (nummer openbare veiligheid):

Datum:

Handtekening:

1. ONZE DIENSTVERLENING

1.1 Basisdienstverlening

De opvangstructuur biedt u, afhankelijk van zijn organisatie, de volgende dienstverlening:

huisvesting met toegang tot sanitaire voorzieningen

toegang tot toiletartikelen

de mogelijkheid om kledij te wassen en noodzakelijke kleding (tweedehands) te ontvangen

maaltijden of maaltijdcheques of de mogelijkheid om zelf voeding aan te schaffen

1.2 Individuele begeleiding

Alle medewerkers van de opvangstructuur zijn onderworpen aan een deontologische code die waarden zoals het respect, de klantgerichtheid, de onpartijdigheid en de discretie onderschrijft.

Tijdens uw verblijf heeft u een maatschappelijk werker als referentiepersoon. Deze zal u gedurende uw verblijf individueel begeleiden, u informeren over uw rechten en u kunnen doorverwijzen naar andere diensten indien nodig.

Deze persoon zal een individueel dossier aanleggen waarin alle belangrijke zaken voor uw begeleiding in de opvangstructuur bijgehouden worden.

Ook andere medewerkers uit onze opvangstructuur kunnen hieraan bijdragen. U hebt altijd recht op inzage in uw dossier. Indien u verhuist naar een andere opvangstructuur zal dit dossier worden overgedragen aan de nieuwe opvangstructuur.

De individuele begeleiding die u van ons kunt verwachten is de volgende:

Begeleiding in de opvang: uw maatschappelijk werker bespreekt en evalueert samen met u uw specifieke opvangbehoeften.

Maatschappelijke begeleiding: wij bieden ondersteuning en advies over het maatschappelijk leven buiten de opvangstructuur en helpen u bijvoorbeeld bij het inschrijven van kinderen in een school.

Begeleiding in de asielprocedure: de opvangstructuur zal ervoor zorgen dat u goed geïnformeerd bent over het verloop van de procedure. Wij zullen u ook ondersteunen bij het vinden van gratis juridische bijstand (advocaat) vanaf het begin van uw procedure.

Opleidingen: Onder bepaalde voorwaarden en op basis van de beschikbare plaatsen heeft u recht op deelname aan activiteiten. Uw maatschappelijk werker zal u hierover verder informeren.

1.3 Medische en psychologische begeleiding

In geval van medische klachten heeft u toegang tot medische begeleiding.

Indien binnen de opvangstructuur een medische dienst bestaat, dient u zich te richten tot deze interne medische dienst, die, indien nodig, een externe medische raadpleging zal regelen. Bij gebrek aan een medische dienst, zal uw maatschappelijk werker u de modaliteiten om een arts te raadplegen verduidelijken.

Wij willen er uw aandacht op vestigen dat wanneer u ervoor kiest om beroep te doen op een andere arts dan die door de opvangstructuur is aangeduid of indien u zich uit eigen beweging aanmeldt bij een arts of ziekenhuis, u de kosten hiervan zelf zal moeten betalen.

Wanneer u nood heeft aan psychologische begeleiding zal de opvangstructuur u naar gespecialiseerde psychologische hulp doorverwijzen, binnen of buiten de opvangstructuur.

1.4 Zakgeld

U hebt recht op een wekelijks vast bedrag aan zakgeld. De hoogte van dit bedrag is wettelijk bepaald.

In bepaalde collectieve opvangstructuren bestaat de mogelijkheid om dit bedrag aan te vullen door het uitvoeren van bepaalde taken ten voordele van de opvangstructuur, de zogenaamde gemeenschapsdiensten. Elke opvangstructuur bepaalt zelf de wijze van organisatie en het bedrag van de uitvoering van deze taken.

1.5 Werk

Wanneer u gaat werken bent u verplicht om dit te laten weten aan uw maatschappelijk werker. Een gedeelte van uw loon zal u moeten afgeven. Hoeveel u moet afgeven is wettelijk bepaald. Voor studentenwerk kan er een andere regeling gelden. Bespreek dit met uw maatschappelijk werker.

2. ONZE REGELS INZAKE HET SAMENLEVEN

2.1 Privacy en rust

●         U hebt recht op de eerbiediging van uw privéleven en dient eveneens het privéleven van andere bewoners te respecteren. Dit betekent dat u niet ongevraagd binnengaat in de kamers van andere bewoners en dat u de nachtrust in de opvangstructuur dient te respecteren.

●         U nodigt geen minderjarigen uit op uw kamer, behalve na toestemming van de ouders of de begeleider, indien de minderjarige niet begeleid is.

●         U draagt bij tot een rustige sfeer in de opvangstructuur.

●         U respecteert de bezoekersregeling en ziet erop toe dat externe personen die u bezoeken deze ook respecteren. De bezoekersregeling heeft als doel de privacy van u en uw medebewoners te verzekeren.

●         U respecteert de persoonlijke bezittingen van andere bewoners en de goederen van de opvangstructuur. De opvangstructuur is niet verantwoordelijk voor beschadiging, diefstal of verlies van uw persoonlijke bezittingen. In het geval u schade veroorzaakt aan goederen van anderen of van de opvangstructuur, kan u verzocht worden deze te vergoeden.

●         U vraagt voorafgaandelijk goedkeuring aan de directie van de opvangstructuur voor het organiseren van evenementen, in het bijzonder wanneer die de rust in de opvangstructuur kunnen verstoren.

●         U respecteert de instructies die u worden gegeven door de medewerkers van de opvangstructuur.

●         U respecteert dat bepaalde delen van de opvangstructuur een beperkte toegang hebben.

2.2 Veiligheid

●         U respecteert de geldende regels inzake preventie en brandveiligheid en het materieel voor branddetectie en brandbestrijding niet te beschadigen.

●         Vernieling en vandalisme van de opvangstructuur zijn volstrekt verboden.

●         Het is verboden om te koken in de opvangstructuur tenzij in de ruimtes die de opvangstructuur hiertoe eventueel heeft aangeduid.

●         Er geldt een algemeen rookverbod in de opvangstructuur, behalve in de daarvoor voorziene plaatsen.

●         Handel, bezit en gebruik van alcohol of drugs in opvangstructuur zijn verboden. Elk gedrag verbonden aan dronkenschap en het gebruik van illegale middelen in de opvangstructuur is verboden.

●         Het bezit van gevaarlijke voorwerpen waarmee u anderen in gevaar kan brengen of waarmee u schade kan aanrichten aan de lokalen is verboden.

●         De voorwerpen verboden door dit reglement kunnen in beslag worden genomen.

●         Verbale of fysieke intimidatie, seksueel en gender gerelateerd geweld, agressie of fysieke geweldpleging zijn verboden, alsook elk racistisch of discriminerend gedrag of taalgebruik ten opzichte van individuen of groepen.

2.3 Hygiëne

●         U bent verantwoordelijk voor het goede onderhoud en de netheid van uw kamer of woning.

●         U dient de gemeenschappelijke ruimtes te respecteren en deze net te houden.

●         Het is niet toegestaan om dieren te houden.

3. ONZE REGELS VAN ORGANISATIE VAN DE OPVANGSTRUCTUUR

3.1 Informatieverplichting

Omwille van de goede opvolging van uw recht op opvang heeft u een informatieverplichting ten opzichte van de opvangstructuur. Dit betekent dat u uw maatschappelijk werker tijdig op de hoogte brengt van alle nuttige informatie betreffende uw asielprocedure en van elk ander element dat invloed kan hebben op uw recht op opvang. (vb. schrijven ontvangen van de Dienst Vreemdelingenzaken, beslissing van het CGVS of de RVV, …).

Ook het uitoefenen van vrijwilligerswerk of een arbeidsovereenkomst moet u melden aan uw maatschappelijk werker.

3.2 Financiële bijdrage in de opvang

Wanneer u een arbeidsovereenkomst heeft en betaald werk verricht buiten de opvangstructuur brengt u de opvangstructuur onmiddellijk op te hoogte over de modaliteiten hiervan. Naargelang de hoogte van uw inkomen zult u een bijdrage moeten betalen aan de kosten van uw opvang volgens de voorziene modaliteiten. Onder bepaalde voorwaarden en indien uw inkomen stabiel is en een bepaald bedrag overschrijdt, kan de opvang worden stopgezet.

3.3 Afspraken maken en nakomen

Als u zonder de expliciete voorafgaande toestemming van uw opvangstructuur beroep doet op een externe dienst of dienstverlener, zijn de eventuele kosten hiervan voor uw rekening.

Als de opvangstructuur voor u een afspraak maakt bij een externe dienstverlener (opleiding, arts, ziekenhuis, etc.) bent u verplicht om deze afspraak correct en op tijd na te komen.

Het is mogelijk dat uw aanwezigheid bij bepaalde evenementen (bv. vergadering of opleiding) verplicht is. In dat geval zal u op voorhand worden geïnformeerd over de praktische organisatie (uur, eventueel transportmiddel) en respecteert u deze.

De vervoersbewijzen die u worden gegeven voor verplaatsingen in het kader van uw procedure, een medische raadpleging, een consultatie bij een advocaat etc. worden uitsluitend gebruikt voor deze doeleinden.

3.4 Uitoefening van het ouderlijk gezag

Als ouder(s) bent u verantwoordelijk voor het toezicht, de opvoeding en de schoolplicht van de minderjarige kind(eren) in uw gezin. De opvangstructuur kan u hierin ondersteunen indien u dit wenst.

3.5 Aanwezigheid in de opvangstructuur

Om uw opvangplaats te behouden dient u regelmatig aanwezig te zijn in de opvangstructuur.

Bij elke afwezigheid gedurende de nacht informeert u de opvangstructuur en laat u uw contactgegevens achter. Na drie nachten afwezigheid zonder voorafgaande verwittiging kan u worden uitgeschreven en kan u bijgevolg uw opvangplaats in de structuur verliezen.

U mag nooit meer dan 10 nachten per periode van 30 dagen afwezig zijn. U kunt worden uitgeschreven indien u langer afwezig bent.

Om opnieuw een opvangplaats te vragen, moet u zich aanbieden bij de Dienst Dispatching van Fedasil waar u, indien u nog recht heeft op opvang, een opvangplaats zal worden toegewezen.

3.6 Waarborgsysteem

Het is mogelijk dat de opvangstructuur u om een waarborg vraagt bij het te uwer beschikking stellen van materiaal. Deze waarborg wordt teruggegeven bij uw vertrek uit de opvangstructuur of bij teruggave van het ontleend materiaal in oorspronkelijke staat.

3.7 Controle van kamer / huisvesting en private kastruimte

Naast vaststellingen die gebeuren tijdens rondes in de structuur kunnen regelmatige controles van de kamers plaatsvinden om de naleving van de verschillende regels met betrekking tot de veiligheid, brandpreventie, hygiëne en de naleving van dit reglement in de kamers te garanderen.

De regelmatige controle mag twee keer per maand gebeuren en dit enkel tussen 9u00 en 17u00. Enkel in geval van specifieke eisen van preventie inzake veiligheid, brandbestrijding, hygiëne of ernstige tekortkomingen op het huishoudelijk reglement kan de kamer vaker en buiten deze uren worden gecontroleerd.

Tijdens de controle wordt de hele kamer gecontroleerd. U kunt hierbij aanwezig zijn. Bij een vermoeden van inbreuk op het huishoudelijk reglement, kan de kast geopend worden en de inhoud gecontroleerd worden.

Indien bij het uitvoeren van een controle, voorwerpen worden ontdekt die verboden worden door dit reglement (zie punt 6.12), zullen deze in beslag worden genomen. Er wordt een lijst met de in beslag genomen voorwerpen opgesteld, een kopie van deze lijst wordt u overgemaakt indien u hierom verzoekt.

Indien een voorwerp dat tijdens de controle in beslag werd genomen, een gevaarlijk voorwerp lijkt te zijn voor de fysieke integriteit van de bewoners en het personeel, dan wordt het desgevallend overgemaakt aan de bevoegde diensten.

Indien het voorwerp in beslag werd genomen om redenen van hygiëne, veiligheid, of brandbestrijding, bijgehouden, wordt het teruggegeven aan de bewoner bij vertrek uit de opvangstructuur.

Indien het voorwerp dat in beslag werd genomen of elk ander voorwerp dat eigendom is van de bewoner niet werd meegenomen bij vertrek uit de opvangstructuur, dan verkrijgt deze laatste de vrije beschikking binnen de 10 dagen die volgen op zijn vertrek.

4. SANCTIES EN ORDEMAATREGELEN

4.1 Sancties

Als u een inbreuk pleegt op de regels of afspraken kan een sanctie worden opgelegd. Daden gepleegd buiten de opvangstructuur kunnen eveneens sancties met zich meebrengen wanneer deze een belangrijke impact hebben op de opvangstructuur.

Er zal steeds rekening gehouden worden met de aard en de ernst van de inbreuk en met de concrete omstandigheden waarin de inbreuk gepleegd werd. U kunt voorafgaand aan het nemen van een sanctie die op u betrekking heeft, gehoord worden en u kan zich tijdens dit onderhoud door een persoon naar keuze laten begeleiden.

De sanctie wordt u steeds schriftelijk overhandigd.

De volgende sancties zijn mogelijk:

1) een formele waarschuwing met vermelding in uw individueel dossier.

2) een tijdelijke uitsluiting van deelname aan de activiteiten die binnen de opvangstructuur worden georganiseerd.

3) een tijdelijke uitsluiting van de mogelijkheid om gemeenschapsdiensten uit te voeren tegen een vergoeding.

4) de beperking van de toegang tot bepaalde diensten.

5) de verplichting bepaalde taken van algemeen belang uit te voeren.

6) de gedeeltelijke of volledige opheffing of vermindering van het zakgeld met een maximum termijn van vier weken.

7) de overplaatsing naar een andere opvangstructuur.

8) de tijdelijke uitsluiting van het recht op de materiële hulp in een opvangstructuur.

9) de definitieve uitsluiting van het recht op de materiële hulp in een opvangstructuur.

De sancties zijn allen onmiddellijk uitvoerbaar. De uitsluitingssancties dienen bevestigd te worden door een beslissing van de Directeur-generaal van Fedasil, binnen de drie werkdagen volgend op de dag waarop de sanctie getroffen werd. De datum waarop deze beslissing bij de Dienst Dispatching kan worden opgehaald wordt vermeld op de sanctie, die u werd overhandigd door de opvangstructuur.

Voor uitleg over de toepasselijke sancties kan u steeds terecht bij uw maatschappelijk werker.

4.2 Ordemaatregelen

Om de orde, de veiligheid en de rust in de opvangstructuur te waarborgen kan een ordemaatregel worden genomen. U kunt voorafgaand aan het nemen van een ordemaatregel die op u betrekking heeft, gehoord worden en u tijdens dit onderhoud door een persoon naar keuze laten begeleiden.

Ordemaatregelen worden schriftelijk overhandigd of geafficheerd in de structuur indien zij van algemeen belang zijn (bijvoorbeeld: sluiting van een TV-zaal op een bepaald tijdstip in de avond als gevolg van herhaaldelijke problemen).

5. KLACHTEN EN BEROEP

Indien u meer informatie wenst met betrekking tot de hieronder beschreven procedures, kan u zich steeds richten tot het personeel van de opvangstructuur.

5.1 Indienen van een klacht

Wanneer u ontevreden bent over de algemene levensomstandigheden in de opvangstructuur of over de toepassing van het huishoudelijk reglement dan kunt u klacht neerleggen.

U richt uw klacht schriftelijk of mondeling aan de directeur of de verantwoordelijke van de opvangstructuur, die uw klacht binnen een termijn van maximaal 7 dagen zal behandelen. De klacht kan worden ingediend in het Nederlands, Frans, Duits of Engels.

Als u geen antwoord ontvangt binnen de 7 dagen kunt u de klacht schriftelijk indienen bij de Directeur-generaal van het Agentschap of de persoon aan wie deze bevoegdheid gedelegeerd werd (zie punt 6.16).

5.2 Beroep tegen opgelegde sanctie

Als u niet akkoord gaat met een opgelegde sanctie besproken onder punten 4), 5), 6) of 7), dan kunt u hiertegen schriftelijk een beroep tot herziening indienen bij de Directeur-generaal van het Agentschap aan de persoon aangewezen in punt 6.16. of indien u in een LOI verblijft, bij de OCMW-raad.

Dit beroep wordt opgesteld in het Nederlands, Frans, Duits of Engels en moet per post worden opgestuurd binnen de 5 werkdagen nadat de sanctie of ordemaatregel schriftelijk aan u werd overhandigd.

U bezorgt onmiddellijk een kopie van dit beroep aan de opvangstructuur. Een beslissing wordt u binnen de 30 dagen betekend. Zolang de directeur-generaal, de persoon aangewezen in punt 6.16 of de O.C.M.W.-raad de sanctie niet wijzigt blijft de sanctie voorlopig bestaan.

5.3 Beroep tegen beslissingen inzake medische bijstand

Als u niet akkoord gaat met een beslissing met betrekking tot de medische bijstand dan kunt u schriftelijk een beroep indienen bij de Directeur-generaal van het Agentschap, de persoon aangewezen in punt 6.16 of, indien u in een LOI verblijft, bij de OCMW-raad.

Dit beroep wordt opgesteld in het Nederlands, Frans, Duits of Engels en moet per post worden opgestuurd binnen de 5 werkdagen na de consultatie waarop de beslissing aan u werd meegedeeld.

U bezorgt onmiddellijk een kopie van dit beroep aan de opvangstructuur. Een beslissing wordt u binnen de 30 dagen betekend.

Huishoudelijk reglement

voor de lokale opvangstructuren van OCMW Tielt-Winge

B. Huishoudelijk reglement – specifiek voor LOI Tielt-Winge

Welkom in onze opvangstructuur!

*****

Ik ondergetekende, …………………………………………………………………………...

bevestig kennis te hebben genomen en een kopie te hebben ontvangen van dit huishoudelijk reglement, dat werd toegelicht in een taal die ik begrijp.

Het huishoudelijk reglement kan te allen tijde eenzijdig door het OCMW worden aangepast. Desgevallend wordt u hierover schriftelijk ingelicht.

Naam + Voornaam

OVnr. (nummer openbare veiligheid):

Datum:

Handtekening:

ALGEMEEN

1. Voorwaarden

1.1 Indien u een verblijfsvergunning heeft (bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister, al dan niet beperkt), zal u een redelijke termijn krijgen om de opvang te verlaten.

1.2 Indien uw asielaanvraag echter verworpen werd, moet u de opvang binnen de 5 dagen verlaten, behalve indien het bevel tot het verlaten van het grondgebied een langere termijn vermeldt. Er bestaan mogelijkheden om het verblijf in het LOI om uitzonderlijke redenen te verlengen.

Op het moment van uw terugkeer, kunt u toegang krijgen tot een programma van vrijwillige terugkeer in uw land van oorsprong of in een derde land. FEDASIL heeft een cel "vrijwillige terugkeer" en een reïntegratiefonds dat bijkomende middelen voorziet om de reïntegratie en projecten in het land van herkomst te bevorderen. Er kan een eerste infosessie georganiseerd worden indien u dat wenst. Dit verbindt u tot niets.

U kunt contact opnemen met medewerkers van Fedasil:

0800 327 45

https://www.vrijwilligeterugkeer.be/nl?lang=3

2. Administratief

Fedasil heeft de OCMW's de opdracht gegeven om via LOI's asielzoekers op te vangen. De maatschappelijk werker heeft geen enkele beslissingsmacht over uw asielaanvraag of andere lopende procedure maar heeft wél de plicht om na te gaan of de personen steeds de voorwaarden vervullen die verbonden zijn aan deze opvang.

Aangezien er een verband bestaat tussen uw procedure en het recht op opvang, moet u het OCMW van Tielt-Winge verwittigen van elke wijziging op het vlak van uw procedure, regularisatie en/of subsidiaire bescherming.

Zeer belangrijk: U bent en blijft zelf verantwoordelijk voor de opvolging van de asielprocedure en uw verblijfsdocumenten!

LOI – OCMW Tielt-Winge

Dit document geeft een inhoudelijke beschrijving van de materiële opvang van het OCMW van Tielt-Winge. Het beschrijft concreet enkele punten van het huishoudelijk reglement van het LOI dat u werd toegewezen.

3. Opvang

U werd aan het LOI van het OCMW Tielt-Winge toegewezen.

Adres van de woning:

§ Leuvensesteenweg 174, 3390 Tielt-Winge

§ Leuvensesteenweg 163 bus 1, 3390 Tielt-Winge

3.1 Een bemeubelde woning:

Het OCMW stelt u een bemeubelde woning ter beschikking voor de duur van de opvang zoals bepaald in de voorwaarden tot verblijf in een LOI. Zowel de woning als de inboedel blijven eigendom van het OCMW.

Achteraan dit document vindt u een plaatsbeschrijving van de ruimtes en een inventaris van wat zich in de woning bevindt (bijvoegsel 1)

3.2 Wekelijks leefgeld

De hulp die u krijgt is berekend op basis van de bedragen die Fedasil heeft vastgelegd (bijvoegsel 2).

Het weekgeld wordt op maandag betaald. Per week zal er 5 euro van uw leefgeld worden ingehouden. Dit bedrag is een waarborg. Wanneer er geen schade aan de woning is, krijgt u dit bedrag wanneer u het LOI verlaat.

Korte verplaatsingen doet u met de bus met een buzzypas of omnipas. Het OCMW helpt u met de aanvraag van een buzzypas of omnipas.

3.3 Maatschappelijke begeleiding

Bij de aankomst in het LOI krijgt u een maatschappelijk werker toegewezen, die u begeleidt naar de LOI-woning. Deze maatschappelijk werker is tevens uw contactpersoon, bij wie u terecht kan met alle vragen en problemen van persoonlijke aard.

U ontvangt van uw maatschappelijk werker nog een kaartje met haar/zijn contactgegevens.

Adres: OCMW Tielt-Winge

Kruisstraat 2

3390 Tielt-Winge

Tel 016 63 40 08

De maatschappelijk werker werkt uitsluitend op afspraak dus eerst bellen om afspraak vast te leggen.

In afwezigheid van de maatschappelijk werker, kan u het OCMW contacteren op het nummer 016 63 40 08. Uw maatschappelijk werker komt wekelijks bij u op huisbezoek. Uw maatschappelijk werker houdt uw sociaal dossier bij. U heeft inzage in dit dossier.

Uw maatschappelijk werker zal regelmatig uw specifieke behoeften evalueren en hiervan verslag maken. Indien nodig zorgt de maatschappelijk werker ervoor dat er een tolk ter plaatse is of een telefonische tolk ter beschikking is bij deze gesprekken.

3.4 Juridische begeleiding

U kan bij uw maatschappelijk werker terecht wanneer u vragen heeft over de asielprocedure. Zij/hij kan u doorverwijzen naar de jurist die verbonden is aan het OCMW, naar een justitiehuis of naar het dichtstbijzijnde Bureau voor juridische bijstand (bijvoegsel 3).

Voor verdere verplaatsingen met de trein in het kader van uw asielprocedure, betaalt u eerst zelf het treinticket. Nadien brengt u het originele ticket naar de maatschappelijk werker en zal het OCMW het bedrag terugbetalen.

De kosten in het kader van de juridische of administratieve stappen die verband houden met de asielprocedure (verblijfsdocumenten, identiteitsfoto's), zal het OCMW individueel bekijken of ze al dan niet terugbetaald worden.

Hieronder staan verschillende websites, u vindt er tal van nuttige informatie over asiel in België:

www.cgra.be (Commissariaat-generaal voor Vluchtelingen en Staatlozen

www.dofi.fgov.be (Dienst vreemdelingenzaken)

www.fedasil.be (opvang)

www.inburgering.be (info inburgeringstraject, onthaalbureau, …)

www.vluchtelingenwerk.be (onafhankelijke, niet-gouvernementele organisatie die de belangen van de vluchteling en asielzoeker verdedigt)

www.cire.be (Franstalige organisatie zoals vluchtelingenwerk)

www.adde.be (l’association pour le droit des étrangers)

www.medimmigrant.be (vzw gezondheidszorg voor mensen zonder wettig verblijf of met precair verblijfsstatuut)

www.europa.eu (Europese Unie)

www.vrijwilligeterugkeer.be (vrijwillige terugkeer)

www.tracing.rodekruis.be (opsporing vermisten en familiehereniging)

3.5 School – opleiding – activiteiten

In België zijn kinderen leerplichtig vanaf 5 jaar tot 18 jaar. Er wordt gezocht naar een geschikte school voor uw kinderen.

De maatschappelijk werker zorgt voor de inschrijving van uw kinderen in een school en zal u hierin begeleiden.

Het OCMW betaalt voor volgende items, u vraagt hiervoor steeds eerst toestemming van uw maatschappelijk werker:

●         inschrijvingsgeld voor de school

●         schoolfacturen van de kinderen

●         turn- of zwemkledij

●         schooluitstappen in België

●         vervoer: Indien de kinderen zich met het openbaar vervoer dienen te verplaatsen, voorziet het OCMW de nodige buzzypas. Indien ander vervoer noodzakelijk is, zal dit bekeken worden met u.

●         naschoolse activiteiten (1 hobby per persoon en 1 kamp per persoon per jaar).

●         privéles of bijles: Indien nodig, kunnen privélessen of bijlessen terugbetaald worden. Dit wordt individueel bekeken.

●         voor- en/of naschoolse opvang: Indien voor- en/of naschoolse opvang nodig is, zal het OCMW bekijken of dit terugbetaald wordt.

●         opvang tijdens de schoolvakanties.

Het OCMW betaalt niet voor lunch/tussendoortjes op school, dit dient u te betalen van het leefgeld dat u wekelijks ontvangt.

In het kader van uw integratie is het belangrijk dat u Nederlandse lessen en Maatschappelijke Oriëntatie volgt. Volwassen bewoners worden ingeschreven voor Nederlandse lessen.

Hiervoor wordt u naar het Agentschap Integratie en Inburgering verwezen.

Indien u een boek/cursus/kopies nodig heeft voor de Nederlandse les, betaalt u deze eerst zelf. Het OCMW betaalt dit bedrag nadien terug.

U gebruikt uw buzzypas of omnipas om u naar de Nederlandse les te begeven.

Indien u interesse heeft voor andere cursussen/opleidingen/activiteiten, zal het OCMW individueel bekijken of dit terugbetaald wordt.

3.6 Medische hulp

Medische en farmaceutische kosten worden terugbetaald door het OCMW tot het ogenblik dat u zich in regel kan stellen met de mutualiteit, dit in overleg met de maatschappelijke werker. De terugbetaling gebeurt volgens de richtlijnen van Fedasil. Deze richtlijnen worden doorgegeven aan de artsen en apothekers waarmee het OCMW in contact is.

Huisarts tot wie u zich kan richten:

Dokter Verbiest

Leuvensesteenweg 163

3390 Tielt-Winge

016 63 17 51

De factuur van de consultaties wordt door deze dokter rechtstreeks aan het OCMW bezorgd.

U bent echter vrij om een andere huisarts te kiezen. U heeft steeds inzage in uw medisch dossier bij de huisarts.

Wanneer een bezoek aan een gespecialiseerde dokter nodig is, zal de huisarts beslissen welke specialist dit is. De huisarts bezorgt u de naam van de specialist en een verwijsbrief. Hierna regelt u de afspraak bij de specialist of gaat u naar de maatschappelijk werker, zij/hij regelt de afspraak.

Indien een dokter het bezoek aan een psycholoog, psychiater, therapeut nodig acht, zal hij dit voorschrijven en zal het OCMW de kosten hiervan dragen. Dit dient steeds in samenspraak met uw maatschappelijk werker.

De verplaatsingskosten die u eventueel maakt voor medische bezoeken, worden terugbetaald door het OCMW.

U kan bij de volgende apotheek terecht:

Apotheek Sint-Joris

Leuvensesteenweg 198

3390 Tielt-Winge

016 63 48 10

De factuur van de gekochte medicatie wordt door de apotheek rechtstreeks aan het OCMW bezorgd.

Enkel medicijnen voorgeschreven door een arts worden door het OCMW betaald.

Indien u zonder gegronde reden een afspraak met een dokter of specialist mist, kan er een vergoeding van 5 euro gevraagd worden. De eventuele inhouding zal automatisch gebeuren op het volgende leefgeld na de melding van de arts.

Er is een EHBO-koffer en voorbehoedsmiddelen aanwezig in de woning. Deze wordt extra aangevuld afhankelijk van de noden.

Wanneer u een baby of kleine kinderen heeft, kan/kunnen uw kind(eren) opgevolgd worden door Kind&Gezin.

Consultatiebureau Kind & Gezin

Glabbeeksesteenweg 13

3390 Tielt-Winge

078 15 01 00

De maatschappelijk werker regelt de eerste afspraak.

Indien u extra luiers en/of melk nodig heeft, zal het OCMW bekijken of dit terugbetaald wordt.

Het OCMW voorziet geen geboortepremie. Wanneer u zwanger bent of een baby hebt, zal in overleg met het OCMW bekeken worden wat u nodig hebt en zal het OCMW hiervoor betalen.

U kan terecht bij de dienst tweedehandskleding van ‘Moeders helpen moeders’ of het ‘Mama’s Depot’. De maatschappelijk werker verduidelijkt de voorwaarden en bezorgt u de nodige gegevens.

Personen die in een LOI verblijven hebben geen recht op kindergeld.

4. Gekozen woonst

De maatschappelijk werker begeleidt u in functie van uw adreswijziging en stuurt de nodige documenten naar de betrokken (asiel)instanties.

4.1 Afvalophaling

De afvalsortering dient te gebeuren zoals voorzien in het reglement van de gemeente Tielt - Winge. De maatschappelijk werker maakt je wegwijs in het sorteren van afval.

Vuilbakken worden ter beschikking gesteld via het Diftar-systeem. 1 rol PMD-zakken per drie maanden. Indien u correct sorteert zijn de ter beschikking gestelde vuilniszakken en bakken ruim voldoende.

De blauwe PMD-zakken en de vuilbakken worden op de respectievelijke omhalingdagen aan de straatkant gezet. Raadpleeg steeds de afvalkalender van de gemeente om te weten welke dag de afvalophaling plaatsvindt. Deze afvalkalender wordt ter beschikking gesteld in het LOI.

Glas wordt in de gemeentelijke glasbak gedeponeerd.

Kleding en schoenen die u niet meer gebruikt mogen in de kledingcontainer.

Aan de achterkant van de afvalkalender staat beschreven wat u in elke zak mag steken en wat niet.

4.2 Hulp bij het verlaten van de opvangstructuur

Afhankelijk van uw persoonlijke situatie zal het OCMW bekijken of u een huurwaarborg, installatiepremie en/of eerste maand huur wordt toegekend.

U kan uw omnipas/buzzypas gebruiken om op zoek te gaan naar een andere woonst.

Indien uw recht op materiële hulp afloopt, moet u het LOI verlaten. Bij subsidiaire bescherming of toekenning vluchtelingenstatus heeft u na de datum van beslissing nog 2 maanden recht om in de woning te blijven. U dient op zoek te gaan naar een woning en de maatschappelijk werker hiervan de bewijzen te leveren.

De maatschappelijk werker zal u begeleiden in deze zoektocht en de inschrijving bij de sociale verhuurmaatschappijen in orde brengen.

U dient alle persoonlijke zaken die niet opgenomen zijn in de inventaris, mee te nemen bij het verlaten van het LOI. De maatschappelijk werker doet een controle bij het verlaten van de woning. Indien uw persoonlijke bezittingen 5 dagen na vertrek niet opgeëist zijn, zullen ze definitief verwijderd worden uit de woning.

De woning moet grondig gepoetst worden bij het verlaten. De sleutels dienen onmiddellijk overhandigd te worden aan de maatschappelijk werker of het OCMW, volgens afspraak.

De maatschappelijk werker bekijkt met u welke administratieve stappen nodig zijn alvorens u vertrekt.

4.3 Afwezigheid

U heeft gekozen om te verblijven in het LOI. Dit betekent dat er verwacht wordt dat u deze woning effectief bewoont op regelmatige basis. Gelieve steeds te melden aan de maatschappelijk werker of het OCMW wanneer u niet in het LOI verblijft, ook al is dit slechts voor 1 nacht.
 

5. Afspraken - Klachten - Sancties:

Wij vragen u om respect op te brengen voor uw omgeving en de personen die u begeleiden. Discriminatie en racisme zullen niet getolereerd worden. Indien dit herhaaldelijk het geval is, zullen er sancties volgen.

Aangezien u zich op het Belgische grondgebied bevindt, bent u verplicht zich aan de Belgische wetgeving te houden. Het OCMW tracht uw normen en waarden te respecteren tijdens de begeleiding. Als deze echter botsen met de Belgische wetgeving is het verplicht te handelen volgen de wet.

5.1 Onderhoud en afspraken

Om een goede gang van zaken te verzekeren willen wij een aantal afspraken maken waarmee u tijdens uw verblijf rekening moet houden. 

Deze regels vindt u hieronder terug.

Onderhoud

§ Elke bewoner houdt de woning mee proper en is mee verantwoordelijk voor het onderhoud van de woning; dit zowel binnen als buiten.

§ De bewoner is verplicht de maatschappelijk werker van het OCMW toe te laten in zijn/haar woning om te komen controleren.

§ Bij aankomst in het opvanginitiatief wordt u door de maatschappelijk werker een handdoekenpakket en slaappakket bezorgd. Dit mag u meenemen bij het verlaten van het LOI.

§ Er worden schoonmaakartikelen door het OCMW ter beschikking gesteld.

§ In de woning is een wasmachine ter beschikking. De filter dient u elke maand proper te maken.

§ In de keuken zijn alle benodigdheden aanwezig om te koken. De keuken moet proper zijn, vuilbakken leeggemaakt, de afwas gedaan.

§ De dampkap en oven dienen grondig gepoetst en ontvet te worden.

§ De koelkast en diepvries dienen gereinigd te worden.

§ Maak de douchecabine, het bad, de lavabo en het toilet proper na gebruik. Water is kostbaar, gelieve zorgvuldig om te springen met het verbruik. Het is verboden maandverband of andere voorwerpen in het toilet te gooien.

§ Bij vaststelling van verspilling of overdreven hoog verbruik van energie en water wordt de meerkost verhaald op de bewoner.

§ Elke 3 maand en bij het verlaten van de woning zal er controle gedaan worden op onderhoud van de woning. Bij niet-onderhoud van de woning kunnen maatregelen worden genomen, waaronder uitbesteding van het onderhoud op kosten van de bewoner.

Veiligheid

§ In de leefruimte is er een televisie aanwezig. Gelieve het toestel uit te schakelen indien er niet gekeken wordt.

§ Controleer dat fornuis en frietketel uitgeschakeld zijn bij het verlaten van de keuken.

§ Plaats geen warme kookpotten en pannen rechtstreeks op het aanrecht en ook niet op de tafel (brandplekken).

§ Let op dat er geen overvloed aan water op de vloeren belandt, dit om veiligheidsreden, slipgevaar en doorsijpelen naar lager gelegen verdiepingen te voorkomen.

§ De bewoners zijn zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van de woning.

§ Om diefstallen te voorkomen vragen wij altijd al uw persoonlijke spullen, documenten, waardepapieren op te bergen op een veilige plaats.

§ Elke diefstal moet onmiddellijk gemeld worden, zodat we kunnen trachten andere diefstallen te voorkomen. Het bestuur noch het personeel kunnen verantwoordelijk worden gesteld voor diefstallen.

Defecten/schade

§ Alle problemen van technische aard, veiligheid en hygiëne (kasten, deuren, ramen, elektriciteit, enz.) moeten gemeld worden aan de maatschappelijk werker of aan het OCMW.

§ Elke vorm van schade moet onmiddellijk aan de maatschappelijk werker of het OCMW worden gemeld.

5.2 Respect voor de omgeving

§ We verwachten van iedere inwoner dat hij respect toont voor personeel, medeburgers en omwonenden.

§ Ouders zijn verantwoordelijk voor hun kinderen en staan in voor hun opvoeding en veiligheid. Zij zijn aansprakelijk voor de eventuele materiële schade aangericht door hun kind.

§ Geen lawaai na 22u zowel in de woonst als buiten.

§ Bezoekers zijn toegelaten tussen 8u en 22u. Zij moeten ten laatste om 22u het LOI verlaten.

5.3 Verboden

§ Huisdieren zijn NIET toegelaten

§ Geen enkele vorm van agressie (verbaal of fysiek) wordt getolereerd.

§ Volgens de Belgische wet is drugsgebruik, dealen, zwartwerk, diefstal en bezit van wapens verboden en strafbaar, dus ook in dit LOI. Er zal bij vaststelling van overtreding op deze regel dan ook beroep gedaan worden op de plaatselijke politiediensten. Bovendien geeft dit mogelijks aanleiding tot verwijdering uit de woning.

§ Bezit en gebruik van alcohol worden NIET geduld.

§ Roken is verboden in heel de woning. Er mag buiten in de tuin gerookt worden. Gelieve de peuken op te ruimen.

§ De woning mag niet heringericht worden tenzij na akkoord van de maatschappelijk werker.

§ Om veiligheidsredenen is het verboden elektrische toestellen of apparaten op gas (strijkijzer, verwarmingstoestellen, ...) andere dan die reeds voorzien zijn, te gebruiken.

§ Het is niet toegelaten om bijkomende vergrendeling te plaatsen of deurklinken te verwijderen.

§ Het is eveneens verboden de woning of delen van de woning onder te verhuren of overnachting aan te bieden aan vrienden of familie.

§ Sleutels worden niet uitgeleend noch bijgemaakt.

§ Het is verboden om een satelietantenne aan de buitengevel te bevestigen.

§ Het is verboden post te openen die niet op naam van de bewoner staat. Post die niet voor u bestemd is, wordt aan de maatschappelijk werker overhandigd.

Sancties

Als u de huisregels overtreedt, kan het bijzonder comité sociale dienst beslissen om sancties te nemen. Afhankelijk van de beslissing kan dit gaan van een formele verwittiging, een transfer naar een ander LOI, verwijdering uit de woning, inhouden van leefgeld,…

Indien nodig zullen de politiediensten op de hoogte gebracht worden.

Beroepen

Indien u niet akkoord gaat met een sanctie of genomen beslissing kan u in beroep gaan. Uw beroep richt u schriftelijk tot het bijzonder comité sociale dienst, Kruisstraat 2, 3390 Tielt-Winge.

Wanneer u meent dat uw levensomstandigheden dusdanig slecht zijn dat één van uw rechten geschonden zijn, kan u tevens beroep indienen bij de Arbeidsrechtbank (art.580, 8°, f van het Gerechtelijk Wetboek). Beroepen tegen beslissingen van het Bijzonder Comité Sociale Dienst moeten binnen drie maanden worden ingediend.

Beroepen tegen schending van andere rechten kunnen steeds worden ingediend.

Klachten

Wanneer u een klacht wenst neer te leggen, kan u hiervoor terecht bij uw contactpersoon.

Indien u bij een andere persoon uw klacht wil neerleggen, kan u zich mondeling/schriftelijk richten tot de directeur Burgerzaken & Welzijn, Jeannine Coekaerts, Kruisstraat 2, 3390 Tielt-Winge of tot Fedasil.

6.Noodnummers

Bijvoegsel 4 is een fiche met noodnummers. Bewaar deze fiche op een plaats waar u deze snel terugvindt. Er hangt in elke LOI ook een fiche met de noodnummers in de buurt van de brandblusapparaten.

In geval van brand belt u onmiddellijk 101 en verlaat u, conform de evacuatierichtlijnen, zo snel en ordelijk mogelijk het gebouw. Voor een begin van brand maakt u gebruik van de brandblusapparaten in het gebouw. Een brandblusser kan uw leven reden en is geen speelgoed.

Wanneer blijkt dat bij vertrek de brandblusser werd leeggespoten zonder dat hiertoe een geldige aanleiding was (vuur/vlam), zal de kost voor het hervullen worden doorgerekend aan de bewoner.

7. alle andere vragen:

Voor alle andere vragen, gelieve u te richten tot de maatschappelijk werker. Zij/hij zal uw vragen voorleggen aan de algemeen directeur en/of de directeur Burgerzaken & Welzijn die een beslissing zal nemen betreffende het verdere gevolg van uw vraag.

Bijvoegsel 2 BEDRAGEN VAN WEKELIJKS LEEFGELD

Dit zijn de richtbedragen van Fedasil voor het leefgeld voor kandidaat politiek vluchtelingen opgevangen in een lokaal opvanginitiatief.

NMBV: niet-begeleide minderjarige vluchteling

Artikel 2

Het vast bureau wordt gelast met de uitvoering van deze beslissing.

Artikel 3

Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 285 e.v. van het Decreet over het lokaal bestuur.

Artikel 4

Dit reglement treedt in werking vanaf 1 februari 2023 en vervangt van dan af het reglement van september 2018.

Artikel 5

Deze beslissing is onderworpen aan het bestuurlijk toezicht, zoals geregeld door de toepasselijke bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur." "

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het huishoudelijk reglement LOI 2023 goed.